ما هي ادارة المشتريات واهميتها واهدافها ؟ دليل شامل

إن إدارة المشتريات من أهم الإدارات التي يجب الاهتمام بها لأنها مرتبطة بشكل وثيق مع الإنتاج والتي لها الكثير من المميزات التي تجعلها ضرورية للغاية، يمكنك الاعتماد على برنامج فاتورة المحاسبي المتخصص في إدارة المشتريات الخاصة بمؤسستك أو شركتك وتخطي المشاكل التي تواجهها ويعمل على تطوير إدارة المشتريات لديك.

ما هي ادارة المشتريات

إن تلك الإدارة مسؤولة بشكل أساسي عن التخطيط بشكل مسبق داخل المؤسسة التي من خلالها يتم توفير الاحتياجات التي تريدها المؤسسة والعمل على متابعتها ومراقبتها بشكل دقيق، كما تشمل العمليات المختلفة التي تتعلق بالشراء ويتم تنظيمها والتدقيق في التفاصيل الخاصة بها ومراحلها، تتضمن كل من الموارد الداخلية والخارجية المتعلقة بالمؤسسة والتي تشمل الموردين.

تركز تلك الإدارة على إتمام الشراء بالكمية المطلوبة والحصول عليها بأفضل سعر مناسب بالإضافة إلى تحديدها بالجودة المثالية، واختيار مصدر التوريد فضلًا عن تسليمها في الوقت المحدد.

أهمية ادارة المشتريات

ترجع الأهمية الرئيسية لإدارة المشتريات بأنها تهدف في المقام الأول أن تحقق أهداف المنشأة الخاصة بك، وإن كافة الأقسام الأخرى لا تكتمل الأنشطة الخاصة بها إلا من خلال اكتمال تلك الحلقة ضمن أنشطة المنشأة، بالإضافة إلى أنها تدعم سير عملية تشغيل المنشأة وتوفير الاحتياجات الخاصة بها بصورة مناسبة سواء من ناحية السعر أو من جهة الموردين.

توفر إدارة المشتريات مختلف البدائل المختلفة المناسبة للشركة أو المؤسسة في السوق، حيث أن نسب المبيعات الخاصة بالشركة مرتبطة بصورة وثيقة بإدارة المشتريات لذلك يجب أن تتم بشكل مثالي.

مسئوليات ادارة المشتريات

هناك بعض المسؤوليات التي تقدمها إدارة المشتريات للمؤسسات والشركات والتي من بينها:

البحث في السوق

إن أحد المهام الأساسية التي تقوم بها تلك الإدارة هي دراسة السوق والتعرف على المستجدات التي توجد به، حيث أن تقلبات السوق تؤثر على المبيعات في المنشأة بل والعمل على دراسته بصورة مستمرة، بالتالي يقوم مدير إدارة المشتريات وفريق العمل لديه البحث عن المعلومات المتعلقة ومدى توفر تلك المنتجات أو الخامات وما إن لم تكن موجودة يتم دراسة البدائل المتاحة لها.

تخطيط المنشأة

تقوم الإدارة بالتخطيط لكي يتم وضع سياسة دقيقة تتناسب مع كل مرحلة من مراحل المنشأة والظروف الخاصة بها والمتطلبات التي تحتاج إليها، فإن تلك الخطة يتم بنائها على بعض المعايير التي من بينها الجودة والسعر بالإضافة إلى الكميات الخاصة بها.

إصدار طلبات الشراء ومراجعتها

يتم مراجعة الطلبات الخاصة بالشراء من قبل الإدارة والتأكد ما إن كانت مطابقة لاحتياجات المنشأة أو أنها مبالغ فيها وبالتالي يعاد هيكلتها مرة أخرى، بالتالي تتوافق تلك المسؤولية مع التخطيط.

جدولة المشتريات

يتم ترتيب عمليات الشراء التي تتم في المؤسسة في إطار زمني متسلسل بناء على الأولوية في الاحتياجات الخاصة بها، مع وضع في الاعتبار الكمية المطلوبة مقابل الحصة المالية التي توجد في المؤسسة.

معرفة المنتجات في المخازن

إن تحديد مستويات المنتجات في المخزون ضمن مسؤوليات إدارة المشتريات والتي من خلالها يتم تحديد الحد الأدنى للمنتجات في المخزن والحد الأقصى الذي يرتبط بالحاجة والطلب.

طلبات التوريد والشراء

تقوم الإدارة بتحديد المورد الأفضل لتلبية حاجة المنشأة، بالتالي يتم من بعد ذلك تقديم طلبات الشراء له ومن ثم الانتقال إلى مرحلة التسليم.

التأكيد على عملية الاستلام

تقوم إدارة المشتريات بالمشاركة مع الإدارة القانونية بالتأكد من سلامة عملية الشراء والتحقق من سلامة الفواتير، من ثم يتم فحص المنتجات التي تم استلامها على يد المختصين في المؤسسة وأنها مطابقة للمواصفات المحددة.

مراجعة المخزون الزائد

إن كان هناك مخزون زائد في أحد الأصناف التي توجد به يتم تشكيل لجنة تعمل على تصريف هذا المخزون والاستفادة من العائد المادي المقابل له لأنه يمثل عبء على المؤسسة.

إدارة المخاطر المحتملة

أحد المخاطر التي تتحكم فيها تلك الإدارة هي تقلبات الأسعار والتغيرات التي قد تحدث في السوق والعمل على تخطيط الإجراءات المناسبة للتعامل مع تلك المخاطر.

التحليلات والتقارير

يتم إصدار تلك التقارير لكي تكون شاملة كل من تحليلات الأداء الخاصة بالمؤسسة وما إن كانت استراتيجيات الشراء والبيع بها تتم بشكل يحقق الأهداف المرجوة أم لا.

أهداف ادارة المشتريات

يهدف قسم إدارة المشتريات إلى تحقيق بعض الأهداف الخاصة بالمؤسسة والتي تشمل الآتي:

توفير متطلبات المنشأة

تعمل على توفير الخامات والمنتجات والأدوات التي تحتاج إليها المؤسسة والتي من خلالها يتم تحقيق الأهداف الخاصة بالمؤسسة والخدمات التي تحتاج إلى تحقيقها.

اختيار المنتجات بجودة عالية وسعر مخفض

احصل من خلال الإدارة على أفضل قيمة مقابل أقل سعر حيث تقوم إدارة المبيعات باختيار المنتجات ذات الجودة العالية مقابل السعر المنخفض عبر عروض الأسعار التي تقدم إليها.

التواصل بين الإدارات المختلفة

إن الترابط بين مختلف الإدارات التي توجد في المؤسسة يساعد في تحقيق الأهداف التي تحتاج إليها المؤسسة بأعلى مستويات الكفاءة المطلوبة.

عمل علاقة بين المؤسسة والموردين

الربط بين الشركة وبين الموردين يعمل على تدعيم فرص المؤسسة في السوق وبالتالي يعود إلى المؤسسة بالكثير من الفوائد المختلفة.

تدعيم كوادر المؤسسة

إن تدريب أفراد المؤسسة في إدارة المشتريات أمر هام لإنشاء كوادر على مستوى عالي من الاحترافية والتي تضمن كفاءة لعمل في المؤسسة بالشكل المطلوب.

مراحل عملية الشراء في ادارة المشتريات

إن مراحل الشراء تختلف من شركة إلى أخرى على حسب الأهداف الخاصة بها والنشاط الذي تعمل به، لكن هناك بعض المراحل الأساسية المشتركة بين تلك المؤسسات والتي تشمل الآتي:

تحديد احتياجات المؤسسة واختيار المورد

البداية تأتي من معرفة الخامات والمنتجات التي تحتاج إليها المؤسسة والتعرف على الموردين الذين يقوموا بتوفير تلك المنتجات، من ثم مقارنة الأسعار فيما بين الموردين واختيار المورد الأنسب والأفضل من بينهم.

إصدار طلب الشراء

يتم الربط بين تلك العملية بين إدارة المشتريات وأكثر من إدارة أخرى مثل الحسابات وما إلى ذلك، حيث يتم طلب المشتريات ومعاينتها والتأكد من سلامتها ومطابقتها للمواصفات.

التأكد من الفواتير وتسجيلها

تساعدك منصة فاتورة أيضًا في تلك المرحلة من خلال إصدار فواتير الشراء وتسجيل عمليات الشراء والربط بين أقسام المؤسسة مثل إدارة المخزون والمبيعات وغيرها من الإدارات الأخرى، من ثم مراجعة كل أنواع السجلات المختلفة مثل سجل الأصناف والعقود وعمل سجل لمتابعة العمليات داخل المنشأة.

المشاكل التي تواجهها ادارة المشتريات

هناك بعض المشكلات التي قد تواجه إدارة المشتريات والتي من شأنها التأثير على أداء الشركة والتي من بينها:

قلة الموردين المناسبين

إنها مشكلة تحدث في حالة ما إن كانت المنتجات لا يتوفر لها الكثير من الموردين المناسبين لاختيار الأفضل من بينهم، بالتالي يؤثر الاختيار من بين العدد المحدود على جودة الخدمة.

زيادة عدد الموردين

أما في حالة توفر عدد مبالغ فيه من الموردين يصعب عملية المقارنة والاختيار من بينهم ويصعب في تلك الحالة تجربة الموردين بالكامل لاختيار الأنسب.

عدم شفافية الموردين

أحد المشكلات هي أن يقوم الموردين بالإخلال بما جاء في الاتفاق ما بينك وبينه، والتي تشمل شكل الأصناف ونوعها والمواعيد التي سوف يتم تسليم فيها الطلبيات مما يؤثر على حركة العمل.

ندرة المعلومات على المنتجات

قلة المعلومات حول المنتجات والشكل الخاص بها والأصناف التي تريد الحصول عليها من المشكلات لأنه في تلك الحالة قد يتم شراء بعض المنتجات التي لا تكون مناسبة لاحتياجاتك.

التعسف من الإدارة العليا

الطلبات التعجيزية التي قد تطرحها بعض الإدارات العليا من الأشياء التي تعرقل العمليات التي تكلف بها إدارة المشتريات.

كيفية تطوير ادارة المشتريات

هناك بعض الإجراءات التي من شأنها تطوير إدارة المشتريات والتي تشمل الآتي:

المراقبة والمتابعة

تتم تلك العملية من خلال التعرف على النتائج التي وصلت إليها الإدارة بالمقارنة مع الأهداف التي كانت مطلوبة منها، والتي من خلالها يتم تقييم الأداء والمقارنة بين كل ما مرت به الإدارة خلال فترة محددة.

الخبرات السابقة

إن المقارنة التي تتم ما بين الفترة الحالية التي عليها الشركة وما بين الخبرات السابقة التي كانت تمر بها يوضح كل من نقاط القوة والضعف التي تساعد في حل المشكلات وتطوير أداء العمل بشكل كامل، ومن خلال تلك الخبرات يتم تفادي الوقوع في الأخطاء السابقة.

تطوير مهارات فريق إدارة المشتريات

يتم ذلك من خلال تطوير مهارات مسؤولي المشتريات وأن يكون لديهم بعض المهارات الخاصة التي من بينها القدرة على اتخاذ القرارات التي في صالح المؤسسة، القدرة على المساومة مع الموردين للوصول إلى اتفاقيات مناسبة، الخبرة في طبيعة المنتجات والمشتريات والمعلومات الكافية حول السوق.