الجرد : ماهو وانواعه والفرق بينهما والقيود

يقصد بالجرد الإجراءات التي تتم من أجل حصر البضائع والمواد الموجودة بالمخازن، لذلك تحرص الشركات والمحال التجارية على تنفيذ تلك الخطوة كل فترة حتى تتمكن من استمرارية عملية الإنتاج.

الجدير بالذكر أن الجرد ينقسم لعدة أنواع كل نوع يخدم هدف معين ويساعد الشركة على تحديد احتياجاتها من المواد الخام المستخدمة في التصنيع، مما يترتب عليه الوفاء بالتزاماتها تجاه عملائها.

الجرد المستمر

يتم باستمرار من خلال تدوين كافة العمليات المتعلقة بالبيع أو بالشراء للبضائع الموجودة في المخزن، مما يترتب عليه تحديث البيانات الخاصة بجرد المخزون باستمرار.

قيود الجرد المستمر

تتمثل قيود الجرد المستمر فيما يلي:

قيد الشراء

عند الشراء نقوم بحساب المخزون كمدين بينما يكون المورد دائن أي نكتب

(من ح/ المخزون إلى ح/ المورد)

قيد مصاريف الشراء

يتم إضافة مصاريف الشراء على المشتري بذلك يكون دائن بينما يصنف المخزون على أنه مدين.

(من ح/ المخزون إلى ح/ المورد)

قيد إثبات البيع

في هذا القيد يعامل العميل كمدين بينما حساب المبيعات دائن

(من ح/ العميل إلى ح/ المبيعات)

قيد إثبات تكلفة البضاعة المباعة

في هذا القيد نعتبر حساب المخزون دائن بينما تكلفة البضاعة المباعة مدين

(من ح/ تكلفة البضاعة المباعة إلى ح/ المخزون)

قيد مردودات المبيعات

ينقسم إلى قيدين فرعيين:

القيد الأول: يكون الحساب الخاص بالعميل دائن، بينما حساب مردودات المبيعات مدين

(من ح/ مردودات المبيعات إلى ح / العميل)

القيد الثاني: ندرج تكلفة البضاعة المباعة على أساس أنها دائن بينما نصنف المخزون على أنه مدين

(من ح/ المخزون إلى ح/ تكلفة البضاعة المباعة)

قيد مصروفات البيع

في هذا القيد يكون حساب النقدية دائن ومصروفات المبيعات مدين

(من ح/ مصروفات البيع إلى ح/ النقدية)

الجرد الدوري

يتم ذلك النوع من الجرد عند قيام الشركة بإعداد قائمة المركز المالي، الجدير بالذكر أن الجرد يتم على المواد والبضائع الموجودة بالفعل في المخزن وليس على المدون بالتسجيل الدفتري فقط.

قيود الجرد الدوري

تنحصر قيود الجرد الدوري في عمل قيود خاصة بالمشتريات والمبيعات بالإضافة إلى قيود خاصة لسداد الموردين وأخرى للتحصيل من العملاء

قيود الشراء

هنا نصنف المورد على انه دائن بينما حساب المشتريات يكون مدين

(من ح/ المشتريات إلى ح/ المورد أو الصندوق أو البنك)

قيد مصاريف الشراء

يتم إدراج المصاريف كمدين بينما يكون المورد أو النقدين دائن

(من ح/ مصاريف الشراء إلى ح/ المورد أو النقدية)

قيد رد بعض من البضاعة

يتم كتابة مردودات المشتريات في القيد كدائن بينما تكون النقدية أو المورد مدين

(من ح/ المورد إلى ح/ مردودات المشتريات)

قيد بيع جزء من البضاعة

هنا يتم معاملة العميل كمدين وحساب المبيعات دائن

(من ح/ العميل إلى ح/ المبيعات)

قيد رد جزء من البضاعة المباعة

في هذا القيد تكون مردودات المبيعات مدين والعميل دائن

(من ح/ مردودات المبيعات إلى ح/ العميل)

قيود الإقفال

في هذا القيد نقوم بتدوين البضاعة آخر المدين كمدين والمشتريات دائن

(من ح/ بضاعة آخر المدة إلى ح/ المشتريات)

الجرد السنوي

يساعد الجرد السنوي على التأكد من وفرة الموارد المستخدمة في عملية الإنتاج مما يضمن للشركة إمكانية الاستمرار في مزاولة النشاط التجاري الخاص بها، بالإضافة إلى مضاهاة المدون في السجلات بما هو موجود على أرض الواقع في المخازن.

تعليمات الجرد السنوي

قبل القيام بتطبيق خطوات الجرد السنوي يراعي ما يلي:

• توفير المستندات الخاصة بالجرد سواء كانت كشوف أو محاضر جرد.
• يجب ألا تنتهي أعمال اللجنة إلا بعد إعداد كشف الجرد الفعلي.
• يتم إسناد تنفيذ خطوات الجرد للجنة المختصة.
• القيام بتدوين أي مخالفة في السجلات فور اكتشافها.
• مراجعة الإقرار المقدم من أمين المخزن أخر السنة المالية ومضاهاته بمحتويات المخزن.

فوائد الجرد السنوي

عملية الجرد السنوي لمخازن أي شركة أو مؤسسة إجراء غاية في الأهمية، وذلك لأنه يعطي صورة كاملة للمديرين عن الموارد المتاحة لديها، لذلك يتم الاستعانة ببرنامج محاسبة لتدوين كافة البيانات المتعلقة بالمخازن عليه مما يسمح بعدم توقف حركة الإنتاج لدى الشركة.

لجنة الجرد السنوي

قرار تشكيل لجنة الجرد السنوي يكون من خلال وكيل الجهة الإدارية بالشركة، حيث يتم اختيار أعضاء اللجنة على أساس الخبرة ومهاراتهم في استخدام برامج المحاسبة حتى تتم عملية التدوين عليها، بالإضافة إلى أنه يجب أن يكون أعضاء اللجنة قادرين على استخدام نظام تنظيم الموارد للشركة المعروف باسم ERP.

الجرد المفاجئ

تقوم به الإدارة فجأة دون إخطار مسبق للجنة المختصة بالجرد وذلك بهدف مقارنة المدون في الدفاتر وما هو موجود بالفعل في المخزن مما يساعد على اكتشاف أي سرقة أو اختلاسات، بالإضافة إلى أن تطبيق هذا الجرد يساعد على تحديد المنتجات التي على وشك انتهاء صلاحيتها أو التالفة بالفعل.

الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر

التعرف على الفروق الجوهرية بين الجرد اليومي والمستمر يساعد على اختيار الأفضل:

• إدخالات الإغلاق موجودة في الجرد الدوري، لكن لا يتم إدراجها عند القيام بالجرد المستمر.
• يتم احتساب التكلفة الإجمالية للبضاعة المباعة عند الجرد المستمر، بينما الدوري يقوم بحساب التكلفة في نهاية السنة المالية.
• يتم الاستعانة بنظام آلي لتدوين المنتجات المباعة عند الجرد المستمر، لكن في المقابل يتم إجراء الجرد الدوري من خلال لجنة مختصة.
• تدون عمليات الشراء في دفتر الأستاذ العام عند إجراء الجرد المستمر بينما في الجرد الدوري يتم إدراج إجمالي المنتجات المباعة عند الانتهاء من إعداد التقارير.
• من خلال الجرد المستمر بتم التأكد من مطابقة ما يحتويه المخزن بما هو مدون في الدفاتر، أما الدوري يساعد على معرفة التكلفة الإجمالية للمبيعات خلال فترة محددة.
• يعد الجرد الدوري أقل تكلفة من الجرد المستمر الذي يعتمد على برامج خاصة وموظفين أكثر.
• تحديث السجلات يتم بصفة مستمر عند إجراء الجرد المستمر، بينما التحديث في الجرد الدوري يكون بصفة دورية.