شجرة الحسابات: تعريفها، فوائدها، وكيفية إعدادها باحترافية

إن شجرة الحسابات يطلق عليها أيضًا دليل الحسابات وهي من أبرز العناصر التي تدخل في النظام المحاسبي وتشكله بشكل كامل، فإن كنت تريد التعرف ما هي شجرة الحسابات؟ ما هي طريقة عمل شجرة الحسابات؟ بالإضافة إلى معرفة الأقسام الخاصة بها وتسجيل البنود في دفتر الأستاذ بالإضافة إلى حسابات قائمة الدخل وغيرها من المصروفات، بالإضافة إلى أهمية شجرة الحسابات مع الميزانية العمومية يمكنك التعرف على كل ذلك من خلال السطور التالية.

تعريف شجرة الحسابات

شجرة الحسابات هى الهيكل التنظيمي للمنشأة أو الشركة المستخدم في النظام المحاسبي ويشمل كل العمليات المالية التي تتعلق بالشركة وترتيب كل المعاملات المالية بالشكل الصحيح والتي تساعد في إعداد كل المعلومات المالية والتقارير بمنتهى الدقة والشفافية بالتالي فإنها من العناصر التي لا يمكن الاستغناء عنها ومن الركائز الرئيسية التي تعتمد عليها الشركات والمؤسسات في ترتيب الأمور المالية الخاصة بها وإدارة الإيرادات والمصروفات والمخزون وغيرها من البنود المختلفة.

أهمية شجرة الحسابات

ترجع أهمية شجرة الحسابات إلى بعض النقاط الأساسية التي يتم فهم من خلالها ميزان المراجعة وهي:

1. إنها تقبل عدد لا محدود من الفروع والمستويات الخاصة بها التي تتفرع من بعضها البعض.
2. إمكانية إضافة الحسابات والتعديل عليها بشكل مرن للغاية.
3. ضمان تنظيم البيانات المالية المحاسبية والتي تتم من خلال برامج المحاسبة بمنتهى الدقة.
4. تسهيل كل عمليات المراجعة المالية واستعراض شتى الحسابات سواء كانت الرئيسية والفرعية.
5. إنها الطريقة التي من خلالها توفير كل من الوقت والجهد التي تتم عبر إضافة الحسابات والتعديل عليها وحذفها وما إلى ذلك.
6. دعم أصحاب القرار في إتمام عمليات المحاسبة الإدارية التي تتعلق بكل من التخطيط المالي وتنظيمه بدقة عالية.

استخدامات شجرة الحسابات

يتم استخدام شجرة الحسابات في تنظيم القوائم المالية والتي توفر أعلى مستويات التدقيق المحاسبي والمساعدة في أخذ القرارات السليمة في شتى الإجراءات التي تتم في المنشأة في مراحلها المتقدمة، فإن كل من الشركات التجارية أو الغير تجارية والربحية والغير ربحية فإن الشجرة المحاسبية لا يمكن الاستغناء عنها والتي يمكنك الاستفادة من مميزاتها مع البرامج المحاسبية الدقيقة.

كيفية إعداد شجرة حسابات شاملة

هناك مرحلتين أساسيتين التي من خلالها يمكن إعداد الشجرة المحاسبية التي تتضمن الآتي:

تحديد بنود مستويات الدليل المحاسبي

إنها المرحلة الأولى في عمل دليل محاسبي يتضمن البند والتي لكل منها الفروع التي تتفرع منه كذلك والتي تختلف باختلاف طبيعة المنشأة.

مستويات الدليل المحاسبي

هناك العديد من المستويات التي يتضمنها الدليل المحاسبي التي تبدأ من المستوى الأول إلى المستوى الخامس.

المستوى الأول

يشمل كل من الالتزامات، الأصول، حقوق الملكية، بالإضافة إلى كل من الإيرادات والمصروفات.

المستوى الثاني

• يأتي أسفل البنود التي كانت في المستوى الأول حيث أن الأصول يكون متفرع منها أصول متداولة وأصول غير متداولة.
• أما عن الالتزامات تشمل الالتزامات الغير متداولة والالتزامات الغير متداولة.
• بينما حقوق الملكية يكون متفرع منها الأرباح المحتجزة بالإضافة إلى الاحتياطي وأيضًا رأس المال.
• أما عن المصروفات تشمل المصروفات الإدارية البيعية والمصاريف الخاصة بالتشغيل.
• الإيرادات تشمل كل من إيرادات المبيعات والإيرادات الأخرى.

المستوى الثالث

• إنه المستوى المنبثق من المستوى الثاني فإن الأصول المتداولة تشمل فروع منها مثل المخزون مع الأرصدة المدينة والاعتمادات.
• الأصول الغير متداولة تشمل أصول طويلة الأجل (ثابتة) والاستثمارات والأصول الغير ملموسة.
• الالتزامات المتداولة تشمل القروض قصيرة الأجل، والمخصصات المتعلقة بالأرصدة الدائنة والموردين.
• الالتزامات الغير متداولة تشمل كل من القروض طويلة الأجل والمخصصات طويلة الأجل مع الالتزامات الضريبية المؤجلة.

المستوى الرابع

• إنها الفروع المنبثقة من المستوى الثالث فإن الأصول الثابتة تشمل الآلات والمباني والأراضي.
• الأصول الغير ملموسة تشمل براءة الاختراع والشهرة.
• بالإضافة إلى الاستثمارات التي تشمل استثمارات شركات شقيقة واستثمارات شركات تابعة والاستثمارات الجاهزة للبيع.
• العملاء ينقسمون إلى عملاء الجملة وعملاء التجزئة أو تصنف إلى عملاء دوليين وعملاء محليين.

المستوى الخامس

إنه يشمل الفروع المنبثقة من المستوى الرابع وهو يكون التحليل الشامل لبعض من تلك البنود، مما يوفر مستويات أعلى من الدقة فإنه كلما كانت عملية التحليل أكثر دقة كلما كانت النتائج أكثر فائدة إلى المنشأة.

تكويد البنود

يتم إعطاء كل بند في البنود كود خاص به أو رقم خاص به والتي تكون على الترتيب فإن البنود الخاصة بالمستوى الأول تكون من 1 – 5 فإن الأصول تحمل الرقم 1 بند الخصوم يحمل الرقم 2، حقوق الملكية تحمل الرقم 3 الإيرادات تحمل الرقم 4 أما عن المصروفات تحمل الكود رقم 5.

أما في المستوى الثاني يكون متفرع من الأصول بند الأصول المتداولة والتي تحمل الكود 11 أما عن الأصول الغير متداولة تحمل الكود 12 ويتم إدراج تسلسل الأكواد على هذا النسق وكافة البنود التي يتم إدراجها أسفل تلك البنود يتم ترتيبها على نفس التسلسل.

الحسابات الرئيسية في شجرة الحسابات

هناك بعض الحسابات الرئيسية في شجرة الحسابات والتي تشمل:

1-الأصول

2-الخصوم

3-حقوق الملكية

4-الإيرادات

5-المصروفات

اقرأ أيضًا: قائمة الدخل : أقسامها، أنواعها، وأهميتها للأعمال – دليل شامل

إعداد الأكواد في شجرة الحسابات

إن كان كود الأصول (1) فإن الأصول الثابتة تكون (11) أما في حالة إضافة عنصر متفرع من الأصول الثابتة يكون العنصر الأول يحمل كود (111)، وإن كان هناك عنصر ثاني يحمل كود (112).

نموذج توضيحي لتكويد شجرة الحسابات

الأصول ضمن شجرة الحسابات

هناك بعض من أنواع الأصول المتاحة في الشجرة المحاسبية التي من بينها الآتي:

1-الأصول الثابتة

تتضمن الممتلكات والموارد التي يتم استخدامها على المدى الطويل وتستخدم في تسهيل الإنتاج مثل المنشآت والآلات والمعدات.

2-الأصول المتداولة

إنها الأصول التي يمكن تحويلها إلى أوراق نقدية وتكون مدة عمرها الافتراضي أقل من عام مثل المخزون.

3-الأصول الغير ملموسة

تشمل الممتلكات الغير عينية التي تحافظ على المؤسسة وتحقق نجاحها تتضمن حقوق الملكية وحقوق النشر وما إلى ذلك.

المصروفات المستحقة في شجرة الحسابات

إنها المصروفات التي تشمل السنة المالية والتي لم يتم سدادها بعد والتي من بينها الإيجارات والرواتب التي يتم استحقاقها، وهي تظهر في صورة حساب فرعي في دليل الحسابات والتي تشمل حسابات المصروفات الأخرى.

حساب المشتريات في شجرة الحسابات

إنه عمليات التسجيل التي تتم من خلال المشتريات التي قامت بها المنشأة من الموردين، ويكون مكان حساب المشتريات في شجرة الحسابات متفرع من الأصول المتداولة والتي تتفرع من الأصول.

القروض في شجرة الحسابات

إنها من الأقسام المهمة في شجرة الحسابات والتي تستخدم في تسجيل كافة العمليات المالية التي تتعلق بالقروض، وهي الأموال التي تقوم الشركة بالحصول عليها من مختلف المؤسسات والبنوك وما إلى ذلك، فإن هذا القسم يندرج أسفل من حساب الخصوم أو الالتزامات.

حساب الموظفين في شجرة الحسابات

إنها من العناصر التي ترتكز عليها كل منشأة والتي تشمل الرواتب والأجور والعمولات والعهد الخاصة بهم، إن الرواتب والأجور تكون أسفل من حساب المصروفات، أما عن عهد الموظفين تقع تحت حساب الأصول المتداولة المنبثقة من حساب الأصول.

الموردين في شجرة الحسابات

يتم استخدام الموردين ضمن دليل الحسابات التي يتم تسجيل كافة العمليات التي تتعلق بالموردين والقيام بتقييد المستحقات التي تكون لهم وعليهم، والتي تخصل موقع حساب الموردين في دليل الحسابات فإنه ينبثق من حساب الدائنون ضمن الحسابات الفرعية لحساب الخصوم والتي من بينها الخصوم المتداولة.

أهمية مراجعة وتحديث شجرة الحسابات بشكل دوري

إن تلك الشجرة ليست ثابتة يمكن تغييرها وتطويرها بشكل مستمر ضمن كل الأعمال التجارية، بالتالي يحتاج ذلك إلى مراجعة بصورة دورية وتحديث دائم، مما يضمن توضيح العمليات المالية الخاصة بالشركة بصورة دقيقة.