مميزات وعيوب نظام تخطيط الموارد المؤسسية ERP – دليل شامل

مميزات وعيوب نظام ERP الذي يعد أحد الأنظمة التي تساعد على تخطيط الموارد داخل الشركات، حيث يوجد عدد كبير من الأنظمة التي يمكن استخدامها من قبل الشركات المختلفة لإدارة أعمالها، لذلك نعمل على توضيح المميزات والعيوب التي يقدمها هذا النظام، بالإضافة إلى التعرف على المكونات والخصائص التي يتميز بها هذا النظام من خلال المقال.

تعريف نظم تخطيط موارد المؤسسة ERP

نظم تخطيط موارد المؤسسة ERP هو عبارة عن برنامج يستخدم في إنشاء قاعدة بيانات خاصة بالشركات، والتي تساعد على إدارة مختلف الأقسام الموجودة في الشركة بسلاسة وبدون أي مجهود، كما أنه من الأنظمة الإدارية التي تساعد على الربط بين مختلف الأنظمة الإدارية بالشركة.

مكونات أنظمة ERP

تتكون أنظمة ERP من مجموعة من العوامل التي يعد من أهمها الوحدات الأساسية ومستوى التخصيص وهيكل قاعدة البيانات، كما يتكون من واجهة المستخدم ميزات أمان وحماية البيانات، وإليكم شرح مفصل لكل مكونات نظام ERP فيما يلي:

1-الوحدات الأساسية

يعتبر من المكونات الأساسية التي يحتوي عليها نظام ERP، حيث يحتوي على قسم خاص بالشئون المالية بالشركة وقسم للموارد البشرية، وغيرها من الإدارات مثل إدارة التوريد والمخزون والمبيعات والتصنيع والمشتريات والعلاقات العامة.

2-مستوى التخصيص وخيارات التكوين

يساعد النظام على تخصيص العديد من الوحدات التي تتميز بمواصفات مختلفة، والتي تتناسب مع طبيعة الأعمال التي تمارسها الشركة، وكذلك المتطلبات التي تحتاج إليها الشركة.

3-هيكل قاعدة البيانات

هو الذي يحتوي على كافة البيانات التي تتعلق بالشركة، حيث يوجد به بيانات تتعلق بمعاملات الشركة ومعلومات عن الموظفين والسلع التي تنتجها والعملاء، حيث تعمل على تنظيم هذه البيانات بطريقة منهجية يسهل تحليلها والإبلاغ عنها.

4-واجهة المستخدم

يساعد هذا الجزء المستخدمين على التفاعل بسهولة مع هذا النظام، وذلك لاحتوائه على الشاشات ولوحات القيادة وغيرها من النماذج، مما يساعد على إدخال البيانات واستردادها بكل سهولة من قبل الموظفين.

5-ميزات أمان وحماية البيانات

يوفر النظام الخصوصية الكاملة وغيرها من الميزات التي تساعد على الأمان، كما تتيح الميزات للشركة القدرة على التوسيع وتوفير خدمات الدعم، التي تساعد على تلبية كافة المتطلبات التي تحتاج إليها الشركة.

أدوات نظام ERP  

يحتوي نظام ERP على العديد من الأدوات التي تساعد على تحسين إدارة أعمال الشركة، حيث يحتوي على إدارة المالية والمحاسبة وإدارة الموارد البشرية وإدارة المخزون وإدارة المشتريات وإدارة التوريد وكذلك إدارة العلاقات العامة، ويمكن التعرف على تفاصيل كل أداة من الأدوات فيما يلي: 

1-إدارة الموارد البشرية

يعمل نظام ERP على إدارة الموارد البشرية بكل سهولة، وذلك عن طريق توفير قاعدة بيانات تحتوي على كافة البيانات الخاصة بالموظفين بالشركة، بالإضافة إلى أنها تتيح للشركة متابعة أداء الموظفين بها والعمل على تحديث قيمة رواتبهم ، مما يعمل على تحفيز العاملين في الشركة على العمل بشكل أفضل وبالتالي زيادة معدل الإنتاج، كما يساعد على توظيف الأشخاص المناسبين للوظائف الشاغرة، وتحديد نوعية الدورات التدريبية التي يحتاجون إليها.

2-إدارة الحسابات والمالية

يوفر نظام ERP أفضل الأنظمة المالية التي تساعد على متابعة كافة المعاملات المالية، وكذلك إدارة الحسابات بالإضافة إلى قدرته على إعداد التقارير المالية بطريقة أكثر دقة، حيث يحتوي على قسم خاص بالحسابات الدائنة والمدينة وقسم للميزانية والتخطيط المالي وقسم خاص بالأصول وآخر للتحليل المالي.

3-إدارة الإمداد والتوريد

يحتوي النظام على إدارة خاصة بالإمداد والتوريد والتي تساعد على تحسين وتطوير كافة الأعمال التشغيلية بالشركة، كما يساعد على إدارة المخزون بالشركة بشكل أفضل، والعمل على تطوير عمليات شحن السلع وعمليات التوزيع بهدف التخلص من التكلفة العالية التي تتحملها الشركة.

4-إدارة الإنتاج والتصنيع

يوفر نظام ERP قسم خاص بإدارة الإنتاج والتصنيع، والذي يساعد على تطوير عملية تصنيع المنتجات والعمل على جدولتها بطريقة أفضل، وذلك عن طريق تحديد حجم التوريدات المطلوبة من الشركة.

5-إدارة العلاقات مع العملاء

يحتوي النظام على إدارة متخصصة في إدارة العلاقات مع العملاء، والذي يساعد الشركة على التعامل مع العملاء بشكل أفضل واكتساب رضا العملاء، حيث يوفر قاعدة تحتوي على بيانات العملاء.

الخصائص الرئيسية لنظام تخطيط موارد المؤسسات ERP

يتميز نظام ERP بالعديد من الخصائص التي تميزه عن غيره من الأنظمة التي تستخدم في تنظيم الإدارة بالشركة، حيث يتميز النظام بالخصائص التالية:

1. يتميز بالقدرة على إدارة بيانات الشركة المركزية، مما يساعد على تنسيق جميع المعلومات والعمل على تحديثها.
2. كما يتميز بأنه يتيح للمستخدمين التحكم فيه بكل سهولة مع إمكانية إضافة العديد من التعديلات عليه في أي وقت.
3. يتميز النظام بقابليته للتوسع لكي يتناسب مع كافة احتياجات المؤسسة ونوعية الأنشطة التي تقوم بممارستها.
4. يتميز النظام بالقدرة على تشفير البيانات الخاصة بالمؤسسة مما يساعد على توفير أكبر قدر من الأمان وحماية البيانات والمعلومات.
5. إمكانية النشر باستخدام العديد من الطرق المختلفة والتي يعد من أهمها طريقة الهجين أو السحابة بحيث تتناسب مع أعمال الشركة.
6. يتيح النظام للمستخدم القدرة على الوصول إلى المعلومات من أي مكان عن طريق الإنترنت من خلال السحابة.
7. يتميز النظام بإمكانية الدخول على البيانات المتوفرة عن الشركة من خلال الهاتف المحمول عن بعد.

مميزات نظام ERP 

يتميز نظام ERP بالعديد من المميزات منها التكامل بين أقسام الشركة، السرعة في إنجاز الأعمال، زيادة الإنتاج وتخفيض نسبة التكاليف، تخزين البيانات وأمان المعلومات، إصدار تقارير دقيقة وتوفير المرونة، إمكانية التعرف على التوقيع الإلكتروني وتشفير البيانات والآن سوف نوضح كل ميزة من المميزات فيما يلي:

1-التكامل بين أقسام الشركة

تعتمد الكثير من الشركات على إنشاء العديد من الملفات التي تحتوي على كافة المعلومات عن الشركة، حيث تحتوي على ملفات خاصة بالعملاء وأخرى خاصة بالدفاتر المحاسبية وغيرها من الدفاتر المختلفة، لذلك يستطيع نظام ERP التكامل بين مختلف الملفات التي تحتوي عليها أنظمة الشركة وذلك من خلال توفير وحدة بيانات على اتصال مستمر بالسحابة الإلكترونية.

2-السرعة في إنجاز الأعمال

يعمل النظام على إنجاز كافة المهام المطلوبة بسرعة فائقة وتقديمها للعملاء على الفور، كما أن السرعة التي يتم بها إنجاز المهام لا تؤثر على جودة الخدمات أو السلع التي توفرها الشركة، بالإضافة إلى قدرته على إدخال البيانات بسرعة وإنهاء كافة التعاملات بسهولة وسرعة.

3-زيادة الإنتاج

يقوم نظام ERP بدور كبير في زيادة الإنتاجية بالشركة، وذلك نظرًا؛ لأنه من الأنظمة التي تساعد على استغلال الموارد المتاحة لدى الشركة بطريقة أفضل تساعد على زيادة الإنتاج، كما يساعد على تحسين الكفاءة الإنتاجية بالشركة وتحسين جودة المنتجات، بالإضافة إلى أنه يساعد على الاستغناء عن العنصر البشري في القيام بالعديد من المهام لزيادة الإنتاج.

4-تخفيض نسبة التكاليف

يساعد النظام على التخلص من التكلفة العالية التي تنفقها الشركة في مقابل الحصول على العديد من الأنظمة للقيام بأعمال الشركة، حيث يساعد على القيام بمختلف المهام بأقل التكاليف، إضافة إلى قدرته على القيام بالأعمال التي تتعلق بالضرائب بالكامل للحد من إهدار المصروفات.

5-تخزين البيانات وأمان المعلومات

يعمل نظام ERP على تخزين البيانات بطريقة منظمة من خلال توفير قاعدة بيانات أكثر دقة، كما يساعد على تحديد المهام التي يقوم بها كل موظف بالشركة، والعمل على تجميع كافة البيانات والقدرة على التوقيع على الفواتير الإلكترونية بسهولة فائقة.

6-إصدار تقارير دقيقة

يساعد هذا النظام على إصدار التقارير التي تضم كافة الإنجازات التي قامتا بها الشركة، والتي يتم كتابتها بطريقة عملية ومنظمة، كما يساعد على استخراج التقارير بطريقة أكثر سلاسة وبوضوح شديد، مع القدرة على الحصول على التقارير في الوقت الذي حدثت فيه المعاملة على الفور.

7-توفير المرونة

يعد نظام ERP من أكثر الأنظمة التي تتميز بالمرونة والتي تساعد على تلبية كافة احتياجات الشركة، كما تساعد على استرجاع المعلومات والبيانات في الوقت الذي يرغب فيه العميل، بالإضافة إلى أنه يساعد على متابعة العمل في مختلف فروع الشركة في أي وقت.

8-إمكانية التعرف على التوقيع الإلكتروني

يتميز النظام بالقدرة على التعرف على التوقيع الإلكتروني الموجود على الفواتير الإلكترونية، كما يتمكن من التعرف على الرمز المرفق على الفواتير الإلكترونية، وبالتالي يساعد على الحصول على فواتير تتميز بالدقة والصحة.

9-تشفير البيانات

يتميز نظام ERP بالقدرة على تشفير البيانات الخاصة بالمؤسسة، مما يساعد على عدم تمكين أي جهة من نقل البيانات، وبالتالي يساعد على حماية كافة البيانات الخاصة بالعملاء والشركة في نفس الوقت.

ننصح بقراءة ما هي برامج المحاسبة.

عيوب نظام ERP

هناك بعض العيوب التي تواجهها الشركات عند استخدام نظام ERP في الإدارة، منها ارتفاع تكلفة النظام كما يؤدي إلى تغيير النظام الإداري بالشركة، تحتاج الشركة وقت للتعود على النظام، صعوبة التعامل مع النظام، يوفر للشركة عائد على المدى البعيد من الاستثمارات، يتسبب في حدوث مشكلات مع العملاء، عدم قدرة النظام على نقل البيانات من الأنظمة المختلفة وإليكم شرح لعيوب هذا النظام بالتفصيل:

1-ارتفاع تكلفة النظام

شراء نظام ERP قد يتطلب من الشركة تسديد الكثير من المال، كما أنه قد يتطلب من الشركة تسديد قيمة اشتراك بشكل شهري، إضافة إلى أن تهيئة النظام لاستخدامه يحتاج الكثير من التكلفة، مما يجعل الشركة ترغب في التعرف على نسبة النجاح المحتمل الحصول عليها من هذا النظام.

2-تغيير النظام الإداري بالشركة

تحتاج الشركات التي تعمل على استخدام نظام ERP إلى تغيير الطريقة التي تتبعها في إدارة العمل بها، مما يؤدي إلى تغيير الطريقة التي تتبعها الشركة في التواصل بين مختلف الأقسام التي تتوفر بها.

3-تحتاج الشركة وقت للتعود على النظام

يتطلب لتثبيت النظام لإدارة أعمال الشركة الكثير من الوقت، وبالتحديد لدى الشركات التي تحتوي على هيكل إداري صعب واحتياجات كثيرة، كما أنه من الأنظمة التي تحتاج إلى متخصصين للعمل على تثبيته وقد يتطلب الكثير من التكلفة.

4-صعوبة التعامل مع النظام

يحتاج هذا النظام من الشركة الاستعانة بالكثير من الكفاءات المدربة على التعامل مع البرامج التكنولوجية، وذلك لكي تتمكن من التعامل مع النظام واستخدامه في تحقيق احتياجات المؤسسة.

5-يوفر للشركة عائد على المدى البعيد من الاستثمارات

لا تستطيع الشركة الحصول على عائد من الاستثمارات التي تقوم بها عند استخدام نظام ERP، حيث يأخذ النظام الكثير من الوقت في التهيئة بالمقارنة بغيره من الأنظمة الأخرى، وبالتالي لم تتمكن الشركة من الحصول على عائد مادي إلا بعد مرور فترة طويلة من استخدامه.

6-يتسبب في حدوث مشكلات مع العملاء

لا يستطيع الكثير من العملاء التجاوب مع نظام ERP، حيث يواجه العملاء بعض الأمور المعقدة في التعامل مع النظام، ويرجع ذلك إلى أنه من الأنظمة التي لا تقتصر على الامور الداخلية بالشركة، مما يجعل العملاء غير راضيين عن الشركة.

7-عدم قدرة النظام على نقل البيانات من الأنظمة المختلفة

يواجه نظام ERP مشكلة كبيرة عند الرغبة في نقل البيانات الخاصة بالشركة من قبل الأنظمة التي كانت تستخدمها الشركة من قبل لإدارة أعمالها، حيث يأخذ النظام الكثير من الوقت في نقل البيانات، كما أنها تحتاج إلى الكثير من التنظيم وإعادة صياغتها.