أمر التوريد : تعريفه وكيف يتم ادارته فى المشتريات -دليل شامل

التعامل مع الموردين يتطلب استخدام امر التوريد والذي من خلاله يتم وضع بعض الشروط المتعلقة بالمعاملة بين المورد والشركة، منها الكمية المراد الحصول عليها من المورد وفقًا للمخزون الخاص بالشركة، لذلك نجد أن إصدار أمر التوريد للشركات جزء لا يتجزأ من عمليات الشراء التي تقوم بها الشركة لتلبية احتياجاتها من البضائع والسلع.

تعريف امر التوريد

امر التوريد هو مستند أو وثيقة رسمية تتضمن التفاصيل الكاملة عن السلع أو البضائع أو الخدمات التي يقدمها المورد لصالح الشركة أو المؤسسة، وذلك بعد اتفاق كلا الطرفين على تفاصيل المعاملة من حيث طريقة الدفع أو طريقة السداد المميز أنه يمكن الاستعانة ببرنامج erp لإصدار امر التوريد.

أهمية امر التوريد للمشتريات

فيما يلي ننوه عن أهمية أمر التوريد بالنسبة للمشتريات بالتفصيل:

1. المساعدة على تحديد الكمية المطلوبة من البضائع والسلع أو الخدمات التي تحتاج إليها الشركة
2. التأكد من توافر السلع والبضائع في الوقت المحدد.
3. العمل على التعامل مع الموردين الموثوق بهم لتسهيل وترتيب خطوات عمليات الشراء.
4. القيام بوضع الشروط المتعلقة بعملية الشراء وتسليم البضائع وطرق الدفع.
5. خفض المخاطر وتحسين كفاءة عمل المشتروات.
6. القدرة على تحليل الأداء الخاص بالموردين والذي يتضمن التزامهم بمواعيد التوريد وجودة السلع أو الخدمات.  

كيف يتم عمل أمر التوريد

يتم عمل أمر التوريد باستخدام برنامج erp لإنشاء أمر التوريد والقدرة على إدارة المشتريات والمبيعات، بجانب إدارة مختلف الحسابات الخاصة بالشركة.

محتوى نموذج أمر توريد

يتضمن نموذج أمر توريد على بعض العناصر الموضحة فيما يلي:

• البيانات الخاصة بالمؤسسة مثل الرقم الضريبي والعنوان والاسم ورقم التسجيل.
• وصف مفصل لكافة الخدمات أو السلع المراد توريدها مع التنويه عن الأسعار والكميات.
• بيانات المورد الذي تتعامل معه الشركة أو المؤسسة والتي تتماثل مع بيانات المؤسسة.
• توضيح الفترة الزمنية المزمع توريد السلع أو الخدمات للمؤسسة.
• ذكر طريقة الدفع وشروط التسليم والية الشحن. 

صيغة امر توريد بضاعة

يتم كتابة أمر التوريد كما هو موضح فيما يلي:

صيغة أمر توريد بضاعة

التاريخ: “أدخل تاريخ إصدار الأمر”
رقم أمر التوريد: “أدخل رقم أمر التوريد”

إلى:
اسم المورد: “اسم الشركة أو الفرد المورد”
عنوان المورد: “عنوان المورد”
هاتف المورد: “رقم الهاتف”
البريد الإلكتروني: “البريد الإلكتروني للمورد

من:
اسم المشتري/الشركة: “اسم الشركة أو الفرد المشتري”
عنوان المشتري: “عنوان المشتري”
هاتف المشتري: “رقم الهاتف”
البريد الإلكتروني: “البريد الإلكتروني للمشتري”

موضوع الأمر: طلب توريد بضاعة

بموجب هذا الطلب، يرجى منكم توريد البضائع المذكورة أدناه وفقًا للشروط المتفق عليها:

شروط التوريد:

• مكان التسليم: “عنوان التسليم”
• موعد التسليم: “تاريخ التسليم المطلوب”
• شروط الدفع: “مثال: 50% مقدماً و50% عند الاستلام/ الدفع عند التسليم/ ائتمان لمدة 30 يوم”
• طريقة الشحن: “طريقة الشحن المتفق عليها: بري/ بحري/ جوي”
• الضمانات: “تفاصيل الضمان إن وجدت”
• الشروط الخاصة: “أي شروط أو تعليمات خاصة”

ملاحظات:

“أضف أي ملاحظات إضافية”

يرجى تأكيد استلام هذا الطلب والالتزام بالتواريخ والشروط المذكورة أعلاه.

توقيع المشتري:
“اسم المشتري”
“توقيع”
“المسمى الوظيفي”

توقيع المورد (للتأكيد):
“اسم المورد”
“توقيع”
“المسمى الوظيفي”

وهذا الأمر يعتبر ملزمًا لكلا الطرفين بمجرد توقيعه، ويجب أن يتم التنفيذ وفقًا للشروط المنصوص عليها.

كيف يتم تحديد الأولويات في الطلبات الخاصة بالمشتريات

يتم تحديد الأولويات في الطلبات الخاصة بالمشتريات وفق خطوات معينة نذكرها فيما يلي:

1-تحديد متطلبات الشركة

يتوجب تحديد الاحتياجات من السلع أو الخدمات الضرورية ثم ترتيبها حسب الأولوية وأهميتها.

2-تحديد موعد التسليم

يجب الأخذ في الاعتبار المواعيد الخاصة بعملية التسليم المتاحة من خلال الموردين، حتى يتم تحديد الأولوية حسب العامل الزمني للطلب وموعد تسليم البضائع أو الخدمات.

3-تحديد السعر

يجب المفاضلة بين الأسعار المقدمة من قبل الموردين لاختيار أفضلهم سعرًا، وذلك بعد الأخذ في الاعتبار ميزانية الشركة.  

4-تحديد جودة المنتجات

لابد من الاتفاق على المواصفات الخاصة بالسلع والتأكد من أنها مطابقة للمواصفات وعوامل الجودة قبل الاستلام، لذلك يتم تحديد الأولويات حسب جودة البضائع.

5-تحديد الكمية المطلوبة

يجب أن يكون هناك توافق بين حجم الطلب والكمية المطلوب استلامها من المورد. 

6-المخالصة المالية

تستخدم لإثبات إنهاء المعاملة واستلام المشتري السلع والبضائع أو الخدمات من المورد، لذلك يتم توقيع الطرفين عليها.

الفرق بين أمر الشراء وأمر التوريد

من خلال ما يلي نوضح الفرق بين أمر التوريد وامر الشراء بالتفصيل:

أمر التوريد: هي مستندات مسجلة بين طرفين هما المشتري والمورد تتضمن الشروط المتفق عليها، بينما أمر الشراء هو مستند يمنح الحق للمشتري بالحصول على سلع أو خدمات نظير سعر متفق عليه مسبقًا.