الدورة المستندية للمخازن وتأثيره على إدارة المخزون-دليل شامل

الإدارة الجيدة للمخازن تساعد في تحقيق الأرباح والتفوق في الشركة، ولهذا يجب التحقق من القيام بالعمليات اللازمة لضمان الجرد الجيد للمخازن ومعرفة المواد التالفة، أو المرتجعة، بالإضافة إلى تحديد توافر الكميات المطلوبة من العملاء لتوثيق عملية المبيعات، وإليك تعريف الدورة المستندية التي لها أهمية كبيرة في تحديد الأقسام المسؤولة عن إتمام العمليات المتتابعة المختلفة، وكذلك نوضح إليك الأهداف المختلفة للدورة المستندية للمخازن، وأنواعها الرئيسية، وأهم الخطوات التي يتم إتباعها لإعداد الدورة المستندية للمخازن بشكل صحيح.

تعريف الدورة المستندية للمخازن 

الدورة المستندية للمخازن هي عبارة عن العمليات المتتابعة التي يتم القيام بها لتوفير الاحتياجات اللازمة والكميات الملائمة للتصنيع وتشمل استلام المواد الخام، والمراقبة الدورية للمخزون والمتابعة الجيدة لحركة المخزون وتحديد كميات المخزون الداخلة، والخارجة، بالإضافة إلى عمليات الفرز للمخزون مما يضمن عدم تعرض المخزون للنقص الشديد للمخزون لتجنب التعرض للخسارة.

الهدف من عمل دورة مستندية للمخازن

تتمثل أهم أهداف عمل الدورة المستندية للمخازن فيما يلي:

1. سهولة تحديد الأقسام التي تكون مسئولة عن تنفيذ الخطوات المختلفة لدورة المخازن، والخطوات التي تربط أكثر من إدارة معًا منها قسم مردودات المشتريات وهي الإدارة التي ترب قسم المشتريات بالمخزون لدى الشركة.
2. إمكانية التعرف على البيانات الشاملة والواضحة عن المشتريات، والمرتجعات من المبيعات، ومردودات المنتجات، والمخزون التالف، والأهم أنه يتم تدوين هذه البيانات في تقارير دقيقة.
3. المساعدة في تحديد الأقسام المسئولة عن حفظ المستندات، وكذلك تساهم في التحديد الدقيق للأقسام المختصة بالاحتفاظ بصور المستندات المختلفة.
4. الدقة في متابعة العمليات المتتابعة للخطوات التي يتم القيام بها في الدورة المحاسبية، وبالتالي ينتج عن ذلك التقليل من الأخطاء والتلاعب بالمستندات، بالإضافة إلى السرعة في اكتشاف الشخص مرتكب الخطأ.
5. الحكم الدقيق والسهل على إدارة المخازن بفضل الدور الرقابي الفعال على كافة خطوات دورة المخازن، وبالتالي يسهل اتخاذ القرارات بشأن إدارة المخازن.

أهمية الدورة المستندية للمخازن

الدورة المستندية للمخازن لها أهمية كبيرة في تحقيق الريادة والتفوق في سوق الأعمال، وتتمثل أبرز فوائدها فيما يلي:

1. تنظيم عملية التوريد والشراء
2. مراقبة المخزون في الدورة المستندية للمخازن
3. تحقيق التوازن بين مستويات المخزون
4. متابعة المخزون وتحقيق الإيرادات الكبيرة
5. توفير البيانات الموثوقة

وفيما يلي الشرح المفصل لأهمية الدورة المستندية للمخازن:

تنظيم عملية التوريد والشراء

تنظيم الدورة المستندية: هي الدورة التي تساهم في التنظيم الجيد لعمليات التوريد والشراء، بالإضافة إلى التوضيح العميق لمتطلبات المخزون والاحتياجات المطلوبة للإنتاج والتصنيع.

مراقبة المخزون في الدورة المستندية للمخازن

تمثل مرحلة مراقبة المخزون في الدورة المستندية للمخازن هي المرحلة الهامة التي ينتج عنها توفير الاحتياجات المختلفة لخدمة العملاء، بالإضافة إلى المساعدة في توفير المتطلبات الخاصة بخدمة العملاء بهدف تحسين سمعة المؤسسة، والتعزيز من دقة تجارب العملاء والتحقق من كونها تجارب إيجابية.

تحقيق التوازن بين مستويات المخزون

يساعد تحقيق التوازن بين مستويات المخزون في تجنب النقص الشديد في المخزون، أو زيادة المخزون مما ينتج عنها التوازن بين مستويات العرض والطلب.

متابعة المخزون وتحقيق الإيرادات الكبيرة

الدورة المستندية لها دور كبير في المتابعة الجيدة والدقيقة للمخزون مما يؤدي إلى التقليل من التكاليف المطلوبة، وضمان الإدارة المتكاملة لأهم الموارد المتاحة، علاوة على التقليل من قيمة المصروفات التي يتم انفاقها في المشتريات، والعمل على التحسين من مبيعات المنتجات، وبالتالي يساعد ذلك في تحقيق الأرباح الكبيرة والإيرادات العالية.

توفير البيانات الموثوقة

تساعد الدورة المستندية في التوثيق الجيد للدورة المستندية الخاصة بالمخازن، ويساعد ذلك في توفير أدق المعلومات التشغيلية، والتنظيمية المتعلقة بكل مرحلة من مراحل التخزين المختلفة.

حمل الان نموذج الدورة المستندية للمخازن مجانا من هنا 

أنواع الدورة المستندية للمخازن 

تنقسم الدورة المستندية للمخازن إلى قسمين وهم كالآتي:

1. الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات
2. الدورة المستندية للمخازن في حالة المبيعات

وإليك الشرح الدقيق لأنواع الدورة المستندية للمخازن فيما يلي:

الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات

تعد مرحلة الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات هي المرحلة الأولى التي ينتج عنها التوثيق التام لجميع عمليات الشراء المتسلسلة، ويتم إصدار المستندات الخاصة بها سواء بشكل دوري، أو غير دوري، وتتمثل خطوات الدورة المستندية في حالة المشتريات كما يلي:

1. إنشاء طلب شراء
2. مرحلة استلام البضائع
3. إنشاء الفواتير
4. تسجيل البضائع بالأنظمة المحاسبية
5. مرحلة مراقبة المخزون

وإليك توضيح لأهم خطوات الدورة المستندية في حالة المشتريات كما يلي:

إنشاء طلب شراء

إنشاء طلب الشراء: هي المرحلة الأولى التي تبدأ بها عملية شراء البضائع من الموردين للمنتجات، ويتم إنشاء هذا الطلب من خلال الإدارة المسؤولة عن عمليات الشراء ويشمل البيانات الكاملة عن الطلب والمنتجات المطلوبة، والكميات المحددة.

مرحلة استلام البضائع

يتم التحقق من الكميات المطلوبة والحرص على مطابقتها للكميات المحددة في طلب الشراء، وذلك بعد الانتهاء من استلام المنتجات من الموردين، وكذلك يتم التسجيل الجيد للبضائع في السجل الخاص باستلام الطلبات، ومعرفة البيانات اللازمة.

إنشاء الفواتير

يتم إنشاء الفواتير المالية بعد تحديد كمية المواد والمنتجات المستلمة ليتم تسوية الدفوعات الخاصة بالموردين، والأهم أن الفواتير ينبغي أن تتضمن التفاصيل الواضحة عن الكمية المطلوبة، والشروط الكاملة للدفع.

تسجيل البضائع بالأنظمة المحاسبية

وبعد ذلك يتم التسجيل للبضائع باستخدام الأنظمة المحاسبية وتحديد القيم التي يتم استلامها، بالإضافة إلى تحديد التفاصيل الواضحة عن المنتجات التي يتم استلامها وأسعارها الكاملة، وذلك تبعًا لأهم القواعد المحاسبية المعتمدة.

مرحلة مراقبة المخزون

تعتبر مرحلة مراقبة المخزون هي المرحلة الأخيرة ليتم القيام بإجراءات الجرد الدقيقة للمخازن، والتحقق من توفر الكميات المطلوبة بالمخازن، وتمثل هذه الخطوة أهم الخطوات اللازمة للتحقق من الإدارة المتكاملة للمخزون.

الدورة المستندية للمخازن في حالة المبيعات

• بيع المنتجات بشكل مباشر يتم من خلال الموظف المسئول وتبدأ العملية بإصدار إذن صرف وينبغي التوقيع عليه بالموافقة.
• يجب الموافقة من قسم المبيعات على عملية البيع المباشر للمنتجات.
• وإذا تم إصدار الإذن بالصرف ليتم نقل المنتجات من مخزن لمخزن أخر، ففي هذه الحالة يجب الحصول على موافقة من الموظف المسئول عن المبيعات.
• وفي حالة نقل المواد الخام اللازمة لعملية التصنيع من المخزن، فينبغي الحصول على الموافقة من الموظف المسئول عن الانتاج.

شرح الدورة المستندية للمخازن

الدورة المستندية للمخازن هي عبارة عن عملية التوثيق الدقيقة والواضحة لدورة المنتجات، وكذلك تستخدم في الآتي:

إعداد القيود المحاسبية 

تعمل الدورة المستندية للمخازن على الإعداد الجيد للقيود المحاسبية؛ وذلك ليتم توثيق الإيرادات والمصروفات المتعلقة بكافة المنتجات الموجودة في المخازن.

تقارير الفرز والجرد للمخزون

تساعد الدورة المستندية في توثيق التقارير المختلفة المتعلقة بعملية الفرز والجرد للمخزون وتوضيح المنتجات التي يتم إصدار إذن الصرف بشأنها، والتحقق من وجود المنتجات المطلوبة في المخازن، ويتم إصدار فاتورة مبيعات في حالة تسليم المنتجات للعميل، والأهم أنه يساعد في توضيح التقارير الشاملة لإيضاح نتائج الفرز والجرد للمخزون، وغيرها من مراحل تسليم المواد والمنتجات المطلوبة للعملاء.

طرق إعداد الدورة المستندية للمخازن

تبدأ الدورة المستندية للمخازن بعد الانتهاء من إصدار أمر الشراء بهدف الإقرار بقبول أو رفض المنتجات، وهناك بعض الخطوات التي يجب إتباعها عند إعداد الدورة المستندية للمخازن، وتتمثل أهمها فيما يلي:

1. الفحص والاستلام للبضائع
2. تحديد الأصناف
3. سند الإضافة لكافة المنتجات التي يتم الموافقة عليها
4. سند رد البضاعة المرتجعة والتالفة إلى المورد
5. سند البضاعة المرتجعة من العملاء
6. إذن صرف المنتجات للعميل
7. سند التحويل بين مخازن الشركة الفرعية
8. حساب مراقبة الجرد للمخازن

وإليك التوضيح العميق لأهم الخطوات المتبعة لإعداد الدورة المستندية للمخازن فيما يلي:

الفحص والاستلام للبضائع

يتم الفحص الجيد والاستلام لجميع البضائع بعد ذلك للتحقق من جودة المنتجات والعمل على استبعاد المنتجات التالفة ليتم إعادتها للمورد مرة ثانية، والعمل على تأكيد استلام المنتجات.

تحديد الأصناف

يتم تحديد الاصناف التي تمت الموافقة عليها في كارت باستلامها من الموردين، وتأكيد استلامها من الموردين، والبدء في إدخالها إلى المخازن، والأهم أن هذا الكارت يتضمن أهم التفاصيل عن المنتجات المختلفة التي يتم استلامها.

سند الإضافة لكافة المنتجات التي يتم الموافقة عليها

سند الإضافة للمنتجات الموافق عليها هو عبارة عن السند الذي يوضح الاستلام النهائي للمنتجات، ويقوم الشخص المسؤول عن المخازن بتولي مسئولية هذه المنتجات بعد إمضاء المورد على إخلاء الطرف من المشاكل الناتجة عن جودة المنتجات.

سند رد البضاعة المرتجعة والتالفة إلى المورد

يستخدم سند رد البضاعة المرتجعة والتالفة إلى المورد في التسجيل الدقيق لكافة المنتجات التالفة، أو المنتجات غير المطابقة للمقاييس، ويقوم الشخص المسئول عن المخزن بتوضيح كافة البيانات حول المنتجات التالفة التي يتم إعادتها للمورد مرة أخرى، ويتم التسجيل الدقيق لأهم الأسباب التي ينتج عنها إعادتها للمورد، والأهم أنه يتم إرسال أصل السند إلى الإدارة المالية وكذلك يتم إرسالها إلى إدارة المخازن ليتم الموافقة على عملية إرجاعها للمورد.

سند البضاعة المرتجعة من العملاء

سند البضاعة المرتجعة يتم إصداره في حالة رفض العميل استلام المنتجات، أو في حالة اكتشاف العميل للعيوب في المنتجات، ويتضمن هذا السند كافة البيانات عن المنتجات المرتجعة، والتفاصيل الكاملة عنها وكمياتها، وتاريخ استلام المنتجات.

إذن صرف المنتجات للعميل

يتم إصدار هذا الإذن للعميل في حالة البيع بشكل مباشر، أو في حالة إعادة استخدام المخزون والمواد الموجودة بالمخازن في التصنيع مرة ثانية، ويتم منح هذا الإذن للشخص المسؤول عن استلام المواد التي يتم إعادة استخدامها.

سند التحويل بين مخازن الشركة الفرعية

يتم إصدار سند تحويل المنتجات في حالة امتلاك المؤسسة لأكثر من مخزن، ويستخدم هذا السند للموافقة على نقل المنتجات من أحد المخازن إلى مخزن أخر.

حساب مراقبة الجرد للمخازن

تمثل حسابات المراقبة للجرد والمخازن هي عبارة عن الوثائق التي يتم إصدارها بشكل دوري للتحقق من سلامة المنتجات الموجودة بالمخازن، والتأكد من توافر الكميات المطلوبة من المنتجات.