ما هو كارت صنف المخازن ومكوناته وكيفية انشاءه

ما هو كارت صنف المخازن سؤال يطرحه الكثير من الأشخاص الباحثين عن الدقة فيما يقوموا به من أعمال، خصوصًا إن كان لها علاقة وطيدة بإدارة السلع والبضائع التي تحقق الكثير من الأرباح لأصحابها، حيث يعد كارت الصنف أم طريقة لتنظيم المخزون، وفي هذا المقال تابعونا لتتعرفوا على أهم وأبرز المعلومات حول كارت الصنف كيف يعمل وأهميته في ضبط حركة المخزون ومكوناته والفرق بينه وبين إذن الصرف.

ما هو كارت صنف المخازن؟

يعرف كارت الصنف بأنه إحدى الأدوات التي يعتمد عليها ضبط حركة المخزون، حيث يظهر في صورة بطاقة تعريفية لكل صنف من الأصناف على حدة يتم فيها ذكر جميع البيانات التي تتعلق بالصنف ذاته.

كما يستخدم كارت الصنف في ضبط حركة المخزون والمراقبة على القيمة والكمية المتوفرة من الصنف، فمن خلاله يمكن التعرف على الرصيد المتوفر في المخازن من الأصناف الموجودة من حيث القيمة والكمية.

ما هي مكونات كارت الصنف

يتضمن كارت الصنف مجموعة من البيانات الهادفة التي تعمل على ضبط حركة المخزون ومنح الكثير من المعلومات الهامة عن كمية الصنف والقيم المتوفرة منه في المخازن، ومن تلك البيانات الهامة، ما يلي:

اسم الصنف

كتابة اسم الصنف بوضوح مع الالتزام بالمطابقة بكافة المواصفات الموجودة في مستندات الصرف، والفواتير والإضافة، منعًا لحدوث أي مشكلة أو تداخل في البيانات حول مختلف الأصناف الأخرى.

رمز ورقم الصنف

يضاف الرمز والرقم الذي يخص الصنف بكل دقة على كل صنف من الأصناف لعدم حدوث تداخل ما بين الأصناف المتوفرة في المخازن وبعضها البعض.

الحد الأعلى للتخزين

يرمز الحد الأعلى للتخزين إلى الكمية القصوى من الصنف التي يمكن أن يتحملها المخزون منه عن مختلف الأصناف الأخرى.

المخزون الاحتياطي

لكل صنف من الأصناف المتوفرة في المخازن أن تتميز بمخزون احتياطي لها، حيث يتم تحديد الاحتياطي من هذا المخزون من الصنف.

مستوى إعادة الطلب

المعروفة بنقطة إعادة الطلب من الصنف في المخزون والتي عندها يبدأ طلب كميات إضافية من الصنف، لمنع نفاذه بشكل مفاجئ من المخازن، وذلك بسبب تأخير التوريد لهذا الصنف أو أي من الأسباب الأخرى.

الكميات الصادرة

من ضمن بيانات كارت الصنف خانة توضح الكمية الصادرة من هذا الصنف لإخراجها من الكمية الموجودة في المخزون من الصنف، هذا في حالة توافر كمية من الصنف في المخزون.

الكميات الواردة

أيضًا لابد من وجود خانة في كارت الصنف توضح الكميات الواردة من الصنف لتزويدها على الكمية الموجودة في المخزون من الصنف، وذلك أيضًا في حالة تواجد كمية من الصنف في المخزون.

الرصيد الباقي

بالإضافة إلى خانة أخرى تتضمن بيانات عن الرصيد المتبقي من الصنف لمعرفة ما إذا كان هناك حاجة إلى طلب المزيد أم لا وإتخاذ قرار بذلك.

القيمة

فيها يتم تضمين كافة العمليات التي تتم على الصنف، من الصادرات والواردات.

أهمية كارت الصنف في المخازن

يلعب كارت الصنف دورًا فعال يكسبه أهمية كبيرة، حيث يعد وسيلة من أهم الوسائل التي تعمل على ضبط حركة المخزون، وتسهيل العملية الشرائية والإنتاجية وأيضًا التخزينية، دون مواجهة أي معوقات، وطبقًا لهذا الدور الفعال يمكن أن تتحقق أمور أخرى عبر الالتزام بتنسيق كارت الصنف وإعداده بشكل جيد، منها:

• الرقابة على المخزون بإحكام.
• توضيح الكميات المتاحة من الأصناف الموجودة في المخزون كل منها على جدة، من أجل إجراء عملية شراء سريعة عند الحاجة لذلك.
• وضع احصائية شاملة لكافة البيانات الهامة حول الصنف المخزون.
• تقديم الدعم لجميع القيادات الإدارية عند اتخاذ القرارات التي لابد أن تبنى على بيانات محكمة الدقة.

كيفية عمل كارت الصنف

عمل كارت الصنف ليس من الأمور السهلة، لذا يتعرض بعض المحاسبين لمشكلة عند إعداده، حيث أنه يتطلب التجربة والممارسة عدة مرات قبل الإقدام على تنفيذه، ولكن من خلال ما يلي سوف نتعرف على أهم البنود حول كيفية عمل كارت الصنف، كما يلي:

• في البداية يتم عمل نسختين من كارت الصنف تشتمل على كافة البيانات التي تحدثنا عنها مسبقًا، يتم تسليم الأولى منها لأمين المخزن ليقوم بمتابعة حركة الصنف في المخزون من خلالها، ويسجل ما يتم من صرف أو إضافة على الصنف.
• أما النسخة الثانية فيتم تسليمها للجهة الإدارية التي تعمل على مراقبة وضبط حركة المخازن في المؤسسة أو الشركة، حيث يتم إرسال كارت صنف لكل صنف من الأصناف على حدة، تسهيلًا على القائمين على الخدمة وسرعة تحديد موقع الصنف بدقة.
• بعد القيام بعمل نسختين من كارت الصنف، يتم إجراء عملية جرد للكمية التي توجد منه فعليًا ومطابقتها مع البيانات المتعلقة بالرصيد في نسختي الكارت، وفي حالة صرف أو إضافة أي كمية من الصنف يتم تسجيلها على الفور، وبشكل يومي يتم مراجعة كافة الأصناف ومطابقتها بالكروت للتأكد من صحة البيانات مع كميات الأصناف

الفرق بين كارت الصنف وكارت المخزون وإذن الصرف

هناك بعض الفروقات الواضحة ما بين كارت المخزون وكارت الصنف وأيضًا إذن الصرف، التي هي كما يلي:

• كارت الصنف يعد المستند الرسمي الذي يتم من خلاله متابعة حركة الصنف في المخزون، من حالات صرف وإضافة ومرتجعات منه أيضًا.
• بطاقة المخزون أو كما يطلق عليه البعض كارت المخزون أحد المصطلحات التي يتم الاعتماد عليها بجانب كارت الصنف، ولكن إذن الصرف يختلف جذريًا عن تلك المصطلحات.
• إذن الصرف مستند يتم انشاؤه بعد أن يعتمد صرف كمية محددة من الصنف في المخزون، حيث يتضمن كافة البيانات عن الصنف من كمية واسم والعميل الذي يُصرف له الصنف، ومن خلال هذا الإذن يتم إضافة عملية الصرف إلى ما يعرف بكارت الصنف.