القيد المزدوج : تعريفه وكيف يتم عمله مع الأمثلة – دليل شامل

تسجيل القيود المحاسبية بدقة يساعد في تحقيق نجاح المؤسسة، وضمان سلامة ودقة سجلات المحاسبة، ولهذا ينبغي تحري الدقة في تسجيل المعاملات المالية وتحتاج المؤسسات إلى القيود المزدوجة ليتم إجراء هذه العملية بسهولة، ولهذا طريقة تسجيل القيود المحاسبية، وكيفية تسجيل القيود المزدوجة، ومزايا وعيوب القيد المزدوج بالكامل.

تعريف القيد المزدوج

القيد المزدوج هو أحد الطرق المحاسبية التي تستخدم في تسجيل المعاملات المحاسبية في حسابين ليتم اتزان المعادلة المحاسبية وهم الدائن والمدين، ويعمل هذا القيد على توفير السجلات المحاسبية الشاملة لكافة المعاملات المالية، وينبغي تعادل القيمة الإجمالية للحسابات الدائنة مع إجمالي الحسابات المدينة، ويجب تسجيل كل قيد محاسبي في الدفاتر بحسابين على الأقل، والأهم أن إجمالي قيمة الأصول ينبغي أن يساوي قيمة الخصوم الإجمالية.

كيف يتم عمل نظرية القيد المزدوج

يتم عمل القيد المزدوج بناءً على المعادلة: الأصول = قيمة الالتزامات + حقوق الملكية ونستنتج من ذلك أن قيمة الأصول تعامل مجموع الالتزامات وحقوق الملكية، ويتم تسجيل المعاملات المحاسبية في الطرف الحسابات المدينة، ويتم تسجيل القيد الدائن في نفس الوقت، وتشير المعدات والأراضي إلى الأصول وتعني الطرف المدين، بينما رؤوس الأموال والقروض تصنف بأنها حسابات دائنة، ويتم عمل القيد المزدوج فيما يلي:

كيف يتم تسجيل العمليات المالية باستخدام القيد المزدوج

يتم تسجيل العمليات المالية باستخدام القيد المزدوج ليتم عكس تأثيرها على الشركة بالكامل، وتتضمن القيود المختلفة وأبرزها يتمثل فيما يلي:

1. القيد المزدوج الافتتاحي: يستخدم في التسجيل الدقيق لرأس مال المؤسسة الافتتاحي، وكافة الموارد المالية التي يتم استخدامها في بداية أعمال الشركة، ويتم تسجيله بطرف الحسابات المدين، والحسابات المستحقة وهي تمثل الطرف الدائن للحسابات.
2. القيد المزدوج للمبيعات: هو القيد الذي يستخدم لتسجيل إيرادات الشركة في الطرف المدين في حسابات الإيرادات، ويتم تسجيل الزيادة في الأصول في الجانب الدائن مثل التدفقات النقدية في نفس الوقت.
3. القيد المزدوج للمشتريات: يتم تسجيل المخزون الزائد، أو الأصول في الطرف المدين من الحسابات في حالة شراء المواد الأولية، وفي نفس الوقت يتم تسجيل القيمة الزائدة في الطرف الدائن منها الحسابات الدائنة، أو التدفقات النقدية.
4. القيد المزدوج لاستلام المستحقات: يستخدم هذا القيد لتسجيل الزيادة في التدفقات النقدية، أو الحسابات المدينة في الطرف المدين في حالة الحصول على التدفقات النقدية، وفي نفس الوقت يتم تسجيل قيمة الإيرادات الإضافية المستحقة في الطرف الدائن.
5. القيد المزدوج لسداد المستحقات: يستخدم هذا القيد في تسجيل الزيادة في الحسابات الدائنة للتدفقات النقدية في الطرف المدين، وكذلك يتم تسجيل الحسابات المدينة في الجانب المدين، وفي نفس الوقت يتم تسجيل الزيادة في قيمة الحسابات المستحقة في الطرف الدائن.

مميزات القيد المزدوج

تتعدد مزايا القيد المزدوج في تسجيل المعاملات المحاسبية عند مقارنته بالقيد المفرد؛ حيث تتمثل أهم المزايا كما يلي:

1-تسجيل جميع المعاملات المحاسبية

يساعد القيد المزدوج في تسجيل كافة المعاملات المحاسبية الخاصة بالمؤسسة بشكل دقيق في صورة قيدين متساويين القيمة وهم الطرف الدائن والمدين، وتعمل على التسجيل الصحيح لجميع العمليات الحسابية، وبالتالي تزيد من الشفافية في المعاملات المحاسبية والمراجعة الدقيقة للحسابات.

2-سرعة اكتشاف الأخطاء

يستخدم القيد المزدوج في الكشف السريع عن الأخطاء في تسجيل المعاملات المحاسبية عن طريق توازن الحسابات وإمكانية تصحيح الأخطاء، وكذلك ينتج عنها الدقة في الإبلاغ المالي، وتوفير البيانات المالية الدقيقة التي يسهل فهمها وتحليلها سواء من قبل المحاسبين الداخليين والخارجيين.

3-سهولة التدقيق 

يتميز القيد المزدوج بالدقة والشفافية نتيجة تسجيل كافة المعاملات المحاسبية مرتين لكل معاملة، وبالتالي يسهل الرقابة على المعاملات المحاسبية ويتم التدقيق الداخلي بسهولة لضمان صحة ودقة السجلات المحاسبية.

4-التخطيط المالي ودقة التوقعات

يساعد القيد المزدوج في الفهم العميق للاتجاهات المالية، بالإضافة إلى التقدير الجيد للأداء المالي للمؤسسة، ويتم استخدام بسهولة في التوقع المستقبلي الجيد لاتجاهات الشركة، والمساعدة في تطوير استراتيجيات التخطيط المالي للمؤسسة، وبالتالي يتم تحديد أهداف الشركة المستقبلية بشكل أفضل مما يؤدي إلى ازدهار المؤسسة.

عيوب القيد المزدوج

يوجد بعض العيوب بالقيد المزدوج على الرغم من تعدد فوائده، حيث ينتج عنه بعض الأخطاء في حالة الاستخدام بشكل غير صحيح، وتتمثل أهم عيوب القيد المزدوج فيما يلي:

1-احتمالية حدوث أخطاء 

قد تنتج بعض الأخطاء عن القيد المزدوج في حالة عدم توازن جانب حسابات المدين مع طرف حسابات الدائن، وتنتج عن الخطأ في تسجيل المعاملات سواء الدائنة، أو المدينة، وفي هذه الحالة تحتاج السجلات المحاسبية إلى تعديل.

2-التعقيد

يكون القيد المزدوج أكثر تعقيدًا نتيجة تسجيل كل معاملة حسابية مرتين أحدهما المبلغ الدائن، والأخر المدين، وبالتالي قد ينتج عن ذلك زيادة احتمالية الأخطاء وتحتاج القيود إلى المراجعة والتعديل.

3-استغراق الوقت والجهد

تستغرق عملية تسجيل المعاملات المحاسبية وقت أطول عند المقارنة بالقيد الفردي؛ حيث يتم تسجيل كل معاملة مرتين، وينبغي تطابق أرصدة الحسابات المدينة مع أرصدة الحسابات الدائنة، وبالتالي تصبح أقفال القيود عملية صعبة.

4-التكاليف الزائدة

تحتاج عملية تسجيل القيد المزدوج إلى الخبرة الكبيرة، وبالتالي تتحمل الشركة التكاليف الإضافية نتيجة تدريب الموظفين على الاستخدام الجيد لبرامج المحاسبة المتقدمة لضمان إجراء القيد المزدوج بشكل دقيق.

5-الأخطاء البشرية وتكاليف العمالة

تحتاج عملية تسجيل القيد المزدوج الخبرة مما ينبغي توظيف المحاسبين بشكل أكبر، وبالتالي ينتج عن ذلك التكلفة الإضافية على المؤسسة، وقد تتعرض عملية تسجيل القيد المزدوج إلى الأخطاء البشرية العديدة، وينتج عن ذلك عدم دقة تنفيذ القيد المزدوج في هذا الوقت.

الفرق بين القيد المركب والقيد المزدوج

إذا كنت تتساءل عن الفرق بين القيد المزدوج والقيد المركب فيتمثل كما يلي:

القيد المزدوج يتكون من القيد المركب والقيد البسيط؛ حيث يتكون القيد المركب من طرفين وهما الطرف الدائن والأخر المدين، وكذلك يمكن أن يكون قيد مركب سواء من الطرف المدين، أو الطرف الدائن، وعلاوة على ذلك يمكن أن يكون قيد مركب لكل الطرفين، وبالتالي يتم تصنيف القيد المركب بأنه قيد مزدوج.

أمثلة عملية على عمليات القيد المزدوج

إليك أكثر من مثال على عمليات القيد المزدوج، وهي كالآتي:

مثال 1

تقوم أحد الشركات بشراء الأجهزة الحديثة في تاريخ 1 يونيو 2000 على الحساب بقيمة 15.000 ريال سعودي، وتم تسديد المبلغ في أكتوبر 2000، وتكون تسجيل القيد المزدوج كالآتي:

قيد مشتريات الأجهزة

قيد سداد مستحقات الأجهزة

مثال 2

قامت أحد الشركات بتوضيح الحسابات الخاصة بها وإرسالها إلى المحاسب المالي ليقوم بتسجيل القيود وهي:

أصول الشركة في بداية نشاطها في أكتوبر 2022: أرض بقيمة 500.000 ريال سعودي، مصنع بقيمة 200.000 ريال سعودي، والأثاث بقيمة 90.000 ريال سعودي، وأرباح غير مستحقة بقيمة 250.000 ريال سعودي، ودائنون بقيمة 90.000 ريال سعودي.

وثمن مبيعات المؤسسة في شهر نوفمبر هو 60.000 ريال سعودي، واشترت المؤسسة المشتريات في شهر ديسمبر بقيمة 8.000 ريال سعودي وكانت المعاملة بالآجل، وتم تسديد ثمن المشتريات في نهاية العام.

القيد المزدوج الافتتاحي

القيد المزدوج للمبيعات

القيد المزدوج لاستلام المستحقات

القيد المزدوج لسداد المستحقات

المدين والدائن في القيد المزدوج

يتم تسجيل الحسابات المدينة والدائنة في القيد المزدوج؛ حيث يتم تسجيل الحسابات المدينة في الطرف الأيسر من دفتر الأستاذ العام، وفي نفس الوقت يتم تسجيل الحسابات الدائنة في الطرف الأيمن.

دور التكنولوجيا في كفاءة القيد المزدوج

تلعب التكنولوجيا دور بالغ الأهمية في تسجيل القيد المزدوج وتعزيز كفاءته، وإليك أبرز الأدوات والاستراتيجيات التي ينتج عنها تحسين كفاءة القيد المزدوج، وهي كالآتي:

1. برامج المحاسبة: تعد برامج المحاسبة أفضل طرق تسجيل المعاملات الحسابية، وتساعد في تحليل المالي الدقيق للشركة عبر القيد المزدوج، ويسهل استخدامها من قبل المحاسبين.
2. التكامل مع الأنظمة الأخرى: تعمل التكنولوجيا على التكامل بين الأنظمة المختلفة للمؤسسة مع برامج المحاسبة وأهمها نظم إدارة الموارد البشرية مع النظم المختصة بإدارة العلاقات مع العملاء، وبالتالي يتم تسجيل وتحليل البيانات المالية بسلاسة.
3. تقنيات المحاسبة السحابية: تساعد تقنيات المحاسبة في الوصول إلى البيانات المالية بسهولة في أي وقت وبأي مكان، وتساعد في تسهيل التواصل بين موظفي الشركة.
4. تقنيات الذكاء الاصطناعي: يتم استخدام تقنيات الذكاء الاصطناعي في تحليل وتسجيل المعاملات المالية بدقة، وكذلك ينتج عنها الكشف السريع عن الأخطاء التي من المتوقع حدوثها بالسجلات المحاسبية.