شجرة حسابات من الأشياء الأساسية الواجب توافرها في أي نظام محاسبي والتي يتم إنشائها على حسب النشاط الذي تقوم به، فإن لكل شركة النظام الخاص بها الذي من خلاله تضيف البنود الأساسية في تلك الشجرة والتي تختلف من شركة لأخرى، تعرف على أهمية تلك الشجرة والأسباب التي من خلالها يجب عليك القيام بها وكل المعلومات الخاصة بها.
بداية يجب عليك التعرف على ماهية شجرة الحسابات فإنها عبارة عن كشف شامل لكل الحسابات التي تتم في شركتك وبيان يتضمن كل المعلومات المحاسبية بها، وتم تسميتها بهذا الاسم لأنها عبارة عن شجرة متفرعة الأقسام من بعضها البعض، والتي تتضمن كل من الحسابات الرئيسية والتي ينبثق منها الحسابات الفرعية مما يضمن تنسيق مثالي للحسابات وتفادي حدوث مشكلات به.
تعد شجرة الحسابات هي الركيزة الأساسية لأي نظام محاسبة في أي شركة على الإطلاق، كما أن الحسابات الفرعية تشمل كل من عناصر المصروفات والتي تشمل كافة أنواع المصروفات، بالإضافة إلى قسم آخر للإيرادات ويتضمن مصادر الدخل المختلفة، فضلًا على احتوائه على الأصول الخاصة بالشركة والالتزامات التي تتكفل بها.
ما هي فائدة شجرة الحسابات؟
إن شجرة حسابات الشركة ضرورية للغاية والتي من خلالها يتم تنظيم بيانات المحاسبة بشكل دقيق، والتي يتم إنشائها إما بشكل يدوي أو من خلال برنامج محاسبة وترجع أهمية شجرة الحسابات إلى النقاط التالية:
- يمكنك إضافة بها أي عدد من الفروع بشكل غير محدود.
- تساعد الأشخاص متخذي القرار في الشركات على اتخاذ القرار السليم ذلك من خلال سهولة الوصول إلى العمليات المحاسبية المختلفة.
- السهولة في إضافة كل من عمليات الحسابات الجديدة أو حذف القديمة مما يوفر عليك الوقت والجهد.
- مرنة للغاية فإنه يمكن التعديل عليها وإضافة أي حساب كما تشاء.
- تعمل على تنظيم بيانات الشركة المالية بالصورة التي تتوافق مع التوجه الخاص بالشركة.
- يمكن الوصول إلى البيانات المحاسبية في أي وقت وبكل سهولة بدون أي مشكلة.
- تستطيع تنظيم الرواتب والأجور والمصروفات المالية والدخل وغيرها من البنود في دقائق معدودة.
- بالرغم من كافة المميزات التي تتسم بها تلك الشجرة إلى أنها في بادئ الأمر تحتاج إلى جهد كبير وخبرة في تنفيذها.
لماذا تستخدم شجرة الحسابات؟
هناك العديد من الأسباب التي تجعل من الضروري استخدام شجرة حسابات في شركتك، فإن تحقيق النجاح لأي نظام محاسبي تكون الخطوة الأولى فيه هي إنشاء تلك الشجرة بشكل صحيح، فضلًا على أن اتخاذ القرارات بالصورة الصحيحة والتي تترتب على بعضها البعض في كل من المراحل المستقبلية المتقدمة.
يمكن من خلال شجرة الحسابات حفظ كل بيانات الشركة المالية والتي أصبحت ضرورية للشركات والمؤسسات المتنوعة فإنها تمكنك من إتمام عملية المتابعة بشكل يدوي أو القيام بالمتابعة بشكل آلي، فضلًا على إمكانية تعديل تلك الشجرة بما يتماشى مع أي مستجدات في شركتك أو المخطط المحاسبي الخاص بها.
كيفية عمل شجرة حسابات كاملة
هناك عدة مراحل من خلالها تعمل شجرة الحسابات بالشكل الصحيح والتي تبدأ بالمرحلة الأولى وهي تحديد البنود في مستويات الدليل المحاسبي والتي تتكون من خمس مستويات مترتبة على بعضها البعض، من ثم تأتي المرحلة الثانية التي من خلالها يتم تكويد البنود السابقة التي تم إدراجها في مستويات الدليل المحاسبي.
يتم التكويد من خلال إضافة لكل بند في البنود الفرعية أو البنود الرئيسية رقم خاص به، بداية يتم وضع البنود الخاصة بالمستويات الأساسية الخمسة، من ثم يتم الانتقال إلى البنود الفرعية وترتيبها والتي تشمل بندين ويتم ترتيب تلك البنود بشكل رقمي.
كيف يتم إعداد الأكواد في شجرة الحسابات؟
يمكن تقسيم الأصول على شكل شجري متشعب من بعضه البعض فإنه على سبيل المثال في حالة ما إن تم إصدار الكود رقم (1) للأصول يتم توضيح أسفل منه في الشجرة الأصول الثابتة والتي تحمل الآن كود (11)، من ثم يتم إصدار كود لأجهزة الكمبيوتر التي تحمل كود رقم (111) بالتالي يكون كل كود منسدل من الفرع الأصلي الأكبر منه.
أما في حالة إضافة عناصر فرعية أسفل من أجهزة الكمبيوتر مثل الكيبورد أو الماوس والطابعة وماكينات التصوير تحمل كود منسدل منه والتي تشمل (112) وتلك الطريقة الدقيقة التي من خلالها يمكن للمسؤول في المحاسبة إضافة أي عنصر جديد بصورة صحيحة، كما يمكن تصنيف الأكواد ليس فقط من خلال الأرقام لكن يمكن أيضًا تصنيفه من حيث النوع مثل بند الخصومات أو الإيرادات والمصروفات وما إلى ذلك.
الأصول في شجرة الحسابات
هناك العديد من أنواع الأصول في شجرة الحسابات التي تشمل كل من الأصول الثابتة والأصول المتداولة، بالإضافة إلى الأصول الغير ملموسة وكافة تلك الأنواع من الأصول تندرج تحت الفرع الرئيسي وهو الأصول على النحو التالي:
الأصول الثابتة
إنها تلك الموارد التي يتم استخدامها في الشركة أو المؤسسة على المدى الطويل والتي تساعد في تسهيل عملية الإنتاج بها ولا يتم إعادة بيع تلك الأصول، على سبيل المثال السيارات، الأثاث والمفروشات والمعدات وغيرها من الموارد.
الأصول المتداولة
إنها على عكس الأصول الثابتة فإنها يمكن تداولها وبيعها للاستفادة منها، لذلك تسمى الموارد السائلة وتشمل الاستثمارات قصيرة الأجل والموارد التي يتم بيعها بصورة سنوية أو شهرية للحصول على ربح ما.
الأصول الغير ملموسة
إنها الموارد المعنوية مثل السمعة التي استطاعت الشركة الحصول عليها والثقة بينها وبين العملاء، أيضًا حقوق النشر والملكية الخاصة بالشركة، بالإضافة إلى العلامة التجارية الخاصة بها.
ما هي مستويات الدليل المحاسبي
تشمل المستوى الأول ويتضمن الحسابات الرئيسية للدليل المحاسبي مثل الأصول، الإيرادات والمصروفات، وهو القاعدة التي يتم بناء عليها بقية المستويات الأخرى، المستوى الثاني يندرج أسفل منه البنود الفرعية مثل الأصول المتداولة والغير متداولة بالإضافة إلى الالتزامات بكل أنواعها مثل حقوق الملكية ورؤوس الأموال وما إلى ذلك.
يأتي المستوى الثالث شامل البنود الفرعية أسفل البنود في المستوى الثاني والتي تشمل الأرصدة والأصول النقدية بالإضافة إلى المخزون وبيانات العملاء، بالإضافة إلى الالتزامات الضريبية أسفل من الالتزامات المالية، المستوى الرابع يحتوي على البنود المتفرعة من المستوى الثالث من الأصول الثابتة، يتضمن الأصول الملموسة والغير ملموسة.
المستوى الخامس وهو الأكثر تدقيق وتحليل لكافة البنود الموجودة في المستوى الرابع، والتي كلما زاد تحليلها كلما كانت الشجرة أكثر دقة وتحقق المميزات التي تحتاج إليها لتدعيم المعاملات المحاسبية الخاصة بشركتك.