أفضل برامج المحاسبة ومميزاتها لاختيار الأفضل – دليل شامل

برامج المحاسبة جزء لا يتجزأ من نشاط أي شركة وذلك لأنها تساعد على تنفيذ العمليات بصورة أكثر دقة مما يترتب عليه المحافظة على الموارد المالية التي تهدر عند استخدام الطرق التقليدية والتي قد يشوبها الخطأ مما يؤثر على عملية اتخاذ القرارات، لذلك استخدام برنامج محاسبي يساعد على إدارة مختلف أنواع المحاسبة بالإضافة الى توفر برامج الـ ERP للشركات لإدارة المحاسبة والكثير من الأقسام المختلفة مثل خدمة العملاء والموارد البشرية وغيرها. 

تعريف برامج المحاسبة

برامج محاسبية هي برامج حديثة تساعد على إعداد الدفاتر المحاسبية وتنفيذ الأعمال والمهام المحاسبية اليومية بصورة رقمية للحصول على نتائج دقيقة وإدارة العمليات المحاسبية من خلال أدوات متطورة. 

أهمية برامج المحاسبة

يفضل امتلاك برامج المحاسبة التي تتيح للشركات والمؤسسات الخصائص التالية:

1-توفير الوقت والجهد عن طريق الأتمتة

تساعد برامج المحاسبة على تنفيذ العمليات الروتينية المتكررة بصورة دورية، مما ينعكس بالإيجاب على زيادة الإنتاجية واختصار الوقت المهدر في تنفيذ تلك العمليات بطريقة يدوية، مما يساعد على تقليل عدد الموظفين.

2-تبسيط مهمة الرقابة المحاسبية

من خلال برنامج المحاسبة يمكن للمراجع المحاسبي التأكد من صحة العمليات المحاسبية وعدم التلاعب بها.

3-المعالجة السريعة للحسابات

توفر برامج المحاسبة الوقت المستغرق فيه جمع وإضافة المبالغ الخاصة بكل حساب خاصه عند تجميع الأرصدة المختلفة.

4-التجارة الإلكترونية

يسهل ربط برامج المحاسبة مع منصات التجارة الإلكترونية مما يوفر الكثير على التجار، وذلك لأن البرامج تساعد على تنفيذ العمليات بسهولة دون الحاجة إلى محاسب متخصص.

5-الربط مع نقاط البيع

أنظمة نقاط البيع يمكن أن تكون متكاملة مع برامج أو جزء من البرنامج، نقاط البيع مستخدمة في تجارة التجزئة، لذلك يتم توفير أجهزة قراءة الباركود وإصدار إيصالات الدفع وربطها بالنظام. 

6-رأس المال المستدام للشركة 

لا تشكل برامج المحاسبة أي إهدار للمال، حيث يتم اعتبارها استثمار لرأس المال وذلك لتوفير الوقت والمجهود، مما يساعد على زيادة الأرباح. 

7-تخصيص النظام المحاسبي طبقًا لمجال العمل

يمكن تطوير النظام المحاسبي وفق مجال العمل، حيث يمكن للبرامج إصدار مستخلصات المقاولات أو المحاسبة على منتجات النهائية مع الأخذ في الاعتبار تكلفة المواد الخام والتكاليف المتعلقة بدورة التصنيع. 

8-سلاسة إعداد القوائم المالية

القوائم المالية من أهم أهداف تطبيق المحاسبة المالية وذلك لتقييم الوضع المالي لاي شركة، لذلك إعداد التقارير اليومية والختامية يساعد على التحليل المالي والذي يتم بكل دقة من خلال برامج المحاسبة.

9-رفع كفاءة العاملين

استخدام البرامج المحاسبية في الشركات والمؤسسات يساعد على رفع كفاءه الموظفين، بالتالي استغلال الموارد المتاحة من خلال تحليل البيانات التي يقدمها برنامج المحاسبة بالاعتماد على المعلومات الخاصة بعمليات الإنتاج والتسويق.

10-ربط العمليات المحاسبية

تتضمن برامج المحاسبة إمكانية تخزين الملفات في مكان واحد مما يصل الوصول إليها بسرعة، بالتالي إمكانية مراجعة الأخطاء وتصحيحها إن وجدت دون بذل أي مجهود كبير أو استغراق وقت طويل لذلك.

11-الاحتفاظ بالبيانات القديمة وعدم فقدها

برامج المحاسبة تساعد على التأثير على شجرة الحسابات بصورة تلقائية، على سبيل المثال انتقال الفواتير المشتريات إلى المصروفات تلقائيًا، مما يجعل إدارة الحسابات أسهل وأدق.

12-دقة العمليات الحسابية واكتشاف الأخطاء بسهولة

الاعتماد على النظم التقليدية واليدوية يؤدي إلى فقدان بعض البيانات نتيجة تعرض الدفاتر للتلف بمرور الوقت، لكن مع استخدام برامج المحاسبة يمكنك تخزين أي بيانات مهما كان حجمها لفترات طويلة والحصول عليها في أي وقت من خلال نظام ERP السحابي الذي يساعدك على عمل نسخ احتياطي لكافة البيانات الخاصة بأعمال الشركة.

وظائف برامج المحاسبة

تختص برامج المحاسبة بجميع أنواع الحسابات سواء كانت حسابات دائنة أو حسابات مدينة، لذلك نجد أن تلك البرامج تحتفظ بالمستندات الخاصة بكل معاملة مالية سواء كانت سند قبض أو فواتير وذلك للتمكن من مراجعة البيانات المالية وإعداد القوائم المالية المختلفة التي  تستخدم في تحليل أداء الشركات المالي لوضع الاستراتيجية المثلى التي تساعد على تحسين الوضع المالي. 

أسباب استخدام برامج محاسبية في الشركات

من خلال ما يلي نوضح أهمية استخدام البرامج المحاسبية للشركات:

1-إدارة الفواتير

يمكن إدارة الفواتير بفاعلية من خلال برامج المحاسبة والتي يتم إنشائها وإرسالها للعملاء وتتبع المدفوعات بسهولة. 

2-إدارة المخزون 

تتضمن البرامج المحاسبية للشركات إمكانية إدارة المخزون وتتبع الواردات والمخرجات. 

3-التقارير المالية 

يمكن إعداد تقرير مالية بشكل مفصل المتكاملة من خلال برامج المحاسبة وذلك لتحليل الأرباح والخسائر ومنح الإدارة المختصة المعلومات المالية اللازمة. 

4-مراقبة الضرائب 

من خلال استخدام برنامج المحاسبة في الشركات يمكن تقديم الإقرارات الضريبية وتحديثها.  

5-الأمان والحماية 

تتضمن برامج المحاسبة نظم أمنية قوية لا تسمح للوصول للمعلومات والبيانات إلا للمستخدمين المصرح لهم بذلك. 

6-تحديث البيانات

من أبرز استخدام تلك البرامج في الشركات الحصول على بيانات دقيقة والقدرة على تحديثها بصورة دورية. 

أنواع برامج المحاسبة

برامج المحاسبة تنقسم إلى نوعين نوضح كل منهما بالتفصيل

برامج سطح مكتب Desktop

هي برامج محاسبية يتم شرائها مرة واحدة وتثبيتها على الحواسيب الخاصة بالشركة. 

برامج تعتمد على السحابة وتحتاج الانترنت Cloud Based

هي برامج المحاسبة السحابية المتطورة يتم الاشتراك بها والوصول إليها بسهولة من أي جهاز متصل بشبكة الإنترنت. 

مميزات برامج المحاسبة

تتباين المزايا التي يتضمنها البرنامج المحاسبي حسب الخصائص والوظائف التي يتضمنها، لذلك من خلال ما يلي نوضح مميزات البرامج المحاسبية السحابية بالتفصيل:

1-التحكم في صيغة البيانات

تتيح البرامج إمكانية عرض وتخزين أي بيانات بصيغ مختلفة، بالإضافة إلى طباعة تلك الملفات والاحتفاظ بنسخة احتياطية نظرًا لتوفر مساحة تخزينية كبيرة على السحابة.

2-متابعة العملاء

إمكانية متابعة مشتريات العملاء وتسجيل الملفات الخاصة بهم، مما يترتب عليه تقديم عروض تسويقية جيدة لهم مما يساعد على زيادة نسبة المبيعات.

3-حساب الضرائب بصورة دقيقة

تقوم البرامج بإصدار الفواتير الإلكترونية المتضمنة لضريبة القيمة المضافة، بالإضافة إلى أنه يتم إنشاء الإقرارات الضريبية تبعا للنظام السائد بالمملكة العربية السعودية.

4-توفير طرق دفع مختلفة

تتضمن البرامج عدة طرق مختلفة للدفع سواء كانت تحويلات بنكية أو استخدام بطاقات ائتمانية للدفع أو الدفع النقدي لتتناسب مع مختلف العملاء، بجانب الربط مع الحسابات البنكية لإدارة عملية الدفع الخاصة بالعملاء. 

5-تأمين البيانات

من خلال اعتماد تلك البرامج على نظام حماية قوي يضمن تشفير البيانات مما يجعل من الصعب اختراقها. 

عيوب برامج المحاسبة

قبل شراء أي برنامج محاسبي يجب التعرف على المزايا التي يقدمها والعيوب التي يتضمنها أيضًا، لذلك سنقدم أبرز العيوب الموجودة في بعض البرامج المحاسبية حتى يتم استبعادها عند الشراء فيما يلي:

1-الاعتماد على شبكة الإنترنت

برامج المحاسبة السحابية تعتمد بصورة أساسية على الاتصال بشبكه الإنترنت، لذلك عند قطع الاتصال لا يمكن الاتصال بالبرامج. 

2-ارتفاع التكلفة لبعض الشركات

البرامج السحابية مكلفة جدًا لذلك لا تناسب الشركات الصغيرة حيث تتطلب اشتراكات شهرية باهظة، لذلك ينبغي اختيار البرنامج الذي يوفر الكثير من المزايا نظير اشتراكات شهرية مناسبة. 

3-عدم التمكن من ربط الفروع

هناك بعض البرامج المحاسبية التي لا تدعم إمكانية الفصل بين حساب تكاليف كل فرع على حدة بالإضافة إلى أن هناك بعض البرامج التي لا تستطيع ربط الفروع ببعضها البعض، بالتالي الحصول على تقارير غير صحيحة ودقيقة. 

4-تهيئة برامج المحاسبة بصعوبة

عدم القدرة على توافق برامج المحاسبة مع بعض الأنشطة الصناعية، بالإضافة إلى عدم التمكن من منح بعض المستخدمين صلاحيات معينة لاستخدام البيانات لافتقار تلك البرامج خاصية التحكم في الصلاحيات. 

5-بطء البرامج 

من خلال استخدام برامج المحاسبية السحابية نلاحظ بطء البرامج لشده الضغط على خوادم الشركة المطورة للبرنامج. 

6-عدم قدرة البرنامج المحاسبي على تنفيذ المهام المطلوبة

عدم تضمين بعض البرامج المحاسبية أدوات ت على تساعد على تنفيذ بعض المهام، مما يترتب عليه دمج النظام الإلكتروني بالنظام اليدوي مما يؤدي لتكرار البيانات وبذل جهد كبير.

من الأفضل بين برامج المحاسبة الخاصة بسطح المكتب والمبنية على السحابة

من خلال ما يلي نتعرف على الفرق بين كلا النوعين بالتفصيل:

التكلفة

البرامج المحاسبية السحابية يتم الحصول عليها نظير اشتراك شهري أو سنوي يتضمن الحصول على التحديثات مما يساعد على الاستفادة منها دون تكبد مصاريف أخرى، بينما برامج المحاسبة الخاصة بسطح المكتب يتم شراؤها واستخدامها دون الحاجة لدفع أي اشتراك لكن يعيبها عدم وجود تحديثات تلقائية حيث يتطلب الحصول عليها دفع اشتراك إضافي، لذلك البرامج السحابية أكثر تطورًا وأقل تكلفة من برامج سطح المكتب.

المرونة

البرامج المحاسبية السحابية قابلة للاستبدال في أي وقت لكن في المقابل برامج سطح المكتب يصعب استبداله ببرنامج أخر أكثر تطورًا، مما يترتب عليه استمرار عمل الشركات به لفترات طويلة.

ضبط الإعدادات البرنامج

استخدام برامج محاسبية خاصة بسطح المكتب تتطلب إجراء تعديلات على الإعدادات من خلال فريق متخصص، في المقابل البرامج المحاسبية المتوفرة على السحابة يتم تحديثها تلقائيًا دون الحاجة للتدخل. 

الأمن والخصوصية

توفر الشركات العالمية برامج محاسبية على السحابة مؤمنة ضد الاختراق وذلك من خلال الشركة المطورة، لكن استخدام البرامج المحاسبية المثبتة على حواسيب الشركة تتطلب امتلاك نظام أمني قوي يحمي البيانات والمعلومات من الاختراق، مما يقع على عاتق الشركة مسؤولية تأمين البيانات ضد السرقة. 

الأتمتة

متوفرة في برامج المحاسبة المرفوعة على السحابة وذلك لتوفير الوقت والمجهود في إجراء بعض العمليات، لكن تفتقر البرامج المثبتة على سطح المكتب إلى الأتمتة، بالتالي إهدار الوقت والجهد لتنفيذ عمليات تلقائية بصورة يدوية. 

مستقبل البرامج المحاسبية

تشهد البرامج المحاسبية تطوير مستمر، بالتالي تنفيذ العمليات المحاسبية المختلفة بصورة سلسة، كما سنوضح فيما يلي:

الربط مع برامج وتطبيقات الأعمال

تشتمل برامج المحاسبة بوجه عام على حسابات العملاء مما أتاح الفرصة لربط البرنامج بنظام إدارة علاقات العملاء CRM، كما يتم ربط حسابات العملاء على المتاجر الإلكترونية بتسجيلها في البرنامج المحاسبي لإدارته. 

دعم العمل بالتحليلات والتوقعات

اشتملت البرامج المحاسبية الحديثة على الذكاء الاصطناعي، مما يساعد على الحصول على توقعات مالية مستقبلية دقيقة بناء على السجلات المحاسبية السابقة.

مراعاة أكبر لأنظمة العمل المتنوعة

البرامج السحابية تدعم العمل عن بعد وذلك لتنفيذ الكثير من العمليات المالية والمحاسبية والتي يمكن التحكم فيها من أي جهاز متصل بشبكة الإنترنت، المميز أن تلك البرامج تعتمد على إدارة المشاريع المرنة Agile والتي تتضمن إعداد التقارير المتعلقة بتحليلات السوق وغيرها من التقارير المحاسبية الأخرى.

الفرق بين برامج المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP

أنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP الشاملة والتي تتضمن عدد من البرامج الصغيرة التي تساعد المؤسسات والشركات على إدارة كافة العمليات المحاسبية، لذلك تعد مناسبة لربط برنامج المحاسبة بأي أنظمة أخرى. 

برنامج المحاسبة يستخدمه فقط المحاسبين بينما أنظمة التخطيط تستخدمها أقسام عديدة في الشركة لذلك نجد أن تكلفة الحصول عليها أعلى بقليل من تكلفة البرنامج المحاسبة، لذلك اختيار النظام المناسب مرتبط باحتياجات الشركة فإذا كنت تريد إصدار فواتير إلكترونية فقط، عليك بامتلاك برنامج محاسبي بينما إذا كنت بحاجه الى أنظمة شاملة لإدارة مختلف الأقسام مثل إدارة المشتريات والمخازن وبرامج الكاشير احصل على نظام ERP.

لماذا منصة فاتورة هي الأفضل كبرنامج محاسبي؟

برنامج المحاسبة من فاتورة من خلاله يمكن إدارة المبيعات والمشتريات وإدارة المخزون والعملاء والموظفين، بالإضافة إلى أن البرنامج يتسم بالمرونة التي تؤهله للتوافق مع أي نشاط تجاري، البرنامج مدعوم فنيًا على مدار 24 ساعة، بالإضافة إلى تقديم شرح مفصل لكيفية استخدامه لتلبية احتياجات كل عميل على حدة.