الجرد : أنواع الجرد وأفضل الممارسات حساب المخزون – دليل شامل

الجرد يساعد الشركات والمؤسسات على معرفة كمية البضائع والسلع أو المواد الخام المخزنة في المخازن حيث يتم تدوين النتائج المترتبة عليه في الميزانية العمومية والتي تعد أخر القوائم المالية في السنة المالية ليتسنى للشركات معرفة مركزها المالي بكل دقة في نهاية السنة المالية، مما يجعلها تنظم عملية الإنتاج والمبيعات من خلال توفير المواد الخام اللازمة لتصنيع السلع، لذلك من خلال المقال نتعرف على مفهوم الجرد وأنواعه وأهميته للشركات.

تعريف الجرد

الجرد هو معرفة مخزون المواد الخام في مخازن الشركة والتي يتم استخدامها في التصنيع وإنتاج المنتجات، وذلك للتأكد من انه كافي لإنتاج السلع والمنتجات.

مفهوم جرد البضائع

جرد البضائع المقصود به تدوين البضائع المخزنة في مخازن الشركة وذلك للقيام بعملية تحديث البيانات والسجلات لتكون مطابقة لقيمة المخزون الحقيقية، الجدير بالذكر أن جرد البضائع يترتب عليه الحصول على بيانات مالية دقيقة، بالتالي تمكن الشركة من معرفة قيمة المخزون واتخاذ قرارات بشأن تصفية البضاعة الفائضة.

تعريف دفتر الجرد

دفتر الجرد عبارة عن مستند محاسبي الغرض منه تتبع كافة أصول الشركة ومخزونها.

خانات دفتر الجرد

تتمثل خانات دفتر الجرد في 8 عناصر أساسية نوضحها فيما يلي:

• وصف العنصر
• رقم التعريف
• الكمية
• تاريخ الشراء أو الاستلام.
• تكلفة الشراء
• القيمة الحالية
• موقع التخزين
• ملاحظات

أنواع جرد المخزون

تستخدم الشركات والمؤسسات طرق مختلفة لتنفيذ خطوات الجرد، ننوه عن كل طريقة منها فيما يلي:

الجرد المستمر

تعتمد تلك الطريقة على جرد المخزون بعد كل عملية شراء أو بيع مما يترتب عليه معرفة الشركة للمخزون أول بأول، الجدير بالذكر أن تلك الطريقة تتبعها المؤسسات والشركات الضخمة والتي تتميز بنسبة مبيعات كبيرة بالتالي القدرة على معرفة المخزون بصورة أدق، تطبيق تلك الطريقة لا يعني أن الشركة تستغني عن تطبيق الجرد الدوري بل يتم الاستعانة به كعامل مساعد لمعرفة حجم وكمية المخزون.  

الجرد الدوري

يقصد به إجراء عملية الجرد في نهاية فترة معينة تحددها الشركة وذلك لمطابقة قيمة المخزون مع قيمة البضائع والسلع التي تم بيعها، المميز أن تلك الطريقة تتبع في الشركات ذات حجم الأعمال المتوسط والصغير نظرًا لأن حجم أعمالها صغير.  

الجرد المفاجئ

يتم إجراؤه في أي وقت بغرض التأكد من عدم وجود أي اختلاسات أو سرقة للمخزون من خلال الجرد ومقارنته بما هو مثبت في الدفاتر.

أهمية الجرد

تتلخص أهمية جرد المخزون للشركات والمؤسسات في النقاط التالية:

معرفة إجمالي الأرباح

 عند جرد المخازن يمكن احتساب قيمه إجمالي الأرباح التي تحصلت عليها الشركة، وذلك من خلال معرفة الفرق بين حجم المبيعات وتكلفه السلع والمنتجات التي تم بيعها والذي تتم من خلال تطبيق المعادلة التالية:

 حساب تكلفة البضاعة المباعة = المخزون الافتتاحي + المشتريات – المخزون الختامي

التأكد من المركز المالي

يتم تدوين قيمة المخزون الختامي في الميزانية العمومية، بالتالي القدرة على تحديد المركز المالي للمؤسسة أو الشركة، الجدير بالذكر أن زيادة المخزون أو نقصانه قد يعطي صورة غير دقيقة عن مركز رأس المال العامل وتقدير الوضع المالي لأي شركة.

حمل الان نموذج جرد مخزون مجانا من هنا 

الكشف عن السرقة أو الاختلاس

إجراء عملية جرد المخزون يساعد على كشف أي حالات اختلاس أو سرقة داخل المخازن التابعة للشركة، لذلك تطبيق جرد الدوري كل فترة يساعد على اكتشاف السرقة أو الاختلاس بسرعة، بالإضافة إلى القيام بالجرد المفاجئ والذي بدوره يتم اكتشاف نقصان المخزون عما هو مدون بالدفاتر أو مطابقته بالدفاتر.

إليك أيضًا ما هو كارت الصنف

شروط إجراء الجرد

لكي تتم عمليه جرد المخزون لابد من الالتزام بشروط معينة، حتى تكون النتائج دقيقة وفعالة لذلك من خلال ما يلي نتعرف على شروط الجرد بالتفصيل: 

• صحة البيانات الخاصة بالجرد والتأكد من دقتها حتى تعطي رؤية واضحة ودقيقه حول المخزون. 
• لابد أن تتم عملية الجرد بطريقة تشمل كافة المخزون بما يتضمن مواد خام أو منتجات تامة الصنع أو مواد إنتاج تم استخدامها. 
• القيام بتسجيل البيانات الخاصة بالجرد بصوره منظمة
• العمل على إجراء الجرد على فترات دوريه منتظمة أو عند الحاجة إلى تقييم الموقف المالي للشركة بشكل دقيق. 
• يجب مراجعة البيانات الخاصة بالجرد مراجعة دقيقة للتأكد من صحتها. 
• استخدام المعايير المحاسبية المطبقة في المملكة العربية السعودية عند القيام بالجرد. 
• الاحتفاظ بالسجلات والبيانات الخاصة بعمليه الجرد وحمايتها من التلف أو السرقة أو الضياع.

الجرد الفعلي

الجرد الفعلي عبارة عن إجراء تسجيل الكميات الفعلية للمخزون خلال فترة معينة، يتضمن هذا النوع من الجرد اتباع الخطوات التالية:

• حصر الأصول المادية وعدها والتي تتمثل في المواد الخام والسلع والمنتجات التي اكتمل تصنيعها وغيرها من المواد.
• القيام بتحديد قيمة المخزون حسب القيمة السوقية في الوقت الحالي أو حسب تكلفة الشراء.
• يجب تدوين النتائج المترتبة على الجرد الفعلي في السجلات والمستندات المحاسبية الخاصة بالشركة.

الجرد النهائي

الجرد النهائي يقصد به تحديد كمية المنتجات وقيمتها في نهاية فترة محددة وغالبًا تكون في نهاية السنة المالية.

طرق حساب جرد المخزون

حساب الجرد يتم بأكثر من طريقة لكل منها مزايا وعيوب كما سنوضح فيما يلي:

طريقة FIFO

المقصود بتلك الطريقة استخدام المواد الواردة أولا سواء كانت منتجات أو مواد خام مما يساعد على المحافظة على جودة المنتجات المخزنة، المميز أن تلك الطريقة الأكثر استخدامًا لأنها تعمل على بيع المخزون القديم أولا.  

طريقة LIFO

تلك الطريقة هي عكس الطريقة السابقة حيث يتم استخدام المواد الواردة للمخزن مؤخرًا قبل الواردة أولا، إن تلك الطريقة لا تفضلها الكثير من الشركات لأنها قد تؤدي لتلف المنتجات القديمة داخل المخزون مما يكبدها خسائر كبيرة.

تحليل ABC 

تطبيق تلك الطريقة يتطلب تقسيم المخزون إلى 3 عناصر كل عنصر يوضح المنتجات المطلوب إعادة طلبها بصورة متكررة والمنتجات الراكدة التي لا يستحب طلبها مرة أخرى:

• الفئة A: للمنتجات والسلع التي تتميز بقيمتها المرتفعة بالتزامن مع مبيعات قليلة.
• الفئة B: يدرج فيها المنتجات التي تتميز بقيمة متوسطة مع نسبة مبيعات متوسطة ومعتدلة.
• الفئة C: تتضمن المنتجات ذات القيمة المنخفضة مع نسبة المبيعات العالية.

في الوقت المناسب (JIT)

تعتمد تلك الطريقة على طلب المنتجات أو المواد الخام فور الحاجة إليها بالتالي عدم وجود مخزون فائض عن الحاجة، المميز في تلك الطريقة أنها لا تكلف الشركة أعباء التخزين وحمايته، برغم ذلك يعيب تلك الطريقة احتمالية خسارة العملاء عند التأخر في توفير المخزون.

ما هي أفضل طريقة لجرد المخزن؟

تحدد كل شركة طريقة الجرد التي تناسبها لتحقيق ربح عالي لذلك عند الرغبة في تحقيق أرباح عليه يتم الاعتماد على طريقه FIFO لأن المنتجات المخزنة بشكل مسبق في المخزون تكلفتها منخفضة، بالتالي عند بيعها تحقق أرباح وهامش ربح عالي لصالح الشركة لذلك يجب الأخذ في الاعتبار ما يلي:

• عند توقع ارتفاع تكاليف المخزون فان الطريقة المناسبة حينئذ هي طريقة LIFO.
• بينما عند توقع أن تكون تكاليف المخزون منخفضة فان الطريقة المثلى للجرد هي طريقه FIFO.

محتويات سجل الجرد

عند النظر إلى سجل الجرد نجد أن هناك عناصر كثيرة يتم تدوينها فيه كما سنوضح فيما يلي:

وصف العنصر

يتم تدوين جميع التفاصيل الخاصة بالمنتج والتي تتضمن النوع والاسم وذكر العلامة التجارية ورقم الموديل.

رقم التعريف

كود العنصر عبارة عن الرقم الخاص بالعنصر وهو فريد.

عدد الوحدات

يجب أن يتم ذكر عدد وحدات كل عنصر بكل دقة في السجل.

تاريخ الشراء

يجب تدوين تاريخ استلام العنصر وتخزينه.

تكلفة الشراء

يتم تدوين قيمة العنصر وقت الشراء في السجل.

مكان التخزين

يجب ذكر المكان الذي تم وضع العنصر فيه بالمخزن.

تاريخ انتهاء الصلاحية

يجب تدوين تاريخ الانتهاء لكل منتج على حدة.

حالة العنصر

يتم توضيح حالة العنصر سواء كان جديد أو مستعمل أو تالف.

ملاحظات

يتم التنويه عن أي معلومات خاصة بالعنصر لم يسبق ذكرها.

سياسات جرد المخزون

تقوم كل شركة بوضع سياسات خاصه لجرد المخزون نوضحها فيما يلي:

تحديد عدد مرات اجراء الجرد

يتم تحديد الفترة الزمنية للجرد ويختار الموظفين المختصين بتلك المواعيد مع تحديد نوع الجرد سواء كان جرد دوري أو مستمر.

تحديد معدات وأدوات الجرد

توفير أدوات ومعدات حتى يتمكن الفريق المختص بتنفيذ عمليه الجرد من إتمام مهمته بكل دقة.

تحديد مستويات المخزون

يجب أن تحدد الإدارة حد أدني وحد اقصى للمخزون، حتى لا يقل مستوى المخزون عن الحد الأدنى مما يؤثر بالسلب على عملية الإنتاج.

فوائد جرد المخزون

القيام بجرد المخزون يعود بالفائدة على الشركات والمؤسسات كما سنوضح فيما يلي:

تحسين جوده التدفق النقدي

من خلال الجرد يتم حصر المنتجات ذات المبيعات المرتفعة وبالتالي إعادة ترتيب القائمة الخاصة بالمبيعات، مما يوفر الكثير من الأموال وتوجيهها طريقه صحيحه من خلال شراء تلك المنتجات والابتعاد عن المنتجات ذات المبيعات المنخفضة.

تجنب حدوث العجز

بعد معرفه المنتجات ذات المبيعات المرتفعة يتم العمل على توفير كمية مناسبه لتتناسب مع احتياجات العملاء بالتالي عدم حدوث أي عجز في المخزون.

زيادة رضا العملاء

من خلال توفير المنتجات الأكثر طلبًا باستمرار مع العمل على تحسين جودة المنتجات ذات المبيعات المنخفضة حتى تنجذب حتى تزيد نسبه مبيعاتها.

خفض إهدار المخزون

توفير المنتجات ذات المبيعات المرتفعة بكميات مناسبه للطلب حتى لا تنتهي صلاحيتها.

تجنب تأخير الإنتاج

يتم الحصول عليه من خلال توفير المواد الخام المستخدمة لإنتاج بعض السلع بالتالي ضمان استمراريه عمليه الإنتاج وعدم تعطلها

الحصول على أسعار أفضل

وذلك من خلال شراء كميات كبيرة من المنتجات ذات المبيعات العالية، مما يقلل من قيمتها عند الشراء وتوفير الكثير من الأموال.

مقالات مماثلة ما هو سند القبض

الفرق بين الجرد والتسويات الجردية

فيما يلي نتعرف على الفرق بين الجرد والتسويات الجردية من خلال الجدول التالي: