ما هي أهمية أنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP الأنواع والمميزات والعيوب

يتضمن برنامج تخطيط موارد المؤسسات ERPالكثير من البرامج والأدوات التي تساعد على إدارة مختلف الإدارات بالشركة أو المؤسسة، لذلك يعد من أهم البرامج المستخدمة في الشركات وذلك:

• لأنه يقدم معلومات مالية دقيقة متعلقة بنشاطك نادرًا ما يوجد بها أخطاء مقارنة بالأدوات الأخرى، مثل برنامج الاكسيل والأوراق.
• الحصول على المعلومات بسرعة كبيرة بجانب سرعة إدارة العمليات، مما يترتب عليه التمكن من اتخاذ القرارات بصورة أسرع من ذي قبل.
• إمكانية إجراء التعديلات على البرنامج لتتناسب مع طبيعة عمل كل شركة.
• تقديم الدعم للبرامج المتطورة الخاصة بالشركات والمؤسسات، من خلال تقديم قاعدة بيانات عريضة لإنترنت الأشياء والتقنيات الخاصة بالذكاء الاصطناعي بجانب البلوك تشين.
• خفض المصروفات وذلك بفضل المزايا التي يتضمنها برنامج تخطيط موارد المؤسسات ERP.
• عرض النتائج الخاصة بالبيانات التي تم إدخالها للبرنامج في صورة تقارير.
• تشفير المعلومات والبيانات والتحكم في الوصول إليها، وذلك بفضل تقنيات التشفير التي يتضمنها البرنامج.
• واجهة برنامج تخطيط موارد المؤسسات ERPتسمح بتفاعل العملاء معه.

أنواع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات

البرنامج نتاج تطوير أنظمة سابقة هي نظام تطوير تخطيط المواد MRP المختص بالعمليات الخاصة بالتصنيع والإنتاج، بالإضافة إلى نظام إدارة العملاء CRM الهدف منه إدارة العملاء والاحتفاظ بولائهم لفترات طويلة بعد التطوير يوجد 3 أنواع من الأنظمة الشائع استخدامها ننوه عنها فيما يلي:

أنظمة مفتوحة المصدر

تتميز بانها متاحة للجميع بدون رسوم عند العمل على النظام، لكن عند الحاجة للدعم الفني والتحديثات يجب دفع رسوم محددة من قبل مطور البرنامج، الجدير بالذكر أن تلك الأنظمة تمنح مستخدميها الكود البرمجي للبرنامج للتمكن من تطويره وتعديله حسب الحاجة.

أنظمة في مكان العمل

تتميز بتثبيتها على أجهزة الحاسوب الخاصة بك وإدخال التعديلات المطلوبة للتمكن من الاستفادة منها وذلك بعد التواصل مع مزود الخدمة وتوضيح المتطلبات، الجدير بالذكر أن ذلك النظام يتم تثبيته على بعض الأجهزة ولا يتم الوصول إليه عبر شبكة الإنترنت، إلا في حالة تطبيق نظام يسمح بربط أنظمة العمل بأنظمة سحابية.   

أنظمة سحابية

المقصود بها تلك الأنظمة التي يمكن الوصول إليها، دون الحاجة لأجهزة الشركة من خلال شبكة الإنترنت مقابل رسوم شهرية تمنح مستخدمها حق استخدام النظام طوال فترة الاشتراك فقط.

مميزات نظام تخطيط موارد المؤسسة

يتميز النظام بتقديمه مميزات متنوعة لمستخدميه نوضحها بالتفصيل فيما يلي:

إمكانية التكامل مع مختلف الأنظمة المختلفة

حقق البرنامج المعادلة الصعبة وهي تبادل البيانات بين الأقسام بسرعة ودقة عالية، حيث يسمح لأي موظف بالدخول إليه للاطلاع على البيانات المطلوبة، لذلك حرص مزود الخدمة على تحقيق التكامل لتوفير الاتي:

• المركزية والبيانات الموحدة المتصلة بالسحابة.
• خفض نسبة الخطأ عند إدخال البيانات.
• القيام بتحديث سريع للبيانات وإيصالها للموظفين المعنيين.
• القدرة على اتخاذ القرارات بصورة أسرع لتوفر البيانات طوال الوقت.
• التواصل الجيد بين مختلف الأقسام الإدارية بالشركة.
• التمكن من إدارة الشركة أو المؤسسة من خلال برنامج تخطيط موارد المؤسسات ERP.
• عدم الحاجة لمشاركة البيانات بشكل تسلسلي.

سرعة إنجاز الأعمال

يساعد البرنامج على توصيل الخدمة للعميل في وقت قياسي، وذلك لأنه بمثابة الرقيب على سير كافة العمليات سواء الإنتاجية أو التشغيلية الخاصة بالشركة مما يترتب عليه تسريع مختلف عمليات ومهام الشركة وذلك من خلال الخواص التالية:

• القيام بالمهام الروتينية التي تتميز بتكرارها بطريقة آلية دون الحاجة إلى تدخل بشري.
• إمكانية تنفيذ عمليات بطريقة تلقائية في حالة وجود خطوة سابقة لها.
• رفع البيانات بمختلف أنواعها والتعامل معها وإتمام عمليات متنوعة بسرعة.
• مد العملاء بالمعلومات الخاصة بالعروض والمنتجات المحدثة أول بأول، مما يترتب عليه ترسيخ المصداقية مع العملاء.
• القدرة على الوصول للتقارير الخاصة بمراحل الإنتاج وعمليات التصنيع في ثوان، مما يساعد على اتخاذ القرارات المناسبة لمتابعة العمليات الإنتاجية.
• وفرة المعلومات المالية بالإضافة إلى الحصول على تقارير جزئية أو مفصلة، للتمكن من إصدار القرارات الخاصة بالمالية بسرعة.  
• المميز أن البرنامج سهل الاستخدام برغم ذلك يوفر الدعم الفني شرح لطريقة عمله، بالإضافة إلى الفيديوهات.
• إمكانية إطلاع الأقسام الإدارية المختلفة على البيانات بشكل لحظي.

خفض التكاليف

هدف أي شركة هو زيادة الأرباح وتخفيض التكلفة، لذلك نوصي باستخدام البرنامج للأسباب التالية:

• القيام باختزال الخطوات الغير مفيدة بالتالي خفض الأموال التي يتم إنفاقها على مهام يمكن الاستغناء عنها.
• عدم الحاجة لأكثر من نظام لإدارة أعمال الشركة أو المؤسسة، وذلك لوجود نظام شامل جميع الأنظمة.
• القدرة على احتساب الضرائب بكل دقة، بالتالي تخفيض التكاليف والمصاريف التي يتم إهدارها عن طريق الخطأ.
• القيام بإدارة كافة العمليات المالية والمحاسبية بصورة أفضل مع إمكانية هيكلة الإيرادات والمصروفات بصورة احترافية.
• حساب العائد على الاستثمار بعد شراء ذلك النظام.

زيادة الإنتاج

للوصول إلى ذلك الهدف يجب التأكد من إدارة الموارد الخاصة بالشركة بطريقة احترافية، يجب الاستعانة بالبرنامج الذي يقدم:

• سرعه التواصل بين الأقسام الإدارية المختلفة مما يساعد على زيادة كفاءه موظفين، بالتالي إنتاج المنتجات الذي يحتاج لأكثر من قسم الحصول عليه أفضل وأسرع.
• استخدام الذكاء الصناعي في تنفيذ بعض العمليات بشكل تلقائي بدون التدخل البشري مما يساعد على زيادة الإنتاجية وذلك عند استخدام هذا النظام.
• المحافظة على الوقت وعدم إهداره لإتمام كافة أنواع العمليات مما يترتب عليه زيادة إنتاجية الشركة.
• تحسين التوريد والإمدادات، بالإضافة إلى إمكانية التحكم في طرق النقل والتخزين متعلقة بالمنتجات النهائية.
• إرسال الأخطاء المختصين للقيام بحلها، بالتالي خفض نسبه الخسائر التي يمكن أن تتعرض لها الشركة أو المؤسسة.
• النظام يسمح لأي عدد من المستخدمين بالولوج إليه واستخدام أدواته لتنفيذ المهام المختلفة.
• الجدير بالذكر أن ذلك النظام يساعد على مراقبه المنتجات الموجودة في المخازن، مما يترتب عليه إعادة تعبئتها في الوقت المناسب.

التخزين الموحد للبيانات والمعلومات وتأمينها

برنامج تخطيط موارد المؤسسات ERP السحابي يتميز بإيجاد حلول تخزينية عملية، كما سنوضح فيما يلي:

• وجود قاعدة بيانات مشتركة يتم الاعتماد عليها لتخزين البيانات الموحدة المعروفة بمصطلح Master Data.
• تقنين عملية الوصول للمعلومات والبيانات حيث يتم تحديد صلاحية الوصول لكل موظف.
• العمل على تخزين جميع البيانات بمكان واحد وحمايتها من الاختراق.
• منح البيانات المخزنة الشرعية وذلك باعتبارها مستندات رسمية.
• إمكانية التوقيع الإلكتروني على جميع الأوراق والفواتير.

إصدار تقارير دقيقة

تهتم الشركات بإصدار تقارير خاصة بإنجازاتها ليتمكن الجميع من الوصول إليها، لذلك يمنح البرنامج تلكم الميزة، كما سنوضح فيما يلي:

• إمكانية تحديد ومعالجة الأخطاء تلقائيًا مما يرفع جودة التقارير.
• يساعد البرنامج على منح العملاء تقارير مستقبلية تساعد في صنع القرار.
• إمكانية الحصول على التقارير بمجرد الانتهاء من المعاملة.
• يتم تجميع وتحليل المعلومات بأفضل الطرق التقنية.

المرونة

يتصف البرنامج بالمرونة ليتناسب مع طبيعة العمل لأي شركة وذلك عن طريق:

• التمكن من تهيئة البرنامج بما يتناسب مع متطلبات الشركة.
• توفير البيانات بصفة دائمة للتمكن من تنفيذ مختلف الإجراءات أيًا كان نظام الشركة.
• إمكانية متابعة جميع الفروع التابعة للشركة أو المؤسسة في نفس الوقت.
• البرنامج متوافق مع قواعد أجايل المستخدمة في إدارة المشروعات.

عيوب أنظمة تخطيط موارد المؤسسات

برغم المزايا العديدة التي ذكرت يوجد بعض العيوب بالبرنامج، كما سنوضح فيما يلي:

ارتفاع التكلفة

• سعر الاشتراك الشهري للبرنامج أو إعادة التهيئة مكلف ماديًا لذلك لا يناسب الشركات الصغيرة.
• يحتاج النظام إلى تدريب الموظفين على طريقة استخدامه مما يكبد الشركة مصاريف إضافية.
• نسبة فشل تطبيق النظام تتراوح بين 50 إلى 70%.

تحديث إدارة الشركة

استخدام النظام يترتب عليه إجراء تغيير شامل لكافة الإدارات ليتم التوافق مع البرنامج.

صعوبة التعامل مع النظام

يشترط لنجاح النظام تدريب الموظفين تدريب جيد للتمكن من استخدامه، بالإضافة إلى الاستعانة بمتخصصين للتعامل مع النظام.

الحاجة لوقت طويل لتثبيت النظام

عند تثبيت النظام بالشركات الكبيرة يحتاج الأمر لسنوات لتفعيل النظام داخل الشركة باسرها، بجانب أن عملية التثبيت تحتاج لمحترفين مما يكبد الشركة تكاليف عالية.

العائد بعيد المدى

• استبدال نظام الشركة القديم بنظام ERP لن يعود بأرباح على الشركة إلا بعد فترة طويلة.
• عدم رضا العملاء عند التعامل مع نظام ERP
• يحتاج النظام للتعامل باحترافية مما يجعل تجاوب العملاء معه صعب.
• نقل بيانات النظم السابقة بصعوبة
• تحتاج عملية النقل إلى وقت طويل ومجهود كبير حيث يتم تعديل صياغة البيانات بحيث تتوافق مع النظام.

المجالات التي يساعد فيها أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية

يطبق النظام في مجالات عديده نوضحها بالتفصيل فيما يلي:

المبيعات

في ظل التحول الرقمي بالدول العربية يتطلب الأمر الحصول على فواتير إلكترونية لذلك نظام تخطيط الموارد المؤسسية يساعد على إصدار الفواتير الإلكترونية والتي تشتمل على تقسيط أو تقديم العروض بالإضافة إلى إمكانية السماح للعملاء بالاستفادة من نقاط الولاء الخاصة بهم وتحويلها لخصومات على فواتير الشراء الجديدة.

نقاط البيع

تستخدمها المحلات والصيدليات التي تحتاج لبرنامج الكاشير المسمى ببرنامج نقاط البيع والذي بدوره يدون جلسات البيع التي تتضمن عمليات البيع وتسجيل إيرادات البيع باستخدام جهاز الباركود لتسجيل المنتج على الفاتورة في ثواني.

إدارة الموارد البشرية

يمكن استخدام البرنامج للتمكن من إدارة الموارد البشرية والتي قد تتمثل في تسجيل بيانات الموظفين والعقود الخاصة بهم، بالإضافة إلى تحديد المرتبات ومسؤولية كل موظف، بجانب أنه يتم متابعة الحضور والانصراف وإمكانية تطبيق العقوبات والجزاءات في حال المخالفة للوائح الشركة.

المتجر الإلكتروني

نظرًا لانتشار التجارة الإلكترونية والتفاعل بين الفئات المستهدفة والموقع لابد من تقديم برنامج ذو واجهة استخدام سهله لربط المتجر الإلكتروني بالمخزون والمبيعات والموردين، مما يساعد على تقديم الخدمة بسهولة وجني الأرباح المرجوة منها.

أوامر الشغل

يقصد بأوامر الشغل العمليات الخاصة بالإنتاج والتصنيع والتي لابد من ربطها بنظام الـ ERP للتمكن من الإدارة المثلى لأوامر الشغل.

المخزون

يعالج البرنامج المشاكل المتعلقة بالمخزون سواء كانت عجز أو جرد أو تكدس للمنتجات داخل المخازن، لذلك استخدام البرنامج يساعد على حل تلك المشاكل بدقة عالية.

المشتريات

انعقاد الصفقات واختيار الموردين ليس المعيار الأوحد لتحقيق النجاح لكن لابد من إدارة المشتريات حسب طبيعة العمل وحجمه، مما يتطلب الاستعانة بالبرنامج للحصول على دورة مشتريات متوافقة مع طبيعة عمل الشركة.

المحاسبة

يمكن القول إن برنامج إدارة تخطيط الموارد المؤسسية ليس فقط عبارة عن سندات قبض أو صرف إلكترونية وإنشاء قيود، لكنه عباره عن برنامج يوثق الدورة المحاسبية بطريقة أسهل، مما يساعد أصحاب الأعمال على فهم التقارير التي يقدمها البرنامج مما يجعله الخيار الأمثل لأي شركة.

متي تعرف أن شركتك تحتاج لنظام تخطيط الموارد المؤسسية

يمكن تحديد حاجة الشركة لنظام تخطيط الموارد المؤسسية من خلال بعض المؤشرات التالية:

• وجود برامج وأدوات كثيرة برغم ذلك عدم توافق وترابط الأقسام الإدارية بعضها ببعض.
• احتمالية حدوث أخطاء في البيانات كبيرة بسبب وجود نسخ منها على أكثر من برنامج.
• عدم امتلاك سحابة مركزية لتجميع البيانات المختلفة.
• استخدام أدوات غير احترافية يترتب عليها استغراق مدة زمنية طويلة لتنفيذ العمليات اليومية.
• عند التوسع في نشاط الشركة ينبغي الاستعانة بذلك النظام.
• الحاجة إلى الفواتير الإلكترونية تستدعي استخدام البرنامج.
• وجود موظفين مؤهلين للتعامل مع البرامج ذات التقنيات العالية، يساعد على تطبيق ذلك البرنامج والاستفادة منه.
• تلقي شكاوى من العملاء بسبب بطء التواصل معهم أحد الأسباب التي تستدعي تطبيق البرنامج.
• إذا كنت ترنو إلى استثمار طويل الأجل ينبغي تثبيت نظام تخطيط الموارد المؤسسية داخل الشركة.
• عدم وجود برامج غير داعمة للتكامل مع واجهات أخرى.
• الحاجة إلى إعداد تقارير مفصلة وعدم وضوح المعلومات.

كيف تختار نظام الـ ERP المناسب لاحتياجاتك؟

لتحقيق النجاح والاستفادة من برنامج نظام تخطيط الموارد المؤسسية، ينبغي التعرف على المعايير الواجب اتباعها عند اختيار البرنامج والتي نوضحها فيما يلي:

• المعرفة الجيدة بنظام البرنامج والعمل على تحديد احتياجات الشركة ومعرفه المهام المتوقع إنجازها من خلال النظام الجديد.
• اختيار البرنامج الملائم للميزانية الخاصة بك، وذلك لتحقيق التوازن بين مزايا البرنامج والسعر الخاص به.
• عدم شراء البرامج ذات الأسعار المكلفة بل يجب شراء النظام الذي يحقق لشركتك احتياجاتها بالفعل.
• التحري عن البرنامج الذي تود الحصول عليه من خلال طرح أسئلة على مستخدمين له بالفعل للتعرف على جودة البرنامج قبل شرائه، وذلك لأنه يوجد بالأسواق برامج متنوعة في المزايا التي تقدمها، لذلك يجب اختيار البرنامج الذي يفي باحتياجاتك بالفعل بغض النظر عن سعره.
• يجب شراء البرنامج المدعوم بخدمات متميزة وذلك للحصول على دعم فني عند مواجهة أي مشكلة به ومعرفة تكلفة هذا الدعم قبل الشراء البرنامج.
• ينبغي الإلمام بكل ما يخص النظام وطريقه تفعيل.
• البحث عن مزايا كل برنامج من خلال الاطلاع على تجارب حقيقيه للمستخدمين السابقين بالاستعانة بمواقع التواصل الاجتماعي والمجموعات ذات الصلة.

ما أسباب فشل أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية ERP؟

نظام تخطيط الموارد المؤسسية نسبة فشله تتراوح بين 55 إلى 75% وذلك لأسباب كثيرة، نوضحها بالتفصيل فيما يلي:

• عدم القدرة على تحديد احتياجات الشركة من النظام بطريقه احترافية ومحددة.
• فشل الموظفين في التعامل مع النظام الجديد وعدم استجابتهم للدورات التدريبية الخاصة بطريقة عمله.
• جهل الإدارة العليا بإمكانيات النظام مما يؤدي إلى فشله، لذلك لابد من الاستعانة بدورات تدريبية لفهم البرنامج قبل شراءه.
• اختيار برنامج غير متناسب مع نظام الشركة ماديًا أو مهاريًا يؤدي إلى فشل النظام.
• اختيار مزودين خدمة غير مؤهلين لتقديم الدعم الفني.
• رغبه الإدارة في تنفيذ جميع العمليات من خلال البرنامج، مما يجعل عمليه سير لعمليات من خلاله صعب ومعقده وهذا يتنافى مع هدف البرنامج أو النظام.