إدارة الائتمان : تعريفها وخطواتها وأهميتها – دليل شامل

تعتبر خطوات إدارة الائتمان من أهم الأمور التي يجب التعرف عليها، حيث أن الائتمان من العوامل الهامة التي تعبر عن نجاح الشركة في أعمالها، والتي تساعد الشركة على جذب أكبر عدد من العملاء والعمل على زيادة المبيعات، كما أنه يعبر عن عدم وجود ضمانات كافية لدى الشركة وعدم قدرتها على سداد ديونها، لذلك دعونا نتعرف على الائتمان والخطوات التي يمر بها من خلال المقال.

تعريف الائتمان

الائتمان هو عبارة عن الأموال التي يحصل عليها الأفراد من خلال الشركات التي تعمل على تقديم خدمات الائتمان، أو الحصول عليها من قبل البنوك، والتي يعمل الأفراد على تسديدها بالفوائد التي تضاف على الأموال عند الحصول عليها، مع العمل على تسديد الرسوم التي تضاف على هذه الأموال في حالة إضافتها من قبل الشركة.

تعريف إدارة الائتمان

إدارة الائتمان هي عبارة عن الأمور التي توضح طريقة تنظيم المعاملات المالية بين الشركات والعملاء، والتي تشير إلى قدرة العملاء المالية على تسديد ديونهم المستحقة، بالإضافة إلى أنها تعتمد على العديد من المعايير في تقييم العملاء من بينها نسبة دخل العميل ونسبة الديون وغيرها من المعايير، كما أنها تحتوي على بعض المعايير التي تساعد على اتخاذ قرار الائتمان أو منع الائتمان.

خطوات إدارة الائتمان

توجد العديد من خطوات إدارة الائتمان التي يجب القيام بها والتي نوضحها فيما يلي:

1-تحليل العميل

تعتمد هذه الخطوة على التعرف على الكثير من المعلومات عن العملاء المحتملين من حيث قدرته المالية، كما تعبر عن قدرة العملاء عن السداد وذلك عن طريق التعرف على النسب المالية والضمانات والقوائم المالية والتأمين، والتي تساعد أيضًا على تحديد المخاطر المالية ومدى جدارة العميل الائتمانية.

2-اتخاذ قرار الائتمان

يقوم المحلل الائتماني في هذه المرحلة باتخاذ القرار المناسب الذي يتعلق بتعديل طلب الائتمان المقدم من خلال العميل أو العمل على رفضه أو قبوله، وذلك من خلال الاعتماد على المعايير التي تتبعها الشركة وكذلك سياساتها وإجراءاتها، كما يعمل المحلل على تحديد مبلغ الائتمان والعمل على وضع الجدول الزمني المناسب له.

3-إنشاء علاقة ائتمان مع العميل

تعمل هذه الخطوة على العمل على تنفيذ القرار الصادر بطلب الائتمان، وكذلك توقيع عقد الائتمان الذي يتم بين العميل والشركة، ولكن لابد في هذه المرحلة أن يبدي العميل موافقته عن شروط وبنود العقد الائتماني التي تتعلق بالضمانات والكفالات، مع الحرص على تسجيل كافة المعاملات داخل النظام المحاسبي.

4-مراقبة العلاقة الائتمانية

تهتم هذه الخطوة بمراقبة العلاقة الائتمانية باستمرار، وذلك للتأكد من أن العميل والشركة يلتزمون بتنفيذ كافة الشروط التي يتضمنها العقد، مما يساعد على التعرف على أي نوع من التغيرات التي تحدث في تنفيذ ضمانات العقد، حيث يستخدم المحلل أدوات محددة في هذه المرحلة مثل السجلات المحاسبية وكذلك التقارير المالية.

5-إنهاء علاقة الائتمان

تأتي هذه المرحلة بعد أن يقوم العميل بتسديد كافة الأموال المستحقة وكذلك الفوائد، كما أنها قد تأتي بعد أن يقوم العميل بالتسوية أو تقليل المبلغ من خلال الشركة، حيث تمنح الشركة العميل شهادة براءة ذمة تشير إلى أنه قام بتصفية ديونه مع الشركة وإنهاء العلاقة الائتمانية معها.

أهمية إدارة الائتمان في الشركات

تعد إدارة الائتمان من الأمور التي تمثل أهمية كبيرة للشركات، وتتمثل أهميتها في النقاط التالية:

1-زيادة الايرادات

يعتبر الائتمان من الأعمال التي تساعد الشركة على زيادة حجم مبيعاتها، وذلك عن طريق المحافظة على العملاء الذين يتعاملون مع الشركة بالإضافة إلى جذب الكثير من العملاء الجدد للتعامل معها، حيث يساعد الشركة على التسهيل في الشروط الائتمانية التي تضعها الشركة، مما يساعد على الحصول على رضا العملاء وضمان ولائهم للشركة.

2-تخفيض نسبة التكاليف

تعد إدارة الائتمان من الأعمال التي تساعد الشركة على التخلص من التكاليف العالية التي تتعلق بالخسائر والتحصيل والخصومات، بالإضافة إلى أنها تعمل على الحد من تأثر الشركة بالمخاطر الائتمانية عن طريق استخدام التحليل المالي والتحليل الاحصائي.

3-تحسين السيولة

تساعد إدارة الائتمان على تحديد موقف الشركة من تسديد التزاماتها المالية في مواعيدها بدون أي تأخير، والتي تهدف إلى تحديد المدة التي تستطيع فيها الشركة أن تحصل الأموال الموجودة في الحسابات المدينة، وذلك من خلال اتباع الشركة للعديد من الإجراءات التي تساعدها على تحصيل أموالها في مدة قصيرة.

4-زيادة الربحية

تقوم إدارة الائتمان بدور كبير في زيادة أرباح الشركة، حيث تعمل على تحديد نسبة أرباح الشركة بالمقارنة بصافي المبيعات التي حققتها مما يؤدي إلى زيادة هامش الربح والتي تعبر عن صافي الأرباح إلى القيمة الإجمالية للمبيعات.

أفضل الممارسات في إدارة الائتمان

هناك العديد من الممارسات والأعمال التي تتعلق بإدارة الائتمان والتي تتمثل في الممارسات التالية:

1-وضع سياسة ائتمانية تحقق أهداف الشركة

تساعد إدارة الائتمان الشركة على الوصول إلى أهدافها والعمل على تحديد شروط دفع تتناسب مع الأعمال التي تقوم بها الشركة، بالإضافة إلى وضع سياسة ائتمان تقبل التغيير في أي وقت لكي تتناسب مع الظروف الاقتصادية التي تعرضت للتغيير.

2-استخدام التحليل المالي والتحليل الغير مالي

يساعد التحليل المالي للعملاء المحلل في اتخاذ القرار اللازم الذي يساعد على منحه الائتمان أم رفضه، وذلك بالاعتماد على نسبة الديون للعميل والربحية والقوائم المالية وغيرها من تحليل سجل العميل وتحليل سمعته وطبيعة النشاط الذي يعمل به، والتعرف على تأثير الضريبة والأمور القانونية على العمل.

3-تحديد وظيفة الحسابات المدينة وتأثيرها على الشركة

تقوم إدارة الحسابات المدينة بدور كبير في الشركة حيث تعبر عن قيمة الأموال التي يجب على الشركة تسديدها للعملاء، والتي تنتج عن بيع الشركة السلع أو الخدمات عن طريق الائتمان، حيث تعمل إدارة الحسابات المدينة بمنح العملاء الفواتير وتقدير هذه الحسابات كما تعمل على إعداد التقارير ومتابعة عمليات التحصيل وإنهاء الخلافات.

4-الاعتماد على سياسة تحصيل فعالة

يجب على الشركة أن تعتمد على سياسة فعالة تسمح لها بتحصيل الأموال من العملاء بسرعة، وذلك عن طريق تحديد المدة التي يجب التسديد فيها بطريقة واضحة، كما يجب أن تقوم هذه السياسة بالعمل على تذكير العملاء بموعد السداد على فترات دورية، وكذلك العمل على تخصيص موظفين محترفين في أعمال تحصيل الأموال.

5-تقييم الحسابات المدينة

يساعد تقييم الحسابات المدينة الشركة على التأكد من كفاءة إدارة الائتمان، كما يعمل على التعرف على نقاط القوة التي يتميز بها ونقاط الضعف، وذلك عن طريق استخدام نظام محاسبي كامل والعمل على تحديث كافة البيانات التي تتعلق بالعملاء، وكذلك القيام بأعمال التحليل المالي والاحصائي.

صعوبات وتحديات إدارة الائتمان

توجد العديد من التحديات التي تتعرض لها إدارة الائتمان نظرًا؛ لحدوث العديد من التغيرات الاقتصادية في السوق، وإليكم التحديات التي تواجه إدارة الائتمان ألا وهي:

1-التعقيدات التنظيمية

تعمل الشركات التي تعمل في مجال الائتمان على الالتزام بعدد من اللوائح والقوانين التي تساعد على المحافظة على مصالح العملاء وكذلك المحافظة على مصالح الجهات المصرفية، وبالتالي يتطلب من الشركة أن تقوم بإعداد التقارير بشكل مستمر والقيام بدراسة جدوى تتميز بالدقة الشديدة مع التأكد من التزام الموظفين بالقوانين.

2-التغيرات الاقتصادية

تعتبر التغيرات التي يتعرض لها اقتصاد الدولة والاقتصاد على مستوى العالم من العوامل التي تؤثر على قدرة العملاء على تسديد ديونهم، حيث تؤثر حالة الركود أو التضخم الذي يتعرض لها الاقتصاد على قدرتهم على السداد، مما يساعد على زيادة حدة المنافسة من قبل الشركات التي تعمل على تقديم الخدمات الائتمانية للعملاء.

3-الابتكار التكنولوجي

تساعد الوسائل التكنولوجية الحديثة التي تتبعها الشركات على القيام بالعمليات الائتمانية بطريقة دقيقة وبسرعة كبيرة، ولكن يتطلب من الشركة الدخول في استثمارات ضخمة، وكذلك العمل على منح الموظفين لديها تدريبات للتعامل مع هذه الابتكارات التكنولوجية لحماية المعلومات وتوفير أعلى معدلات من الخصوصية.

الفرق بين إدارة الائتمان وإدارة التحصيل

توجد العديد من الأوجه التي تساعد على التعرف على الفرق بين إدارة الائتمان وإدارة التحصيل والتي تتمثل فيما يلي:

من حيث الهدف منهما

إدارة الائتمان تعمل على منح العملاء الائتمان وإقامة علاقات قوية مع الشركة، حيث تساعد العملاء على الحصول على الخدمات المالية سواء كانت تمويل المشروعات أو القروض وغيرها، والعمل على زيادة نسبة المبيعات.

إدارة التحصيل تسعى إلى تحصيل قيمة الديون من قبل العملاء الذين قاموا باقتراض الأموال من قبل الشركة، كما يضمن تحصيل قيمة الديون من العملاء وتساعد الشركة على الاحتفاظ بمعدل السيولة لديها.

من حيث الجمهور المستهدف

إدارة الائتمان تعمل على التعامل مع الأفراد الذين يرغبون في الحصول على الائتمان من قبل الشركات، والذين يمكنهم تسديد قيمة الديون في المستقبل.

إدارة التحصيل تسعى إلى التعامل مع الأفراد الذين قاموا بالاقتراض من قبل والذين لم يقوموا بتسديد ديونهم.

من حيث الوظيفة التي يقوم بها

إدارة الائتمان تعمل على تقييم عمليات الائتمان وتحديد ما إذا كانت سوف تمنح الائتمان أو تقوم برفضه أو ما إذا كان يحتاج التعديل، كما يعمل على مراقبة الأفراد المديونة للشركة.

إدارة التحصيل تسعى إلى تحقيق التواصل مع الأفراد المديونين، كما يعمل على التفاوض مع العملاء لتسوية ديونهم والعمل على متابعة المتعثرين في السداد.

من حيث التأثير على الأرباح

إدارة الائتمان تقوم بدور كبير في زيادة نسبة الأرباح التي تحققها الشركة، وذلك عن طريق زيادة حجم المبيعات.

إدارة التحصيل تساعد الشركات والجهات التي لديها ديون مستحقة لدى العملاء على تحصيل أموالها، مما يساعد على الحد من الخسائر.

استراتيجيات إدارة الائتمان

هناك العديد من استراتيجيات إدارة الائتمان التي تساعد على الحد من المخاطر الائتمانية والتي تساعد على زيادة كفاءة الائتمان، ويمكن التعرف على هذه الاستراتيجيات من خلال ما يلي:

1-اتباع سياسة ائتمانية واضحة

تساعد سياسة الائتمان على وضع شروط الائتمان التي تحددها على العملاء عند الائتمان، كما تعمل على تحديد الحد الأقصى للائتمان التي يمكن للعميل أن يحصل عليها، أيضًا يعمل على تحديد المدة التي يسدد فيها العملاء الائتمان، مع العمل على تحديد العقوبة التي يتعرض لها العميل في حالة عدم تسديد الديون في مواعيدها.

2-مراجعة الجدارة الائتمانية للعملاء

تعمل الجدارة الائتمانية على تقييم مدى قدرة العميل على تسديد الديون المستحقة، كما تساعد على التعرف على الكثير من البيانات المالية وغيرها من المعلومات الغير مالية التي تتعلق بالعملاء، حيث تساعد على التعرف على قيمة النفقات والديون والضمانات ونسبة الإيرادات وما إلى ذلك.

3-مراقبة طريقة العملاء في الدفع

تساعد هذه الاستراتيجية على التعرف على طريقة العملاء في تسديد الأموال وهل يقومون بالسداد بانتظام أم لا، كما تعمل على إرسال رسائل للعملاء للتذكير بموعد السداد، مع العمل على الاحتفاظ بكافة السجلات التي تؤكد على قيمة الديون المستحقة.

4-تحديد المستوى الصحيح من الائتمان

تعمل الاستراتيجية على تحديد نسبة الائتمان التي يمكن للعميل أن يحصل عليها من خلال الشركة، حيث يجب أن يحصل العميل على الائتمان الذي يمكنه تسديده خلال المدة التي يتم تحديدها للسداد، كما يعمل المحلل على منح العميل الائتمان بالحد الذي يساعده على تلبية جميع احتياجاته.

5-ضمان تخزين البيانات بطريقة آمنة

تساعد هذه الاستراتيجية على المحافظة على جميع المعلومات والبيانات التي تتعلق بالعملاء سواء المالية أو غيرها، وذلك عن طريق اتباع نظام أمني معتمد والعمل على تطبيق القوانين، كما يساعد على الاحتفاظ بنسخة احتياطية من بيانات العملاء، والعمل على إدارة السجلات المالية للعملاء بطريقة دقيقة.