ما هو أمر الشراء واهميته وكيفية استخدامه

ما هو أمر الشراء سؤال يطرحه البعض لمعرفة أهم التفاصيل والمعلومات حول أمر الشراء، حيث أن إدارة المشتريات يستقل فيها كل قسم بما فيه من مشتريات أي تكون لا مركزية، ويوجد من يدير تلك الإدارة ويتعامل من خلالها مع الموردين، ويمكن أن تكون مركزية أيضًا في بعض الأحوال التي يكون فيها قسم المشتريات المستقبل لكافة طلبات الشراء التي تطلبها الشركة، وهذا يحدث في أغلب الأحيان.

تقوم إدارة المشتريات بطلب شراء مرسول من قبل القسم الذي يحتاج إلى مشتريات، ينتظر الموافقة عليه، وبعد إتمام الموافقة يبدأ البحث عن المورد الذي يناسب المطلوب من المشتريات، حيث يبدأ في معرفة الأسعار والحصول عليه من خلال الدخول في صفقات للشراء من خلال مناقصة أو الطلب بشكل مباشر من أحد الموردين، ومن ثم يتم استلام الكميات والأسعار وموعد التسليم المحدد واختيار أجود الأصناف، كل هذا عبر إرسال أمر شراء للمورد والذي يتحول بدوره بعد إتمام الإستلام إلى فاتورة نهائية لكافة المشتريات يتم بها انتهاء الصفقة، ومن خلال هذا المقال سوف نتعرف على أهم المعلومات حول أمر الشراء.

ما هو أمر الشراء

أمر الشراء يتم إصداره من قبل المشتري للبائع، والذي يعلن فيه المشتري حاجته لشراء أحد المنتجات، ومن ثم يتم تجهيز المنتج المراد شرائه من قبل البائع وأخيرًا إرساله للمشتري، وأيضًا يتم عمل الإجراءات الخاصة بالبيع وأيضًا المخزنية ويخبر به أقسام المتابعة وطالب تلك البضائع، بالإضافة إلى ضرورة إخبار قسم المحاسبة المالية، ما يعني أن أمر الشراء هو الأساس في التعاقد على شراء أي سلعة من السلع المراد شرائها.

دون أمر الشراء لم يتم استقبال المنتج أو السلعة في المخزون وتتوقف دورة العمل، ومن ثم لم يتمكن المشتري من شراء ما يرغب، حيث لا يوجد أي بديل من البدائل الإدارية التي يمكنها القيام بهذا الإجراء يتعلق بالشركات التي تقدم تسهيلات في دورة المشتريات الخاصة بها، حيث أن أمر الشراء يعد الحل الجذري في حالات عدم الرغبة في دخول المناقصات وممارسة الاحتكار للكثير من السلع والمنتجات.

ما أهمية واستخدامات أوامر الشراء؟

تكثر أهمية واستخدامات أوامر الشراء، والتي تتجسد في تسهيل شراء المشتريات، والربط ما بين الأقسام بعضها البعض لتكون على نفس النهج، حيث أن المشتريات تتفرق على العديد من الأقسام ولا تقتصر على قسم بعينه من الأقسام، ومن هنا يأتي دور أمر الشراء المسئول عن تخطيط موارد الشركات التي تعتمد على دورة المشتريات في تنظيم عملية الشراء، ومن أبرز تلك الاستخدامات ما يلي:

• يعد أمر الشراء وثيقة قانونية بشكل مبدئي تُلزم التجار بتوريد السلع للمشتري في الوقت المحدد بالكميات المطلوبة والأسعار المتفق عليها والمدونة في أمر الشراء.
• ضمان رضا العملاء، حيث أن أمر الشراء يوفر للمشتري ضمان الحصول على ما يرغب من مشتريات بالمواصفات والمعايير المطلوبة، خصوصًا لو كان المنتج المطلوب يتم تصنيعه خصيصًا للعميل طبقًا لمتطلباته.
• منح القسم الخاص بالمنتج فترة من الوقت بشكل تقريبي لحين استلام البضائع المطلوبة، ومن ثم يبدأ في ترتيب أولويات عمله التي تتحدد على الوقت الفعلي الذي سيتم فيه تسليم البضاعة.
• تقديم الدعم لأمناء المخازن في الاستعداد لوقت التسليم المتفق عليه للبضائع، من خلال اتباع قواعد السلامة والأمان والحفاظ على كفاءة المنتج وجودته وعدم حدوث أي تلفيات بسبب وجود فائض كبير من المخزون أو فراغه بشكل مفاجئ في الوقت الذي يزداد عليه الطلب فيه من قبل المستخدمين.
• تسهيل عمل المحاسبين في الاستعداد لعملية الشراء التي يترتب عليها أهم القيود المحاسبية، والتي يتطلب تسجيلها قبل اغلاق دفاتر المحاسبين، أو دخولها ضمن التقارير والقوائم المالية.

من الجدير بالذكر أنه من الضروري مراعاة الاتصال بالموردين ومتابعة أوامر الشراء أكثر من مرة من أجل التذكير والتدقيق على موعد تسليم البضائع، فمن الخاطئ انتهاء الأمر عند مجرد إرسال أمر الشراء والبقاء في انتظار التسليم دون متابعة دورية، حيث أنه من الممكن حدوث اختلاف في أمور السوق أو لدى المورد يحتاج إلى تدوين بعض المعلومات الجديدة في أمر الشراء، أو من أجل تحريك المورد وعدم تخاذله في الالتزام بالموعد المحدد في إرسال المنتج.

ما محتويات أمر الشراء؟

أمر الشراء يعد مستند في غاية الأهمية من جانب والسهولة ايضًا من جانب آخر، حيث يتضمن أهم البيانات حول المنتج بصورة تفصيلية، ويتم إصدار الأصل وعدد من الصور منه يتم إرسال صورة منها إلى المورد وقسم الشحن والقسم الراغب في الحصول على السلعة، وقسم المشتريات والمحاسبة وأيضًا قسم المتابعة، وأهم البيانات التي يتم ذكرها في أمر الشراء كما يلي:

بيانات أمر الشراء

• التاريخ الذي أُرسل فيه أمر الشراء.
• موعد استلام المنتجات المتوقع.
• اسم البائع.
• اسم المشتري.
• أسماء السلع ومواصفاتها بالتفصيل مثل الأحجام والألوان.
• كمية السلع والبضائع المطلوبة.
• الباركود الخاص بالمنتج وطرق تتبع المنتج.
• السعر النهائي وسعر كل منتج من المنتجات بالتفصيل.
• البيانات الخاصة بالشركة، مثل العناوين وأرقام الهاتف وعنوان المخزن الذي سيتم استلام البضائع عليه.
• فترة السداد، وطرق الدفع.
• رقم أمر الشراء.
• طرق التواصل مع العامل المسئول عن المشتريات، من أجل التواصل معه في حالة وجود أي سؤال أو استفسار لدى الباعة.

ما الفرق بين أمر الشراء وغيره من المصطلحات المماثلة؟

تعددت مسميات أمر الشراء، حيث يطلق عليه البعض أمر التوريد وهو أيضًا نموذج المشتريات ويتم إرساله من قبل المشتري للبائع أو المورد، ويعد مطابق للعقود القانونية من حيث الالتزام، ولكن قد ترجح بعض الشركات أو المؤسسات ترسيخ وتأكيد الصفقة المبرمة بين البائع والمشتري من خلال عقد قانوني يشتمل على صيغة قانونية تشبه العقود وما تتضمن من شروط.

يتم إصدار فاتورة مبيعات بصورة اعتيادية بعد انتهاء توريد البضائع من قبل المورد للمشتري، حيث يقوم المورد بتحويل أمر الشراء المقدم إليه إلى فاتورة مشتريات يتم من خلالها تأكيد الاستلام لجميع المنتجات التي تم طلبها في أمر الشراء، ومن ثم يتم فحصها بشكل جيد للتأكد من أنها مطابقة تمامًا للمواصفات والمعايير المتفق عليها في أمر الشراء.

لذا من الملاحظ أنه لا توجد فروقات واضحة ما بين أمر الشراء أو ما يعرف بأمر التوريد أو العقد، فجميعها من المصطلحات الدارجة التي يتم إطلاقها من قبل البعض على أمر الشراء، كل ما هو مطلوب هو تحديد الغاية من الوثيقة الصادرة لكي يتم المطلوب من خالها بكل دقة.