مستخلص المقاولات : أنواعه وخطوات إعداده – دليل شامل

مستخلص المقولات هو أحد المستندات المالية المناسبة لطبيعة أنشطة المقاولات؛ حيث يوجد بعض أعمال المقاولات والمشاريع التي تستمر لعدة سنوات طوال، ويساعد هذا المستخلص في تدوين جميع المصروفات بها لسهولة الحصول على المستحقات المالية، وإليك خطوات إعداده، وأنواع مستخلصات المقاولات، وخطوات المراجعة الدقيقة.

تعريف مستخلص المقاولات

مستخلص المقاولات هى عبارة عن فاتورة مجمعة لكافة تكاليف المشروع، وتكون على هيئة جداول تتضمن البنود المحددة والكمية وكافة البيانات حول المقاولة، كما يتم إصدارها بالصورة المتفق عليها سواء بشكل أسبوعي، أو شهري، وبناءً عليها يحصل المقاول على الدفعات المالية المستحقة لاستمرار تنفيذ الأعمال المطلوبة.

والأهم أن كل مستخلص لابد أن يحتوي على مستحقات المستخلصات السابقة حتى الانتقاء من المقاولة وإصدار المستخلص النهائي، والأهم أن المقاول يقوم بإصدار خطاب ضمان إلى صاحب العقار لضمان الحصول على مقابل المبلغ المقدم، وأنه سيتم خصمه من المستخلصات، أيضًا يحق للمالك المطالبة بتسييل الخطاب في حالة إخلال المقاول بالاتفاقات والرغبة في إنهاء العمل معه، وفي هذه الحالة يحصل المالك على الدفعة المالية المقدمة.

خطوات إعداد مستخلصات المقاولات

إليك أبرز الخطوات الهامة لإعداد مستخلصات المقاولات بدقة شديدة، وهي كالآتي:

1. يجب أن يتم كتابة البيانات بدقة على غلاف المستخلص وهي الاسم الكامل للمالك واسم المشروع، واسم الاستشاري المحدد من قبل المالك، بالإضافة إلى اسم شركة المقاولات، والرقم الخاص بالمستخلص.
2. ينبغي إطلاع الاستشاري على مختلف البنود الموضحة بالمستخلص، والموافقة عليها، وفي بعض الأحيان يقوم بإصدار خطاب لتأكيد المعاينة؛ حيث يعد الاستشاري هو الرقيب الأساسي على المشروع من قبل مالك العقار.
3. كما يجب التجهيز الدقيق لمقايسة المشروع تشمل البرنامج الزمني للمشروع، وكافة البنود الخاصة بالمشروع.
4. وكذلك ينبغي الحصر الجيد للرسومات الفنية، والبنود المتعلقة بالمشروع، والبنود المختلفة، بالإضافة إلى الاهتمام بتجهيز الميزانية.
5. وبعد ذلك يجب المعاينة الدقيقة لكافة الأعمال التي تم تنفيذها، والحصر الشامل للكميات المستخدمة، وتدوينها بعناية في المستخلص.
6. يجب الحصر الجيد للأسعار، وتدوين سعر كل وحدة وضربها في عدد الوحدات للحصول على السعر الإجمالي للوحدات، وتدوين إجمالي كل فئة في المستخلص.
7. يتم توضيح إجمالي الأسعار للفئات الموجودة في المستخلص، وتدوينها بالصيغة التراكمية، ويجب أن يتضمن المستخلص كافة تكلفة المستخلصات السابقة.
8. والأهم أنه ينبغي التقدير الجيد لنسب الصرف؛ وذلك لأن المالك يقوم بدفع نسبة من المبلغ فقط، علاوة على ذلك يكون هناك نسبة خصم للاستقطاعات.
9. ويشترط خصم قيمة الاستقطاعات من القيمة الإجمالية للمستخلص، بالإضافة إلى خصم قيمة المبلغ المسدد لتحديد قيمة المبلغ الذي يقوم المالك بدفع النسبة عليه.

أنواع مستخلصات المقاولات

تتعدد أنواع مستخلصات المقاولات وتختلف باختلاف الغرض الأساسي من إصدارها وتوقيت الإصدار أيضًا، وإليك أبرز الأنواع كما يلي:

من الناحية الفنية

إليك أهم أنواع مستخلصات المقاولات من الناحية الفنية وهي كالآتي:

مستخلص مقاولات جاري

هي عبارة عن المستخلصات التي يتم إصدارها بشكل دوري للمالك بعد الانتهاء من تنفيذ جزء محدد من الأعمال المتفق عليها؛ وذلك خلال المدة المتفق عليها بين المقاول والمالك، والأهم أن المالك يقدم إلى المقاول نسبة من قيمة المستخلصات تصل إلى 95% ولا تزيد عن ذلك، وتعتبر نسبة ال5% كضمان، ويتم تسليمها للمقاول بعد التسليم الأولى والمعاينة للأعمال المقدمة.

مستخلص مقاولات نهائي

هو عبارة عن مستخلصات شبيها بالمستخلصات الجارية، ويتم إصدارها بعد الانتهاء من المعاينة والتسليم الأولى للأعمال المتفق عليها، والأهم أنه يجب إرفاق جميع المستندات اللازمة معها، بالإضافة إلى ضرورة إرفاق نسخ من كافة المستخلصات المقاولات الجارية أيضًا.  

مستخلص مقاولات تنفيذي

يعد مستخلص المقاولات التنفيذي بمثابة التقرير الداخلي للمقاول، ولا يتم تقديم هذا المستخلص إلى المالك.

من الناحية الإدارية

يوجد بعض مستخلصات المقاولات من جانب الجهة الإدارية، وهي كالآتي:    

مستخلص المالك

يتم إصدار هذا المستخلص من قبل المكتب الفني الخاص بشركة المقاولات، ويتم تسليمه للشخص المالك؛ وذلك حتى يقوم المالك بتسديد المبالغ المالية المستحقة لشركة المقاولات.

مستخلص مقاول الباطن (مستخلص المقاول)   

يتم إصدار هذا المستخلص من قبل المكتب الفني لشركة المقاولات إلى المقاولين الذين يتم الاستعانة بهم لتنفيذ أعمال الحفر، أو أعمال الكهرباء، أو السباكة، وذلك ليتم تسديد المستحقات المالية لهم؛ حيث يتم الاستعانة ببعض المقاولين الآخرين بخلاف المقاول الأساسي للمشروع.

أنواع مستخلصات غير شائعة 

هناك بعض أنواع مستخلصات المقاولات التي تكون غير شائعة، وتتمثل فيما يلي:

مستخلص ختامي متوقع   

يتم إصدار هذا المستخلص في حالة رغبة المالك في معرفة القيمة الإجمالية المتوقعة للمشروع قبل الانتهاء من المشروع، والأهم أنه لا يتم إصدارها بغرض صرف المستحقات المالية.

مستخلص توقف

يتم إصدار هذا المتخلص إذا تم سحب المشروع من المقاول، وتقديمه إلى مقاول أخر، ويساعد هذا المستخلص في توضيح الأعمال التي تم تنفيذها إلى الشركة البديلة. 

تعريف الاستقطاعات في المقاولات

الاستقطاعات هي عبارة عن المبلغ النهائي الذي يجب تسديده من المالك للمقاول وفقًا للاتفاق المسبق بينهم، ويوجد عدة استقطاعات منها قيمة الضمان، ومبلغ استقطاع الضرائب منها ضريبة القيمة المضافة، أو ضريبة المقاولات، وخلافه من الضرائب الأخرى التي تختلف باختلاف طبيعة المقاولة، ويوجد أيضًا نسبة الممارية وهي عبارة عن النسبة التي يتم الاتفاق عليها بين المقاول والمالك للحصول على المشروع، وكذلك تشمل قيمة المستخلصات المدفوعة، والغرامات المالية الأخرى.

تعريف احتساب التشوين في المستخلصات (الإضافات)

احتساب التشوين في المستخلصات هي عبارة عن مصروفات المواد الخام التي تستخدم في تنفيذ أعمال المقاولة مثل الأسمنت، والحديد، والبويات، ويتم حساب تكلفتها عن طريق محضر معاينة التشوينات لتأكيد كمية التشوينات التي يحتاج إليها المقاول، بالإضافة إلى أهمية تواجد التشوينات على أرض الواقع لدفع ثمنها، وينبغي أن تكون مطابقة للمواصفات، وكذلك يتم دفع نسبة 75% من التكاليف الإجمالية لها.

كيفية احتساب فروق الأسعار في المستخلصات

يتم احتساب قيمة فروق الأسعار في المستخلصات بناءً على الآتي:

1. يقوم المقاول بتحديد فرق السعر وفقًا للنشرة المقدمة من مركز التعبئة والإحصاء سواء بالزيادة، أو النقص؛ وذلك ناتج عن التضخم والتغيير في أسعار السوق.
2. علاوة على ذلك ينبغي إصدار فروق الأسعار واحتسابها كل 6 أشهر.
3. والأهم أنه يتم حساب المقاول على فروق الأسعار خلال مدة لا تزيد عن 9 أشهر.
4. والأهم أن فروق الأسعار لا يتم احتسابها على التشوينات التي تم شرائها بالدفعات المالية المقدمة من قبل.

خطوات مراجعة مستخلصات المقاولات

هناك بعض الخطوات التي يجب إجرائها عند مراجعة مستخلصات المقاولات؛ نظرًا لأهميتها الكبيرة في تحديد الدفعات المالية الخاصة بالمشروع، وهي كالآتي:

1. يشترط التحقق من مطابقة بنود المستخلص مع بنود المقايسة.
2. كما يجب المراجعة الدقيقة للوثائق التي يقدمها الاستشاري بأنه قام بمعاينة الأعمال، والموافقة التامة على البنود المذكورة بها.
3. أيضًا ينبغي المطابقة الدقيقة للمستخلص الحالي مع كافة المستخلصات السابقة للتحقق من عدم تكرار البنود، أو تدوينها بصورة خاطئة، أو التلاعب بها.
4. والأهم أنه يجب المراجعة الجيدة للأسعار تبعًا للسعر المتفق عليه، وسعر السوق أيضًا لتجنب التلاعب في الأسعار.