قيود الإقفال : أهدافها وطريقة اعدادها مع أمثلة – دليل شامل

يحتوي مجال المحاسبة على العديد من المصطلحات التي تستخدم في عمل الحسابات الخاصة بالشركات والمؤسسات التجارية، ويعد مصطلح قيود الإقفال من ضمن المصطلحات التي تستخدم في الحسابات، والذي يشير إلى إغلاق كافة الحسابات التي تتعلق بالشركة في نهاية فترة المحاسبة التي تم تحديدها للشركة، ولكن دعونا من خلال المقال أن نتعرف على أهداف قيود الإقفال وأنواعها.

تعريف قيود الإقفال

قيود الإقفال هو عبارة عن نوع من أنواع الحسابات التي يتم إعدادها في آخر المدة المحاسبية، حيث تحتوي على جميع أنواع الأنشطة التي قامت بها الشركة والأعمال المحاسبية الختامية وكذلك القوائم المالية النهائية، كما أنها تعد من أكثر العمليات المحاسبية التي تتعلق بالشركة.

حيث أنها من العمليات المحاسبية التي تعتمد على جمع كافة البيانات المالية لكي تستعين بها في إعداد مختلف التقارير المالية، كما أن هذه القيود هي دلالة على دقة وصحة التقارير المالية، أيضًا تقود بدور كبير في التأكد من أن الأداء المالي للشركة يسير بشكل صحيح، إضافة إلى أنها نوع من حسابات قائمة الدخل والتي تعتمد على تسجيل الحسابات الدائنة في المكان الغير مخصص لها أي في قائمة المدين والحسابات المدينة في قائمة الدائن، ومن ثم يتم العمل على ترحيل كافة الحسابات المؤقتة إلى حساب الأرباح المحتجزة.

أهم النقاط التي يجب أخذها في الاعتبار في قيد الإقفال  

هناك العديد من النقاط التي يجب على الشركة أأن تأخذها في الاعتبار عند إعداد قيد الإقفال، منها تقييم المخزون وترحيل المصاريف والإيرادات، تسوية الحسابات المستحقة الدفع، إعداد التقارير المالية النهائية والتي نقوم بتوضيحها بالتفصيل فيما يلي:

1-تقييم المخزون

يجب على الشركة في نهاية السنة المحاسبية أن تعمل على تقييم المخزون المتبقي لديها من العام السابق، وذلك عن طريق اتباع طريقة القيمة السوقية الصافية وغيرها من الطرق الأخرى.

2-ترحيل المصاريف والإيرادات

يجب على الشركة أن تقوم بترحيل المتبقي من المصروفات وكذلك الإيرادات إلى السنة المالية المناسبة، حيث يجب العمل على ترحيل الدخل الذي حصلت عليه الشركة في نهاية السنة المالية إلى حسابات السنة المالية القادمة.

3-تسوية الحسابات المستحقة الدفع

يجب الحرص على التعرف على الحسابات التي يجب على الشركة تسديدها قبل انتهاء السنة المالية، وكذلك العمل على تحديد قيمة المدفوعات المستحقة والعمل على تسجيل هذه الحسابات بدقة كبيرة.

4-إعداد التقارير المالية النهائية

كما يجب على الشركة أن تقوم بإعداد كافة التقارير المالية التي تعتبر من الأمور المحاسبية الهامة، ويعد من التقارير المالية التي يجب إعدادها قائمة الدخل وقائمة التدفقات النقدية وكذلك قائمة التوازن، حيث يساعد إعداد هذه القوائم على تحديد الوضع المالي للمؤسسة التجارية في نهاية المدة المحاسبية.

أهداف إعداد قيود الإقفال

تسعى قيود الإقفال إلى تحقيق العديد من الأهداف منها إعداد القوائم المالية بدقة، تحقيق الالتزامات المحاسبية، تحقيق المطابقة والاتساق وتوفير المعلومات لاتخاذ القرارات والتي نقوم بتوضيحها بالتفصيل فيما يلي:

1-إعداد القوائم المالية بدقة

تعتبر من أهم الأهداف التي تسعى قيود الإقفال إلى تحقيقها هي إعداد القوائم المالية للشركة التي تتميز بدقتها، بحيث يجب أن تتضمن هذه القيود قائمة الدخل والميزانية والتدفقات النقدية والأرباح والمعاملات النهائية والخسائر، مع العمل على احتوائها على كافة التعديلات التي تساعد على ضمان دقة وصحة القوائم المالية، وذلك للمساعدة في التعرف على الأداء المالي للشركة الدقيق وموقفها المالي.

2-تحقيق الالتزامات المحاسبية

تعمل قيود الإقفال على تحقيق كافة الالتزامات المالية التي تمثل أهمية كبيرة للشركة والتي يتم التعرف عليها بمجرد إنهاء الدورة المحاسبية، كما تساعد على التعرف على قيمة الرواتب ومستحقات الموردين والضرائب المؤجلة وما إلى ذلك، حيث تستخدم قيود الإقفال في تسجيل كافة التزامات الشركة والتأكد من دقتها، إضافة إلى أنها تساعد على التعرف على قيمة الأرباح التي لم يتم توزيعها والعمل على تحويلها إلى رأس المال أو العمل على توزيع هذه الأرباح على المساهمين في الشركة.

3-تحقيق المطابقة والاتساق

تقود قيود الإقفال بدور كبير في تحقيق المطابقة والاتساق داخل كافة السجلات المحاسبية الخاصة بالمؤسسة، حيث تساعد على التأكد من جودة العمليات المحاسبية وموافقتها مع المعايير المحاسبية، والتي تساعد على الحد من وجود أخطاء داخل البيانات المالية.

4-توفير المعلومات لاتخاذ القرارات

تساعد قيود الإقفال على الحصول على المعلومات التي تتميز بالدقة والموثوقية، والتي تساعد على التعرف على الأداء المالي الدقيق للشركة والتي تشير إلى مصداقية نظام الشركة المحاسبي، وبالتالي تساعد على تحليل النتائج بشكل دقيق والمساعدة في اتخاذ القرارات التي تساعد على تحقيق مصالح الشركة.

أنواع قيود الإقفال

يوجد عدة أنواع من قيود الإقفال والتي يتم إعدادها جميعًا في آخر المدة المحاسبية، وهي قيد إغلاق حساب الإيرادات إلى ملخص الدخل، قيد إغلاق حساب المصروفات إلى ملخص الدخل، إغلاق حساب ملخص الدخل وكذلك إغلاق حساب الأرباح الموزعة وإليكم شرح لكل نوع من هذه الأنواع على حدا فيما يلي:

1-قيد إغلاق حساب الإيرادات إلى ملخص الدخل

يعتمد هذا النوع من قيود الإقفال على نقل كافة الحسابات المدينة التي يتضمنها حساب الإيرادات إلى الحسابات المدرجة في ملخص الدخل، وبالتالي يمكن التعرف على قيمة الإيرادات التي قامت المؤسسة بتحقيقها طوال فترة المحاسبة، مما يساعد المحاسب على عدم تنفيذ عدد كبير من قيود الإقفال عند نقل الرصيد من الحساب المؤقت إلى الدائم.

2-قيد إغلاق حساب المصروفات إلى ملخص الدخل

يقوم هذا النوع من قيود الإقفال على ترحيل الحسابات الدائنة المدرجة داخل حساب المصروفات إلى الحسابات التي تتعلق بملخص الدخل، مما يساعد على تلخيص كافة أنواع المصروفات المنفقة من قبل الشركة طوال المدة المحاسبية والتي تتمثل في قيمة الإيجار والرواتب والفوائد.

3-إغلاق حساب ملخص الدخل

يعتبر هذا القيد نوع من أنواع القيود المحاسبية التي تعتمد على ترحيل الأرصدة من الحسابات الخاصة بملخص الدخل للحسابات الخاصة بالأرباح المحتجزة، وذلك من خلال تحديد نسبة دخل الشركة الصافية ونسبة الخسائر والأرباح المحتجزة التي تتعلق بالفترة المحاسبية بالكامل.

4-إغلاق حساب الأرباح الموزعة

في هذا النوع من قيود الإقفال يتم إغلاق الحسابات الخاصة بالأرباح الموزعة إلى حسابات الأرباح المحتجزة، وذلك عن طريق نقل الأرصدة المدينة الموجودة داخل حساب الأرباح الموزعة، مما يساعد على تحديد قيمة الأرباح التي يتم توزيعها على المساهمين وتقليل قيمة الأرباح المحتجزة.

طريقة عمل قيود الإقفال المحاسبية

قيود الإقفال المحاسبية هي نوع من التعاملات المحاسبية التي تهدف إلى إنهاء الدورة المحاسبية، كما تهدف إلى تحديد قيمة الأرباح والخسائر التي حققتها الشركة بقيمتها النهائية خلال فترة محددة، لذلك لابد من إعدادها بطريقة دقيقة من خلال اتباع الخطوات التالية:

1-تحديد الحسابات المؤقتة والدائمة

لكي يتم إعداد قيود الإقفال بطريقة صحيحة لابد من تحديد نوع الحسابات المؤقتة التي يجب أن يقوم المحاسب بإغلاقها، منها الحسابات التي تتعلق بنسبة الحسابات المؤقتة والدائمةوغيرها من حسابات الضرائب والفوائد، ومن ثم يتم العمل على تحديد قيمة الحسابات الدائمة التي تساعد على نقل الأرصدة المغلقة، والتي يعد من أهمها حساب الأرباح والأرباح المحتجزة والخسائر، ويمكن القيام بهذه الخطوة من خلال مراجعة الحسابات المغلقة التي يجب العمل على إغلاقها.

ننصح بقراءة الحسابات المؤقتة والحسابات الدائمة : الفريق بينهما-دليل شامل.

2-إجراء قيود الإقفال المحاسبية

تحتاج هذه الخطوات من خطوات إعداد قيود الإقفال القيام بالعديد من الخطوات منها:

إغلاق حسابات الإيرادات

تعتمد هذه الخطوة على تحويل الأرصدة الموجودة داخل حسابات الإيرادات إلى حساب الأرباح والخسائر كما يمكن نقلها إلى حساب الأرباح المحتجزة، والتي تتم من خلال العمل على تسجيل قيود الدائن بنفس القيمة الخاصة بالإيرادات الإجمالية المدرجة في حساب الإيرادات، كما يتم العمل على تسجيل القيود المدينة بالقيمة التي يتم تسجيل حسابات الأرباح والخسائر بها.

إغلاق حسابات المصروفات

خطوة إغلاق حسابات المصروفات يتم من خلال نقل الأرصدة الموجودة داخل حسابات المصروفات إلى الحسابات الخاصة بالأرباح والخسائر، حيث يعمل المحاسب على إضافة القيد المدين بنفس القيمة الإجمالية للمصروفات داخل الحساب الخاص بالمصروفات، كما يتم إضافة القيد الدائن بالقيمة ذاتها بدون تغيير داخل حساب الأرباح والخسائر أو يتم إضافتها داخل حساب الأرباح المحتجزة.

إغلاق حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المحتجزة

بعد أن يقوم المحاسب بإغلاق كافة الحسابات السابقة يعمل على نقل قيمة الدخل أو الخسارة الإجمالية الموجودة داخل حسابات الإيرادات والمصروفات إلى حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المحتجزة، حيث يقع على عاتق المحاسب تسجيل كلًا من دائن أو مدين بالقيمة الإجمالية للدخل أو الخسارة داخل حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المحتجزة.

إغلاق حساب الأرباح الموزعة

في حالة أن الشركة تعمل على استخدام حساب الأرباح الموزعة سوف تحتاج إلى تسجيل قيود الإغلاق من خلال تدوين القيد الدائن بالقيمة الإجمالية للدخل المدرجة داخل حساب الأرباح المحتجزة، كما تعمل على تدوين القيد المدين بقيمتها الإجمالية الموجودة داخل حساب الأرباح والخسائر أو حساب الأرباح المحتجزة.

3-التحقق والإغلاق النهائي للحسابات

بعد الانتهاء من عمل كافة الخطوات إعداد قيود الإقفال تأتي مرحلة التأكد من عدم وجود أخطاء في إغلاق الحسابات وذلك عن طريق القيام بالخطوات التالية:

التحقق من صحة الأرصدة

في هذه الخطوة يقوم المحاسب بالتأكد من عدم احتواء الأرصدة المنقولة لم يوجد بها أي أخطاء، كما يشير إلى أن كافة النتائج صحيحة ودقيقة جدًا.

إغلاق الدورة المحاسبية

تعد هذه الخطوة الأخيرة من خطوات إعداد قيود الإقفال، والتي تعتمد على إغلاق الحسابات المؤقتة للشركة والعمل على تحويل كافة أرصدتها إلى الحسابات الدائمة، بالإضافة إلى العمل على تجميع كافة المعلومات المحاسبية التي تتعلق بالمدة المحاسبية المحددة وإعداد مختلف التقارير المالية.

خطوات الإقفال السنوي للحسابات، والحسابات التى يتم اقفالها

الإقفال السنوي للحسابات يتطلب من المحاسب القيام بالعديد من الخطوات التي نعمل على توضيحها فيما يلي:

1. الخطوة الأولى تكمن في تجميع كافة حسابات الشركة مثل تجميع حساب الاستهلاك والمدفوعات وحساب المصروفات والإيرادات بأنواعها.
2. العمل على إعداد القوائم المالية اللازمة مثل قائمة الدخل وقائمة التدفقات المالية وغيرها.
3. وكذلك إقفال كافة الحسابات الخاصة بالإيرادات والمصروفات ومن ثم العمل على ترحيلها إلى الحسابات الخاصة بملخص الدخل.
4. ومن ثم يتم التعرف على القيمة الإجمالية للدخل أو الخسائر والعمل على ترحيلها إلى رأس المال أو إلى الأرباح المحتجزة.
5. العمل على إقفال حسابات السحب التي تتعلق بملاك الشركة والعمل على ترحيلها إلى الحسابات الخاصة  برأس المال.
6. وأخيرًا يتم العمل على تحديث البيانات الموجودة في الميزانية العمومية لتحديد حالة الشركة المالية في آخر السنة المالية.

الفرق بين قيود الإقفال وقيود اليومية

هناك العديد من المصطلحات داخل علم المحاسبة منها قيود اليومية التي تساعد على الاحتفاظ بكافة التعاملات المالية، ولكن بالرغم من إن قيود الإقفال وقيود اليومية تعملان على توفير البيانات والمعلومات المالية التي تتميز بدقتها ومصداقيتها، إلا إن هناك فرق بينهما وهو كالآتي:

1. تعمل القيود اليومية على تسجيل كافة العمليات المالية بشكل يومي بينما يتم تسجيل التعاملات اليومية في قيود الإقفال في آخر المدة المحاسبية.
2. قيود اليومية تستخدم في متابعة التعاملات اليومية للشركة والاستعانة بها في إعداد التقارير المالية بشكل دوري أما قيود الإقفال تستخدم في إعداد التقارير المالية في نهاية السنة المحاسبية.
3. تعمل القيود اليومية على توضيح تفاصيل المعاملات المالية أما قيود الإقفال تعمل على نقل الأرصدة إلى الحسابات الدائمة.