ما هو كارت صنف المخازن ومكوناته وكيفية انشاءه – دليل شامل

إن كارت الصنف أحد الأدوات الهامة التي يمكنك الاستفادة بها لتنظيم المخزون الذي يندرج أسفل الأصول في شجرة الحسابات، ما هو كارت الصنف وما هي مكوناته وما هي كيفية عمله؟ بالإضافة إلى معرفة ما هي أهمية كارت الصنف وغيرها من المعلومات الأخرى سوف تكون بين يديك الآن في السطور التالية من هذا المقال.

تعريف كارت صنف المخازن

كارت الصنف هو تلك الأداة التي من خلالها يتم ضبط الحركة في المخازن، فإنه يتم كتابة اسم الصنف على هذا الكارت لكي يتم تنظيم الأقسام التي توجد في المخزون وإضافة التفاصيل المتعلقة بكل صنف من الأصناف بشكل دقيق والرجوع إليها بصورة سهلة.

مكونات كارت الصنف

إن كارت الصنف يتكون من مجموعة من البيانات الأساسية التي تتعلق بالصنف، ومن الضروري أن تكون تلك البيانات مطابقة لكل من الفواتير والأذون المختلفة فإنه يتكون من الآتي:

1-اسم الصنف

إنه الاسم الموضح في الفواتير وأوامر الشراء والأذون سواء كانت إذن الإضافة أو غيرها من البيانات، ويتم توضيح اسم الصنف بشكل واضح ودقيق.

2-رمز الصنف ورقمه

إن تسلسل الأصناف بصورة واضحة من الأشياء التي تساعد في عدم اختلاط الأصناف مع بعضها البعض.

3-أقصى كمية للمخزون 

إنها الكمية القصوى التي من الممكن أن يتم إضافتها في المخزون من هذا الصنف، والتي تحمي من تكدس المنتجات وتلفها أو شراء منتجات ليس لها أي حاجة.

4-احتياطي الصنف

إن أي صنف من الأصناف يكون هناك كمية سماح إضافية والتي تكون الاحتياطي الخاص به، والتي تحمي من مشكلات تأخر السلع الجديدة أو ما إلى ذلك.

5-نقطة إعادة الطلب

إنها تلك الكمية التي إذا وصلت الكمية المتاحة من الصنف إليها يكون من الضروري إعادة طلب هذا الصنف مرة أخرى، وهي من الأشياء التي تحمي من مشكلة نفاذ السلع من المخزون بشكل مفاجئ.

6-كمية الصنف الصادرة

إنها تلك الكمية التي تم إخراجها من المخزون في صورة أذون صرف والتي يتم طرحها من الكمية التي توجد في المخزون، بالتالي يتم معرفة الكمية المتبقية منه.

7-الرصيد المتبقي

إنها الكمية التي تتبقى بعد صدور الكميات المختلفة من هذا الصنف في وقت محدد، ومن خلالها يتم تحديد ما إن كان هناك حاجة إلى شراء دفعة جديدة من هذا الصنف أم لا.

8-القيمة

إنها من البيانات الهامة أن يتم تسجيلها سواء كانت تلك القيمة واردة أم صادرة.

ننصح بقراءة الجرد الدوري والمستمر : الأساسيات والفرق بينهم – دليل شامل

أهمية كارت الصنف في المخازن

بالطبع كارت الصنف مهم للغاية ومرتبط بشكل وثيق مع المخزون، وتكمن أهمية المخزون في بعض الجوانب الأساسية التي من بينها:

1. الرقابة الدقيقة على الوارد والصادر في المخازن.
2. إصدار تقارير المتبقي من الأصناف والتي تدعم أصحاب القرار بأن يقوموا بطلب من الصنف عند الحاجة.
3. إمكانية إصدار تقارير سريعة عن حالة المخزون بصورة عامة والمساعدة في الجرد بشكل مرن للغاية.
4. مساعدة أصحاب القرار في المنشأة أن يتخذوا كافة القرارات المتعلقة بالطلب والشراء بشكل دقيق.

ننصح بقراءالجرد : أنواع الجرد وأفضل الممارسات حساب المخزون – دليل شامل

حمل الان نموذج كارت صنف مجانا من هنا 

كيفية عمل كارت الصنف

إن عمل كارت الصنف يحتاج إلى خبرة من المحاسب القائم على إنشائه، لكن يمكنك معرفة الطريقة التي يتم عمله بها بشكل بسيط في النقاط التالية:

إن كارت الصنف يتم عمله من خلال المكونات التي سبق وذكرناها لكم، من ثم يتم طباعة من تلك الصورة نسختين أحد تلك النسخ تكون لدى أمين المخازن لكي يستطيع متابعة حركة المخازن من خلالها، لكي يتمكن أيضًا من عمل إذن إضافة على الصنف أو الصرف منه.

تكون النسخة الثانية في يد أحد الجهات الإدارية التي في المنشأة والتي يكون لها الدور الرقابي، حيث يكون من كل كارت نسخة ترسل تلقائيًا لتلك الجهة لكي لا يكون هناك حاجة إلى التواصل مع المخازن للاطلاع عليها، بالتالي يكون من الضروري مراقبة المخزون من خلالها لتفادي حدوث أي تلاعب بها.

يتم استخدام تلك البطاقات في عمل جرد فعلي لكل الأصناف التي توجد في المخزون ومطابقة تلك النسخ بالرصيد الفعلي المتاح في المخزون.

ننصح بقراءة سند القبض : دليلك الشامل مع نماذج للتحميل

الفرق بين كارت الصنف وكارت المخزون وإذن الصرف

إن كارت الصنف هو الكارت الذي من خلاله يتم تسجيل بيانات الأصناف التي توجد في المخزون، ومن خلاله يتم متابعة حركة المخازن.

أما عن كارت المخزون فإنه مصطلح مقابل لكارت الصنف ويحتوي على نفس البيانات التي توجد به أي أنه مرادف له.

لكن إذن الصرف يختلف كليًا عنهم لأنه البيان الذي يحتوي على المنتجات التي بالفعل خرجت من المخزون من الأصناف المتنوعة، يحتوي على اسم الصنف والكمية المنصرفة والسعر الخاص بكل صنف.