ما هي أوامر الشراء وأهميتها للتاجر والمورد – دليل شامل

إن أمر شراء أحد المراحل الهامة التي تمر بها الدورة الشرائية وتدخل في العديد من أقسام شجرة الحسابات، فإنه الخطوة الأولى للحصول على المنتجات والخامات التي تدخل في عملية الإنتاج، ما هي أوامر الشراء وما هي أنواعها والخطوات التي يتم التعامل مع أوامر الشراء من خلالها كل تلك الأسئلة وأكثر سوف نجيب عليها في السطور التالية من المقال.

تعريف أمر الشراء

امر الشراء هو عبارة عن إخطار من المشتري إلى البائع والتي يترتب عليها تجهيز لكافة تلك المنتجات أو الخامات من قبل البائع والتي يتم تقديمها إلى المشتري، وفي النهاية تتم من خلاله عملية البيع بشكل نهائي ومن ثم يتم وضع تلك المنتجات أو الخامات في المخازن.

أهمية أمر الشراء

إن أمر الشراء يعمل على تسهيل عملية البيع والشراء بشكل مرن للغاية وغيرها من الأمور الضرورية الأخرى التي من بينها الآتي:

1-نيل رضا العملاء

يكون العميل في تلك الحالة هو المشتري الذي يقوم بتقديم أمر الشراء والذي يحتوي على كل احتياجاته والتي تقوم المؤسسة بتوفيرها له، ويكون الأمر أكثر تعقيدًا عندما تكون المنتجات مصممة خصيصًا له.

2-وثيقة قانونية أولية

عند موافقة المورد على أمر الشراء فإنه يعد بمثابة وعد أولي بتوفير تلك المنتجات إلى المشتري، بنفس الكميات والمواصفات المطلوبة والوقت المحدد للتوريد.

3-تحديد وقت للأقسام الطالبة

يقوم المورد بإعطاء المشتري وقت محدد أو تقريبي من خلاله يقوم القسم المحتاج إلى تلك البضاعة بتحديد الاحتياجات الخاصة به، وتقديم تلك الاحتياجات إلى البائع قبلها بوقت كافي لكي يقوم بتحضيرها في الوقت المطلوب.

4-مساعدة مسؤول المخزن

إن أوامر الشراء من الأمور التي تخطر مسؤول المخازن أن هناك بعض البضائع التي سوف تصل إليه، وفي تلك الحالة يقوم بتحضير أماكن التخزين الخاصة بها والتي من خلالها يتم الحفاظ على جودة المنتجات المخزنة من التلف أو تكدسها بالمخزن وما إلى ذلك.

5-تسهيل الإجراءات المحاسبية

إن أمر الشراء فور توريده إلى المخزن سوف يتم تسجيله في القيد الخاص به والتي يجب أن يتم تسجيلها أولًا بأول، مما يترتب عليه الحماية من الوقوع في أي أخطاء.

أنواع أوامر الشراء

إن أي شركة تحتاج إلى أربع أنواع من أوامر الشراء لا يمكن الاستغناء عنها والتي تشمل:

1-أمر شراء تقليدي PO

أمر الشراء التقليدي ويطلق عليه Standard PO هي من الأنواع النادرة في أوامر الشراء التي تحتاج إليها الشركات، ويكون في الأغلب مطلوب مرة واحدة طوال عمر الشركة، وهو دقيق للغاية وبه الكثير من الشروط التي تتطلب الثقة الكاملة بين المورد والشركة وعادة لا يتم طلبه مرة أخرى.

2-أمر شراء مخطط PPO

يشبه أمر الشراء التقليدي لكن لا يحتوي على تاريخ تسليم كما هو الحال في النوع الأول، ويكون التاريخ الدقيق به هو تاريخ ووقت طلب الشراء نفسه، وهو من الأنواع التي تحتاج من خلاله الشركة إلى بعض المنتجات من حين إلى آخر.

3-أمر شراء شامل BPO

إنه من الأوامر الأكثر شمولية من الأمر المخطط لأنه يكون خط ثابت ومفتوح ما بين المورد وبين المشتري، بأنه يطلب المنتجات بشكل دوري مثل أن يتم طلب الأحبار والأوراق للمكتبات بكمية مفتوحة كل شهر، وأن المورد في تلك الحالة يتفق مع المشتري بأن يوفر أي كمية له وقت طلب الشراء المتكرر في الموعد المتفق عليه.

4-أمر شراء تعاقدي CPO

إنه اتفاق مكتوب ما بين المورد والمشتري ولا يكون مجحف لأي من الطرفين، ويحتوي على أنه يجب على المورد تقديم كمية محددة من منتجات معروفة ومكتوبة خلال تاريخ محدد من كل فترة سواء شهر أو سنة أو ما إلى ذلك.

حمل الان نموذج أمر الشراء مجانا من هنا

محتويات أمر الشراء

يحتوي أمر الشراء على بعض البنود الأساسية وهي:

• تاريخ أمر الشراء واسم المشتري واسم البائع ورقم الأمر المسلسل.
• التاريخ المتوقع استلام البضائع من خلاله.
• قائمة بأسماء ومواصفات المنتجات المراد استلامها مثل العدد والحجم واللون.
• سعر كل وحدة في المنتجات وإجمالي المنتجات بشكل كامل.
• توضيح طريقة الدفع والمدة المتاح السداد بها.
• باركود المنتجات والطريقة التي يمكن تتبع الطلب من خلالها.
• توقيع مسؤول المشتريات وبيانات التواصل معه لمتابعة الطلب والتسليم.

خطوات التعامل مع أوامر الشراء

تتم أوامر الشراء من خلال بعض الخطوات البسيطة والتي تكون على النحو التالي:

1. بداية يقوم المسؤول عن المشتريات بالشركة بجمع المتطلبات التي يحتاج إليها الأقسام في أوامر شراء داخلية.
2. يتم عمل أمر شراء إلى المورد برقم مسلسل.
3. يقوم المورد بالاطلاع على أمر الشراء والموافقة عليه.
4. يتم تحضير المنتجات التي سوف يتم توريدها وكتابتها في فاتورة بالكمية والسعر وكل التفاصيل إلى المشتري.
5. يقوم مسؤول المشتريات بمراجعة الفاتورة ومطابقتها لأمر الشراء.
6. يتم مراجعة البيانات قبل الاستلام.
7. يصدق المشتري على الفاتورة.

اسباب استخدام الشركات أوامر الشراء

إن أوامر الشراء من الأشياء الأساسية للغاية وهناك بعض الأسباب التي تستخدم من أجلها الشركات أوامر الشراء ومنها:

1-توفير الوقت

إن أمر الشراء يمهد عملية استلام المنتجات وتحضيرها من قبل البائع وإلى المشتري، بالإضافة إلى أنها تسرع من وقت تخزين تلك المنتجات في المخازن، كما أنه بمجرد مطابقتها مع الفاتورة يمكن تسجيل الفاتورة بدون تأخير.

2-تحديد الميزانية

إن أمر الشراء فور عرضه على المورد يتم تحديد التكلفة الخاصة بتلك البضائع، مما يساعد الشركات في تحديد الميزانية المطلوبة لكل قسم بها، كما أنه يمكن تحديد من خلالها الميزانية السنوية عبر تسعير المشتريات على مدار تلك الفترة.

3-تنظيم عمل الموردين

إن أمر الشراء ليس مهم فقط للمشتري؛ بل إنه مهم أيضًا للمورد لأنه ينظم العمل لديه بشكل كبير حيث أنه يساعد في معرفة كمية المنتجات التي خرجت من المخازن الخاصة به، وفور مطابقة الكمية المتوفرة في المخزن مع أوامر الشراء مع الفواتير يتم تحديد ما إن كان هناك أي خلل أو تلاعب في المخازن.

الفرق بين أمر الشراء وغيره من المصطلحات المماثلة

إن أمر الشراء هو نفسه هو أمر التوريد وإن أمر الشراء مصطلح يشمل المنتجات قبل الشراء وفور البيع يتحول مصطلح أمر الشراء إلى فاتورة البيع، ذلك بعد التأكد من تلك المنتجات ومطابقتهم مع بعضهم البعض، كما أن امر الشراء بمثابة عقد قانوني، لكن يفضل المورد والمشتري أن يكون عقد الشراء شيء منفصل عن أمر الشراء.

الفرق بين أمر الشراء والفاتورة

إن أمر الشراء يصدر من المشتري ويتم توجيهه إلى البائع لطلب الحصول على المنتجات منه، يتضمن المنتجات والكميات المطلوبة منها وتاريخ استلام تلك المنتجات، لكن الفاتورة تكون صادرة من المورد إلى المشتري مع المنتجات التي تحتوي عليها الفاتورة ومطابقتها مع أمر الشراء.

الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء

طلب الشراء هو عملية داخلية تتم من الأقسام التي تحتاج إلى المنتجات ويتم توجيهه إلى مسؤول المشتريات أو الإدارة، بينما أمر الشراء هو عملية خارجية تتم ما بين إدارة المنشأة والمورد.

الفرق بين أوامر الشراء وأوامر البيع

أمر الشراء هو طلب صادر من المنشاة إلى المورد لكي يقوم بتجهيز تلك المنتجات التي توجد به، من ثم يقوم المورد بدوره بإرسال أمر بيع يحتوي على الأصناف الموجودة من تلك المنتجات وعددها والتفاصيل الخاصة بها وأيضًا أسعار تلك المنتجات.

الفرق بين أمر الشراء وأمر التوريد

إن أمر التوريد هو الوثيقة القانونية التي من خلالها يتم إثبات قدرة المورد على تقديم تلك المنتجات التي جاءت في أمر الشراء إلى المشتري، وأن المورد موافق على بيع تلك المنتجات إليه، بالتالي يكون بمثابة عقد ما بين الطرفين لضمان استلام تلك المنتجات.