إدارة المشتريات : أهميتها ومسؤولياتها – دليل شامل

تعتبر إدارة المشتريات من العوامل التي تساعد على نجاح الشركات بدرجة كبيرة، حيث تساعد على التعرف على جميع احتياجات الشركة ومتطلباتها والعمل على توفيرها، بالإضافة إلى أنها تمثل أهمية كبيرة بالنسبة للشركة والتي نعمل على توضيحها من حلال المقال، كما نعمل على توضيح الأهداف التي تعمل إدارة المشتريات على تحقيقها، وكذلك المراحل التي تمر بها عملية الشراء.

تعريف إدارة المشتريات

إدارة المشتريات هي التي تعمل على توفير مختلف الموارد التي تحتاج إليها الشركات، كما تقوم بمهمة الرقابة على أعمال الشركة لتمكين الشركة من تحقيق كافة أهدافها والمهام المطلوبة منها، كما تعمل على بذل الكثير من المجهود لإنجاز كافة عمليات الشراء المطلوبة مع مراعاة توفير الكمية والجودة، كما تعمل على توفير أكثر الأسعار المناسبة للشركة، وكذلك تعمل على توفير أفضل الموردين للشركة مع مراعاة عنصر الوقت.

أهمية إدارة المشتريات

تمثل إدارة المبيعات أهمية كبيرة بالنسبة للشركات، حيث تجعلها قادرة على تقديم السلع والخدمات المطلوبة منها في المدة المحددة لها، كما أن أهميتها نعمل على توضيحها من خلال النقاط التالية:

1. تساعد على التنسيق بين مختلف الإدارات بالشركة منها إدارة التسويق وإدارة المبيعات وإدارة التوزيع وإدارة الإنتاج والتي تساعد على العمل بكفاءة.
2. توفر للشركة عروض شراء مميزة وأفضل التعاقدات من خلال التفاوض بطريقة جيدة مع مختلف الجهات الأخرى.
3. تساعد على التعرف على أفضل الموردين المعتمدين عن طريق توفير كافة المعلومات عن الموردين وتكلفة الموارد.
4. كما تساعد الشركة على اتخاذ القرار المناسب بشأن الموردين التي تعمل الشركة على التعامل معهم.
5. تعمل على تحديد احتياجات الشركة من الموارد والمنتجات التي يتطلب توافرها في عمليات الشراء والتي تساعد على التوازن بين عمليات العرض والطلب بالشركة.
6. أيضًا تساعد على التزام الشركة بالقوانين الجمركية والقوانين الضريبية، والتي تضمن الحصول على مواد عالية الجودة لاستمرار عمليات التصنيع.
7. تعمل على تحسين مركز الشركة المالي عن طريق تخفيض نسبة الخسائر والعمل على توفير التكاليف التي تتعلق بالمشتريات.
8. تساعد العملاء على الثقة في الشركة من خلال توفير الموردين الموثوقين الذين تتعامل معهم الشركة لضمان جودة منتجات الشركة.

أهداف إدارة المشتريات

أهداف إدارة المشتريات متعددة كما أنها تعمل على تحقيق أهداف الشركة بغض النظر عن كونها ربحية أم لا، ومن بينها توفير احتياجات الشركة وتكلفة منخفضة وجودة عالية، كما تعمل على دعم تنافسية الشركة وتكوين شبكة علاقات مع الموردين، التنسيق مع الإدارات الأخرى وإعداد كوادر مستقبلية والتي نوضحها فيما يلي:

1-توفير احتياجات الشركة

تعد من أهم أهداف الإدارة هي السعي وراء توفير كافة المواد التي تحتاج إليها الشركة، والتي تساعدها على تحقيق ما تهدف إليه والعمل على إنجاز أعمالها بالكامل.

2-تكلفة منخفضة وجودة عالية

تهدف الإدارة إلى شراء كافة المواد التي تحتاج إليها الشركة باستمرار في العمل بأقل التكاليف والتي يطلق عليها اسم الشراء الاقتصادي، والذي يساعد على تحقيق السعر الأفضل وجودة عالية مع توفير الخدمة.

3-دعم تنافسية الشركة

تساعد إدارة المشتريات الشركة على التمتع بأكبر حصة سوقية، وذلك من خلال تمكينها من الحصول على المواد بأسعار تمكنها من منافسة الشركات المختلفة.

4-تكوين شبكة علاقات مع الموردين

تعتبر من أفضل الأهداف التي تحققها إدارة المشتريات هي قدرتها على تكوين علاقات عامة مع أفضل الموردين، والذي يساعد الشركة على الحصول على الكثير من المنافع المختلفة.

5-التنسيق مع الإدارات الأخرى

تقوم إدارة المشتريات بدور كبير في تنسيق العلاقات مع مختلف الإدارات الأخرى التي تساعد على إدارة العمل بالشركة، والتي تساعد على إنجاز الأعمال المشتركة فيما بينهما بكفاءة عالية.

6-إعداد كوادر مستقبلية

تعمل إدارة المشتريات على توفير العديد من العمالة المتخصصة والمحترفة في القيام بأعمال الشراء بكفاءة، مما يضمن للشركة استمرارها في سوق العمل بنجاح.

ننصح بقراءة التسويات الجردية في المحاسبة : تعريفها وأهدافها – دليل شامل

مسئوليات إدارة المشتريات

مسئوليات إدارة المشتريات في الشركة متعددة، حيث أنها يقع على عاتقها القيام بالعديد من المهام التي يعد من أهمها القيام بأعمال التخطيط وإجراء البحوث ومراجعة طلبات الشراء والجدولة الزمنية للمشتريات وتحديد مستوى المخزون وإصدار أوامر الشراء والتوريد واعتماد عملية التسليم والتخلص من المخزون الزائد وإليكم شرح لكل مسئولية تقوم بها فيما يلي:

1-التخطيط

تعمل إدارة المشتريات على القيام بأعمال التخطيط، والتي تساعد على التعرف على أفضل الطرق التي تتبعها الشركة والتي تتناسب مع متطلباتها، حيث تعتمد في وضع هذه الخطة على احتياجات الشركة وكمية السلع ومستوى الجودة والأسعار.

2-إجراء البحوث 

تعمل إدارة المشتريات على إجراء البحوث التي تساعد على التعرف على وضع السوق والتقلبات التي يتعرض لها باستمرار، وذلك عن طريق تجميع كافة المعلومات التي تتعلق بالمواد الخام التي تحتاج إليها الشركة، والعمل على دراسة ما إذا كانت هذه المواد متوفرة بالفعل أم لا والتغيرات التي تحدث في أسعارها، مع الحرص على توفير الأنواع البديلة لهذه المواد.

3-مراجعة طلبات الشراء 

يقع على عاتق إدارة المشتريات مراجعة طلبات الشراء التي ترد إليها من جميع الإدارات بالشركة، وبالتالي في حالة أن هذه الطلبات تزيد عن الخطة التي تم وضعها، تعمل الإدارة على إعادة هيكلة الطلبات لكي تتناسب مع احتياجات مختلف الإدارات.

4-الجدولة الزمنية للمشتريات

تقوم إدارة المشتريات بوضع الخطة الزمنية التي تعتمد عليها في تسلم قائمة المشتريات، مما يجعلها قادرة على توفير احتياجات الإدارات بأنواعها بالشركة، كما تعمل على جدولة دفعات الأموال التي ترد إليها في مقابل المواد التي يتم توريدها.

5-تحديد مستوى المخزون

تعمل إدارة المشتريات على تحديد مستوى المخزون وذلك بالمشاركة مع إدارة المخازن، والتي تقوم بدورها بالتعرف على أن نسبة المخزون في مستوى الحد الأدنى أو الحد الأقصى للطلب، أم أن المخزون في مستوى إعادة الطلب.

6-إصدار أوامر الشراء والتوريد

تقوم إدارة المشتريات بإصدار الأمر بشراء المواد التي تحتاج إليها الشركة ووضعها في المخازن، وذلك بعد الانتهاء من الاتفاق مع المورد على مواصفات المواد وكميتها وسعرها.

7-اعتماد عملية التسليم

تتولى إدارة المشتريات مهمة التأكد من أن جميع عقود الشراء التي قامت بها الشركة صحيحة وكذلك الفواتير وذلك بالتعاون مع الشئون القانونية، كما تعمل الإدارة على فحص جميع المواد والتأكد من أنها مطابقة للمواصفات.

8-التخلص من المخزون الزائد

كما تتولى إدارة المشتريات مهمة التخلص من المواد الزائدة عن حاجة الشركة والموجودة في المخازن التي لم تعد الشركة في حاجة إليها.

ننصح بقراءة : الجرد الدوري والمستمر : الأساسيات والفرق بينهم – دليل شامل

مراحل عملية الشراء في إدارة المشتريات

تتعدد المراحل التي تمر بها عملية الشراء في إدارة المشتريات والتي تقوم بدور كبير لتحقيق أفضل عمليات الشراء، حيث تعمل في البداية على استقبال طلبات الشراء ودراستها وتحديد المورد، إصدار أمر الشراء والمفاوضات وتوقيع العقود والمستندات واستلام الاصناف وفحصها، مراجعة المستندات والفواتير وإليكم شرح مفصل لمراحل العملية الشرائية فيما يلي:

1-استقبال طلبات الشراء ودراستها

في البداية تعمل إدارة المشتريات على استقبال كافة طلبات الشراء من قبل إدارة المخازن وكذلك تستقبل طلبات الشراء من مختلف الإدارات والعمل على دراستها، ومن ثم تعمل على تحديد ما إذا كانت هناك إمكانية لتوفير هذه الطلبات أم لا.

2-تحديد المورد

تعمل إدارة المشتريات على دراسة كافة العروض التي يقدمها العديد من الموردين، حيث تعمل على البحث عن أفضل مورد من بينهم، كما تعمل على دراسة عروض الأسعار التي تحصل عليها من قبل الموردين لاختيار الأنسب من بينهم.

3-إصدار أمر الشراء

تعمل إدارة المشتريات على إصدار الأمر بالشراء وذلك بعد أن قامت باختيار المورد، حيث تعمل على كتابة كافة البيانات التي يتطلب توافرها في أمر الشراء من البيانات التي تتعلق بالشركة والمورد من الاسم والعنوان ونوع الصنف المطلوب شرائه ومواصفاته، وكذلك يحتوي الأمر على موعد الشراء والمكان الذي يتم فيه التسليم وشروط الدفع وتفاصيل الشحن.

4-المفاوضات وتوقيع العقود والمستندات

تعمل إدارة المشتريات على عمل مفاوضات مع الموردين حول الأسعار والوقت الذي يتم فيه توريد المواد وشروط الشراء، كما تعمل على الوصول إلى الاتفاق الذي ينال رضا كلًا من الشركة والمورد، والعمل على توقيع عقود الشراء فيما بينهما.

5-استلام الأصناف وفحصها

تتولى إدارة المشتريات مهمة استلام الأصناف التي تم الاتفاق على شرائها بالتعاون مع بعض الإدارات الأخرى، وذلك من أجل التأكد من جودة المواد ومطابقتها للمواصفات.

6-مراجعة المستندات والفواتير

تقوم إدارة المشتريات بمهمة التأكد من صحة الفواتير والمستندات التي تتعلق بعمليات الشراء، بالإضافة إلى أنها تقوم بمراجعة أوامر التوريد وسجلات الموردين والأصناف وما إلى ذلك.

المشاكل التي تواجهها إدارة المشتريات

هناك بعض المشكلات التي تواجه إدارة المشتريات والتي تجعلها غير قادرة على القيام بمهامها بجودة، منها زيادة التكاليف وقلة الموردين، وجود عدد كبير من الموردين وعدم توافر المصداقية من الموردين، عدم امتلاك المعلومات الكافية عن المنتج وقيود الميزانية الخاصة بعمليات الشراء، المتطلبات التعجيزية من الإدارة العليا ومخالفة معايير الجودة، وكذلك تحديات قوانين الشراء والتي نوضح كلًا منها فيما يلي:

1-زيادة التكاليف

تتعرض إدارة المشتريات إلى مشكلة الارتفاع في الأسعار والتضخم الاقتصادي، حيث أن هذه الزيادة في الأسعار تؤثر بشكل سلبي على نسبة الأرباح التي يمكن أن تحققها الشركة وفقًا للخطة المالية.

2-قلة الموردين

يواجه مسئول المشتريات بالشركة مشكلة عدم القدرة على اختيار المورد الأفضل، وذلك لعدم توافر الكثير من الموردين الذين يعملون على توفير المواد.

3-وجود عدد كبير من الموردين 

في حالة توافر عدد كبير من الموردين يصبح من الصعب على إدارة المشتريات أن تختار الأفضل من بينهم، كما أنها تواجه مشكلة التفاوت الكبير في عروض الأسعار التي يقدمها الموردين.

4-عدم توافر المصداقية من الموردين

في بعض الحالات تتعرض إدارة المشتريات إلى مشكلة مع الموردين وهي عدم الوفاء بالاتفاق الذي تم مع إدارة المشتريات، سواء مشكلة في عدم تسليم المواد في الموعد المتفق عليه أو عدم توافر المواصفات المتفق عليها في المواد.

5-عدم امتلاك المعلومات الكافية عن المنتج

تتعرض إدارة المشتريات إلى مشكلة عدم توافر الكثير من المعلومات عن المواد التي يتطلب شرائها، مما يجعل هناك بعض الأخطاء التي تقع فيها إدارة المشتريات والتي تتمثل في عدم توافر الكثير من المواصفات المطلوبة في المواد، وبالتالي يواجه مسئول الشراء مشكلة عدم القدرة على تقييم المواد التي يوفرها الموردين وعدم القدرة على الاختيار فيما بينهما.

6-قيود الميزانية الخاصة بعمليات الشراء

تواجه إدارة المشتريات مشكلة التقيد بالميزانية التي تضعها الجهات المسئولة بالشركة لشراء المواد، حيث أنه في بعض الأوقات تكون الميزانية محدودة بدرجة كبيرة وغير كافية لعمليات الشراء المطلوبة، مما يجعل الإدارة غير قادرة على تحقيق أهدافها.

7-المتطلبات التعجيزية من الإدارة العليا

تسعى إدارة المشتريات بشكل مستمر إلى توفير أفضل جودة وأفضل وأقل الأسعار، ولكن قد تواجه مشكلة مع الإدارة العليا التي تتطلب توفير بعض المتطلبات التي لا تستطيع الإدارة الوفاء بها مع توفير مقابل مادي منخفض.

8-مخالفة معايير الجودة

تواجه إدارة المشتريات في الكثير من الأوقات مشكلة مع معايير الجودة، وذلك في حالة عرض المنتج على بعض الجهات الحكومية، والتي قد تنتج عن وجود مشكلة في معايير الجودة الخاصة بالمواد التي تستخدم في التصنيع، وبالتالي لابد من التأكد من التعامل مع الموردين الذين يمتلكون أجود المواد.

9-تحديات قوانين الشراء

هناك بعض اللوائح والقوانين المعقدة التي تتعلق بعمليات الشراء والتي تتعرض للتحديث من وقت لآخر والتي تؤثر على عمل إدارة المشتريات، والتي يعد من أهمها قوانين البيئة والضرائب والجمارك.

ننصح بقراءة ما الفرق بين كارت الصنف وكارت المخزون وإذن الصرف.

نصائح لنجاح أداء إدارة المشتريات 

هناك العديد من النصائح التي يجب العمل بها لنجاح أداء إدارة المشتريات والتي نوضحها من خلال السطور التالية:

الرقابة على الأداء

لتطوير أداء إدارة المشتريات يجب أن تقوم بالرقابة على مختلف المهام التي تقوم بها، وذلك من أجل التعرف على النقاط القوية وكذلك الضعيفة التي توجد بها، كما تساعد على تحليل النتائج التي عملت الإدارة على الوصول إليها، وبالتالي تتمكن إدارة المشتريات من الوصول إلى أهدافها.

الاستفادة من التجارب السابقة

يساعد الاطلاع على التجارب السابقة لإدارة المشتريات من أكثر الأمور التي تساعد على تطوير أدائها، حيث تساعد الإدارة على وضع يدها على كافة الأمور السلبية والايجابية التي تتبعها في العمل، ومن ثم يمكنها تطوير طريقتها في العمل.

تصحيح مسار الانحرافات

تستطيع إدارة المشتريات من خلال عمليات البحث التي تقوم بها والاستقصاء تحديد الانحرافات في العمل وكذلك التعرف عن المركز الذي يؤدي إلى حدوث هذه الانحرافات، حيث تقوم الإدارة بالعمل على تصحيح هذه الانحرافات من خلال اتخاذ الإجراءات اللازمة.

تحسين مهارات مسئول المشتريات

يعتبر تحسين المهارات التي يمتلكها مسئول المشتريات من الأمور التي تساعد على نجاح أعمال إدارة المشتريات بنسبة كبيرة، حيث أن يجب أن يكون مسئول المشتريات قادر على اتخاذ القرارات الصائبة والقدرة على التفاوض والتعرف على المستجدات في السوق.

ننصح بقراءة : الجرد : أنواع الجرد وأفضل الممارسات حساب المخزون – دليل شامل

كيف يمكن للحلول التكنولوجية تطوير إدارة المشتريات

هناك العديد من الحلول التكنولوجية التي تساعد على تطوير إدارة المشتريات، ومن بين الحلول التكنولوجية أتمتة عمليات الشراء وبناء شبكة الموردين، إدارة المخزون وتطوير أداء المشتريات وإليكم شرح وافي لدور الحلول التكنولوجية في تطوير إدارة المشتريات فيما يلي:

أتمتة عمليات الشراء

توفر برامج المشتريات العديد من الباقات التي توفر الكثير من الحلول التي تتعلق بأتمتة عمليات الشراء، حيث تساعد على تحديد طلبات الشراء والعمل على الموافقة على هذه الطلبات، كما تساعد هذه البرامج على كتابعة كافة عمليات التسليم التي تقوم بها الإدارة مع الموردين، بالإضافة إلى أنها تساعد على مراجعة الفواتير وتسويتها، وبالتالي التخلص من كافة الأخطاء سواء المالية أو الأخطاء المحاسبية التي تتعلق بعمليات الشراء.

بناء شبكة الموردين

تساهم البرامج التي توفرها إدارة المشتريات في تسجيل كافة البيانات والمعلومات عن الموردين، كما تساعد على تصنيف الموردين والعمل على تحديث البيانات الخاصة بهم، وبالتالي يستطيع مسئول المشتريات الاختيار فيما بينهم والعمل على إدارة عقود الشراء والمستندات.

إدارة المخزون

تستطيع العديد من البرامج التي توفرها إدارة المشتريات التحكم في المخزون، حيث يساعد النظام على التعرف على كافة البيانات التي تتعلق بالمخزون سواء كمية المخزون ونوعه وتاريخ صلاحيته، كما أن هذه البيانات يعمل النظام على تحديثها باستمرار في حالة زيادة المخزون أو تخفيض كميته، مما يساعد مسئول المشتريات على التعرف على نوع المخزون التالف والصالح للاستخدام، وكذلك التعرف على الاحتياجات التي يجب توفيرها.

تطوير أداء المشتريات

تساعد الحلول التكنولوجية على تحليل طريقة عمل إدارة المشتريات، والعمل على تحديد مدى قدرتها على مواجهة المخاطر، ومن ثم استخدام نتائج التحليل في تحسين طريقة عمل إدارة المشتريات.