القيود المحاسبية : أنواعها وكيفية كتابتها – دليل شامل

تعد القيود المحاسبية أهم القوانين التي يتم الاعتماد عليها في الإدارة المالية المحكمة للشركة، وحصر الإيرادات والمصروفات، والتحقق من تسجيل جميع المعاملات المالية خلال الدورة المحاسبية بالكامل، وتعمل على تعزيز الابتكار وتقديم الأفكار المميزة حول المشاريع التي يمكن تحقيقها؛ حيث تهدف لتسوية وتوثيق المعاملات المالية بشفافية، وإليك أبرز أنواع القيود المحاسبية، وأهم الدفاتر التي تستخدم لتسجيل القيود المحاسبية، والأهداف من تنفيذ القيود المحاسبية، وكيفية إثبات القيود المحاسبية بشكل صحيح، والأخطاء التي تطرأ على القيود المحاسبية.

تعريف القيود المحاسبية

القيود المحاسبية هي الطريقة التي تستخدم في حفظ المعاملات المالية والتوثيق الكامل لكافة البيانات حول المشروع في وقت حدوثها، وتعمل على توضيح أطراف المعاملات وهم الدائن، والمدين، وكذلك تساعد في إيضاح الحساب المستقبل، والحساب المصدر في كافة المعاملات المالية، والأهم أنه يتم تسجيلها في دفتر الأستاذ العام، ودفتر الجرد والميزانية، وكذلك يتم تسجيلها في دفتر المراسلات، ودفتر الموازين، ودفتر اليومية العامة، والجدير بالذكر أنها أصبحت أكثر سهولة بفضل الاعتماد على المحاسبية الإلكترونية، وبالتالي يتم تسجيلها بشكل آلي.

أنواع القيود المحاسبية

يوجد نوعين من القيود المحاسبية وهم القيد البسيط، والقيد المركب، ويتم تقسيم القيود المحاسبية بالنسبة لطبيعة كل قيد إلى ثلاث أنواع وهم قيد الإقفال، وقيد التسوية، وقيد اليومية، والقيد الافتتاحي، والقيد العكسي، وإليك الشرح التفصيلي لكل نوع كما يلي:

القيد البسيط   

القيد البسيط هو القيد الذي يشمل حساب واحد فقط لكل طرف من أطراف القيود وهم المدين والدائن مثل القيود المحاسبية الخاصة بسداد أجور العاملين بالمؤسسة.

القيد المركب     

القيد المركب هو عبارة عن القيد الذي يشمل طرفيه أو أحدهما أكثر من حساب سواء الحساب الدائن، أو المدين، ويتم كتابة كلمة “من مذكورين” أو ” إلى مذكورين” قبل كتابة الطرف الذي يوجد به أكثر من حساب، وإليك الأمثلة على ذلك:

إذا كان القيد مركب من طرف الدائن

إذا كان القيد مركب من طرف المدين

إذا كان القيد مركب من قبل المدين والدائن

قيد اليومية      

قيد اليومية يعتبر الأداة الهامة في القيد المحاسبية حيث يتم الاعتماد عليه لجعل الإدارة المالية للشركة منضبطة ومحكمة، ويعمل على التحديد الجيد للنتيجة الخاصة بالنشاط بانتهاء الفترة المحاسبية سواء كانت بالربح، أو الخسارة، ويعد أول إجراء يتم تسجيله في دفاتر اليومية، والأهم أنه ينبغي أن يكون الحساب الدائن متوازن مع المدين، وإليك مثال كما يلي:

قيد التسوية      

قيد التسوية هي الوسيلة التي يتم الاعتماد عليها في تسوية الأرصدة الخاصة بالحسابات، والمساعدة في وتعديل أرصدة وتحقيق التوازن في قائمة المركز المالي للشركة في نهاية كل فترة محاسبية على حدًا، كما تساعد في تسوية الحسابات حيث تقوم الشركة في بعض الأوقات بتنفيذ العقود المختلفة ولكنها لا تحصل على القيمة الكاملة لهذه العقود، وتأتي هنا الأهمية الكبيرة لقيد التسوية، وإليك الآتي:

تسوية الإيرادات المستحقة

هي عبارة عن الإيرادات المستحقة للشركة نظير تقديم خدمة محددة، ولكنها لم تحصل عليها كاملة، والأهم أنه يتم ترحيل قيمة الأموال المستحقة إلى دفتر الأستاذ، ومثال على ذلك الآتي:

تسوية المصروفات المستحقة

هي عبارة عن المصروفات التي تتعلق بالفترة المحاسبية التي لم يتم سدادها، وكذلك لم يتم قيدها في الدفاتر الخاصة بالشركة، ومثال على ذلك:

تسوية الإيرادات المقدمة

تسوية الإيرادات المقدمة هي عبارة عن قيمة الأموال المقدمة لك قبل تقديم المنتج، ويتم تسجيل هذه الإيرادات في الدفاتر الخاصة بالشركة، والأهم أنه يتم حساب قيمة الإيرادات المتعلقة بالسنة المالية الحالية، وفي حالة زيادة قيمة الإيرادات يتم تدوينها في بند الخصم المتداول الموجود في قائمة المركز المالي، ومثال على ذلك:

تسوية المصروفات المقدمة

المصروفات المدفوعة هي الأموال المدفوعة في السنة المحاسبية ولكنها ليست خاصة بهذه الفترة المحاسبية فقط، بل تكون خاصة بأكثر من سنة محاسبية لاحقة، وفي هذه الحالة يتم تحديد قيمة المصروفات للسنة المحاسبية الحالية، والقيمة الإضافية يتم تسجيلها في قائمة المركز المالي تحت بند الأصل المتداول، وإليك مثال على ذلك:

قيد الإقفال

يقوم المحاسب باتخاذ الإجراءات المحاسبية المختلفة في نهاية كل سنة محاسبية، وأهمها إقفال كافة حسابات الإيرادات وحساب المصروفات، وذلك ليتم إعداد قائمة الدخل المالي للشركة، والتعرف على النتيجة الإجمالية لأنشطة الشركة سواء بالربح، أو بالخسارة، وفقًا للآتي:

قيد إقفال المصروفات

يتم اتخاذ الإجراءات المحاسبية وإقفال المصروفات في القائمة باعتبارها حساب دائن، ويتم تسجيل حساب الأرباح والخسائر على الطرف الأخر، ومثال على ذلك الآتي:

قيد أقفال الإيرادات

هي عبارة عن إقفال حساب الإيرادات باعتبارها كحساب مدين في القيد المحاسبي، وعلى الطرف الأخر يتم إقفال حساب الأرباح والخسائر، وإليك الآتي:

القيد الافتتاحي  

يعد القيد الافتتاحي هو عبارة عن القيد الذي يتم البدء به في السنة المالية للشركة في حالة الانتقال من سنة مالية إلى سنة مالية لاحقة عن طريق استخراج الرصيد الظاهر في الميزانية العمومية للشركة الذي يعبر عن الرصيد الخاص ببداية الفترة المحاسبية الجديدة، وإذا كانت شركة حديثة ولا يوجد لها بيانات سابقة فيتم المعالجة للقيد الافتتاحي كما يلي:

القيد العكسي    

يعتبر القيد العكسي هو أحد القيود التي تستخدم في حالة حدوث خطأ بين حسابات الدائن والمدين في القيود المحاسبية، ولهذا يتم استخدامه لتبديل الحسابات ووضع كل حساب في المكان الصحيح.

دفاتر المحاسبة التي تُسجل فيها القيود المحاسبية

إليك أهم دفاتر المحاسبة التي يتم استخدامها في تسجيل القيود المحاسبية، وهي كالآتي:

1. دفتر المراسلات: يستخدم لتسجيل القيود الخاصة بالمعاملات التجارية التي تتم  الموردين، وكذلك العملاء، ويتم تسجيل به قيود المراسلات.
2. دفتر الجرد والميزانية: يستخدم لتسجيل الحسابات الخاصة بحسابات الأصول، والخصوم، والجرد والميزانية، وحقوق الملكية.
3. دفتر المسودة: يستخدم هذا الدفتر في تسجيل القيود المحاسبية المؤقتة قبل ترحيلها إلى الدفاتر النهائية.
4. دفتر اليومية العامة: يستخدم لتسجيل القيود المحاسبية اليومية منها الإيرادات والمصروفات.
5. دفتر الموازين: يستخدم لتسجيل القيود المحاسبية المتعلقة بتوازن الحسابات.

أهداف القيود المحاسبية

تهدف القيود المحاسبية إلى توثيق المعاملات المالية عبر الاستخدام الدقيق لأهم تطبيقات القيود المحاسبية؛ حيث يتم التسجيل الدقيق لكافة المعاملات المالية، والعمل على توفير السجلات المحاسبية الموثوقة منها دفاتر اليومية، والسجلات الخاصة بالحسابات، وخلافه من سجلات الحسابات الأخرى.

كيفية عمل القيود المحاسبية     

القيود المحاسبية هي العامل الأساسي لتوثيق المعاملات المالية، وينتج عنها التحقيق الجيد لمختلف الأهداف المرجوة من المحاسبة، والأهم أنها تتضمن طرفين وهم الطرف الدائن، والطرف المدين، ويكون لكل قيد ترحيل للأموال من حساب لأخر، ولهذا يطلق عليها اسم القيد المزدوج مثال القيود المحاسبية للرواتب والأجور.

طريقة كتابة القيد بدفتر اليومية

1. هناك بعض النقاط الهامة التي يجب أخذها في الاعتبار عند كتابة القيد في دفتر اليومية أهمها المدين وهو الطرف المدين.
2. وكذلك الدائن وهو الطرف الدائن.
3. أيضًا مركز التكلفة: وهو عبارة عن المركز الذي يتم كتابة القيد به.
4. والبيان: هو عبارة عن توضيح للقيد المحاسبي.
5. علاوة على ذلك رقم القيد: وهو عبارة عن الرقم التسلسلي الخاص بالعملية المحاسبية، ويتم كتابة الرقم وفقًا لعدد العمليات المحاسبية السابقة.
6. رقم صفحة الأستاذ: وهي عبارة عن الرقم الخاص بالصفحة التي سيتم كتابة القيد بها وترحيل القيد إليها.
7. التاريخ: هو تاريخ تحرير المعاملة المالية، وكذلك يكون تاريخ تحرير القيد أيضًا.

مثال

كيفية إثبات القيود المحاسبية؟  

 ينبغي إثبات القيود المحاسبية بشفافية من أجل تعزيز المصداقية في التقارير المالية عن طريق الخطوات الهامة، وتتمثل فيما يلي:

1. ينبغي التوثيق الجيد للسياسات الخارجية، ويجب أن تكون موثوقة، ويكون الفريق المالي بالكامل على دراية بها.
2. كما ينبغي التوثيق الدقيق لكافة الوثائق الخاصة بالمعاملات المالية، وأهمها الفواتير المستلمة، والدفاتر، والتسويات المصرفية، والسجلات المحاسبية الأخرى، ويشترط أن تتوافق هذه الحسابات مع السياسات المحاسبية المعتمدة.
3. أيضًا يجب التدقيق الداخلي الصحيح والتحقق من صحة القيود المحاسبية، والتقييم الجيد للمعاملات المحاسبية.
4. وكذلك يجب إجراء المراجعات الخارجية للتحقق من دقة التقارير المالية، وصحة القيود المحاسبية.
5. علاوة على ذلك ينبغي التسجيل الصحيح لجميع العمليات المحاسبية في السجلات والتقارير المحاسبية، ويشترط أن تكون مدعومة بأهم الوثائق المطلوبة.
6. والأهم أنه يجب التدقيق الذاتي للتأكد من صحة القيود المحاسبية، ويمكن الاعتماد على التقنيات المختلفة للتدقيق الذاتي.

أهمية تطبيق القيود المحاسبية للشركات التجارية 

تطبيق القيود المحاسبية لها أهمية كبيرة بالنسبة للشركات التجارية، وتتمثل أهميتها فيما يلي:

1. تساعد في التسجيل الصحيح لجميع العمليات المالية، بالإضافة إلى الدقة الشديدة في تدوين التقرير الخاصة بالحسابات.
2. علاوة على ذلك تمنع التلاعب في تقارير الحسابات المختلفة، والتطبيق الصحيح للقيود المحاسبية تمنع التلاعب المحتملة.
3. كما يساعد في توفير البيانات الدقيقة وموثوقة حول الوضع المالي للشركة.
4. أيضًا يساعد في الحد من المخاطر المالية المحتمل تعرض المؤسسة لها مما ينتج عنه التحكم في الشركة وتجنب حدوث الأخطاء المحاسبية.
5. والأهم أن القيود المحاسبية تدعم ثقة العملاء في الوضع المالي للشركة بصورة عامة.

ما أنواع الأخطاء التي تطرأ على القيود المحاسبية؟  

يوجد بعض الأخطاء التي تطرأ على القيود المحاسبية، ويكون لها تأثير سلبي على العملية المحاسبية بالكامل، وأهمها يتمثل فيما يلي:

1. كتابة المبلغ المالي بشكل خاطئ في طرف الدائن، أو المدين، وينتج عن ذلك الخطأ في القيد المحاسبي، وفي الغالب يتم اكتشاف الخطأ بسهولة إذا تم كتابة باقي بيانات القيود صحيحة.
2. نسيان كتابة أحد المعاملات المالية ينتج عنه الخطأ في القيود المحاسبية؛ حيث يشترط كتابة جميع المعاملات المالية.
3. إجراء العمليات الحسابية بشكل خاطئ يؤثر على القيود المحاسبية سواء الجمع، أو الطرح، وبالتالي ينتج عن ذلك عدم صحة القيود المحاسبية.
4. تسجيل المعاملة المحاسبية في حساب أخر، والتبديل بين الحسابات مثل تبديل حساب المدين بالدائن، والعكس.
5. تدوين المعاملات المالية في دفتر اليومية بشكل مكرر ينتج عنه الخطأ في القيود المحاسبية.
6. والجدير بالذكر أن جميع الأخطاء في القيود المحاسبية يتم تصحيحها من خلال استخدام القيد العكسي.

أهم القيود المحاسبية   

تلعب القيود المحاسبية دور هام وأساسي في التحديد الجيد للوضع المالي للشركة، وكل قيد محاسبي له أهمية كبيرة وتأثير، وإليك أهمها كما يلي:

1-قيود حساب العملاء

هي عبارة عن القيود الخاصة بالحسابات المتعلقة بالشركات، والأشخاص الذين يقبلون على شراء المنتجات التي توفرها الشركة، وكذلك تستخدم لتحديد الأشخاص المدينة بقيمة المبيعات الآجلة، كما يتم استخدامها في تسجيل الإيرادات التي يتم الحصول عليها من بيع المنتجات.

2-قيود حساب الموردين      

تعتبر قيود حسابات الموردين هي الحسابات التي توضح الالتزامات على الشركة المطلوب سدادها، إلى الدائن، والأهم أن قيد حساب الموردين يكون في قائمة المركز المالي أسفل بند الالتزامات المتداولة.

3-قيود حساب الرواتب والأجور 

يشمل هذا القيد التسجيل الدقيق لجميع الرواتب، والتكاليف الخاصة بالأجور الشهرية لكافة العاملين بالشركة، وكذلك تستخدم في المعالجة الكاملة لكافة حسابات المعاملات المالية التي لها علاقة بالرواتب والأجور الخاصة بالموظفين، وتساعد في إعداد القوائم المالية الدقيقة.

4-قيود حساب المخزون

تعد قيود حساب المخزون هي إحدى القيود التي لها أهمية كبيرة في مختلف مراحل الإنتاج بداية من التوريد والشراء حتى مرحلة التوزيع والبيع، والجدير بالذكر أنها تستخدم في عدة حالات مختلفة منها البيع المباشر، أو التشغيل من أجل صناعة المنتجات الجديدة.      

5-قيود حساب رأس المال

هي عبارة عن القيود المتعلقة برأس مال الشركة، وتختلف باختلاف نوع الشركة سواء كانت مؤسسة فردية، أو شركة تضامن، أو شركة مساهمة، أو غيرها من أنواع الشركات الأخرى، وكذلك تختلف باختلاف نوع رأس المال، أيضًا تختلف باختلاف طبيعة السداد سواء كان السداد نقدي، أو كان السداد عن طريق تقديم عقارات، أو غيرها من الموجودات الثابتة.

6-قيود حساب المشتريات    

يعتبر قيد حساب المشتريات هو القيد الذي يستخدم لتسجيل كافة المشتريات سواء المواد الخام اللازمة، أو المنتجات المتنوعة، كما يختلف طرفي قيود المشتريات باختلاف طريقة الدفع سواء الدفع نقدًا، أو بالشيك؛ حيث أنه في حالة الدفع النقدي يكون الطرف الدائن في العقد هو الصندوق، أو الخزينة، بينما في حالة الدفع بالآجل يكون الطرف الدائن هو المورد.

ويوجد الكثير من أبرز القيود المحاسبية الهامة منها قيود حساب الإهلاك، وقيود حساب القروض، وقيود حساب البنك، وقيود حساب الأقساط، وقيود حساب العهد.

أمثلة وتمارين على القيود المحاسبية

إليك الأمثلة الهامة على القيود المحاسبية والطرق الصحيحة لتسجيل القيد المحاسبي كما يلي:      

مثال عملي شامل على القيود اليومية

يوجد عدد من العمليات التي تم تنفيذها في المؤسسة، وينبغي إجراء القيود الخاصة بها كما يلي:

1-    تم إيداع مبلغ بقيمة6000000  ريال في البنك الدولي في تاريخ يوم 1 يوليو من أجل تأسيس الشركة.

2-    سداد قيمة الإيجار الخاص بالمقر الإداري للمؤسسة عن شهر يوليو وهي 20000 ريال.

3-    تم إيداع مبلغ بقيمة 50000 ريال في صندوق المكتب؛ وذلك من الحساب الجاري في تاريخ يوم 15 يوليو.

4-    تم شراء معدات وأجهزة بمبلغ قيمته 100000 ريال، وتم سداد مبلغ بقيمة 20000 ريال نقدًا، وكذلك تم تسديد مبلغ 30000 ريال بالشيك, وباقي المبلغ يكون على الحساب، وذلك في تاريخ يوم  15أغسطس.

5-    شراء الأثاث المكتبي من شركة الأثاث بمبلغ 70000 ريال، وتم سداد مبلغ قيمته 25000 ريال بالشيك، والباقي على الحساب.

6-    سداد الفاتورة الخاصة بالكهرباء في تاريخ 1 يناير بمبلغ قيمته 2000 ريال نقدًا.

تسجيل القيود اليومية اللازمة لهذه العمليات المالية