ما هو دفتر اليومية والفرق بينه وبين دفتر الأستاذ – دليل شامل

يمثل دفتر اليومية أهمية كبيرة حيث يساعد على تسجيل كافة أنواع التعاملات المالية التي قامت بها المؤسسة التجارية بشكل يومي، وبالتالي تجده من أهم الدفاتر التي يتم الاعتماد عليها في الدورة المحاسبية التي يقوم بها المحاسب لتنظيم الشئون المالية للمؤسسة، كما يضم دفتر اليومية كافة المعاملات الدائنة والمدينة على حدا وبطريقة صحيحة.

مفهوم دفتر اليومية

دفتر اليومية هو نوع من السجلات اليومية التي تستخدم في تدوين كافة المعاملات المالية التي تتعلق بالشركات، ويعتبر هذا الدفتر من أوائل الدفاتر التي تبدأ بها دورة المحاسبة في الشركة، ومن ثم يتم عمل القيود المحاسبية التي تتعلف بكافة المعاملات ويعتبر من أكثر المعاملات التي تمثل أهمية للشركة القيد البسيط والقيد المركب.

يستخدم دفتر اليومية في القيام بجميع أنواع الحسابات المختلفة منها دفتر الأستاذ ويليها القيام بعمل ميزان المراجعة وكذلك القوائم المالية، يضم دفتر اليومية كافة عمليات البيع والشراء التي تقوم بها الشركة والمدفوعات النقدية وعمليات الدفع بالآجل وغيرها من المعاملات التجارية تسجل في الدفتر.

مكونات دفتر اليومية   

يتكون دفتر اليومية من العديد من العناصر المختلفة التي يمكن التعرف عليها من خلال النقاط التالية:

1. الرقم الخاص بكل معاملة مالية من التعاملات التي قامت بها الشركة، والتي يتم تسجيلها بناءً على الوقت الزمني الذي تمت فيه المعاملة.
2. التاريخ الذي قامت فيه الشركة بالمعاملة المالية.
3. العمل على ذكر نوع المعاملة سواء دائنة أو مدينة.
4. البيان الذي يحتوي على مختلف التفاصيل الخاصة بالمعاملة.
5. تسجيل التغيرات التي حدثت في مختلف الحسابات بالزيادة أو النقصان.
6. رقم المستند لكل معاملة للتعرف على إذا ما كانت صرف أو قيد أو قبض.
7. رقم الصفحة التي تم نقل المعاملة إليها من دفتر الأستاذ.

أهمية دفتر اليومية

يمثل دفتر اليومية أهمية كبيرة للعمليات المحاسبية الخاصة بالشركة، يعد بمثابة المراجع اليومية التي يعتمد عليها المحاسب في تسجيل المعاملات المالية من أي نوع، والتعرف على حجم المعالة المالية والوقت الذي حدثت فيه واليوم، كما يساعد على تحديد نوع المعاملات المالية دائنة أو مدينة، أيضًا تساعد البيانات المالية المدونة في دفتر اليومية في تسجيل الحسابات الرئيسية التي يحتوي عليها دفتر الأستاذ العام.

إضافة إلى أنها تساعد إدارة الشركة على التعرف على كافة المعاملات المالية التي قامت بها الشركة والوضع المالي لها والتي تقوم بمعالجة العمليات الحسابية عن طريق القيود، كما يساعد في القيام بتقارير الضرائب، حيث توضح للمحاسبين حجم أرباح الشركة والمصروفات الصادرة التي قامت بها الشركة خلال مدة معينة، بالإضافة إلى أنها تساعد في تسوية كافة الحسابات الخاصة بأعمال الشركة وإعداد القوائم المالية منها إعداد الميزانية العمومية والتدفقات النقدية وغيرها.

يساعد الشركة على إثبات المعاملات المالية للشركة في حالة حدوث خطأ من قبل الشركات الأخرى، كما أن القيد المزدوج في الدفاتر اليومية والتي تتكون من المدين والدائن والتي تساعد على التوازن بينهما، ولكن في حالة أن الناتج النهائي للدائن والمدين غير متساوي يشير إلى أن هناك خطأ حدث عند تسجيل الحسابات وبالتالي لابد من الرجوع لدفتر اليومية مرة أخرى من أجل تصحيح الخطأ، كما يساعد على اتخاذ القرارات التي تتعلق بالمعاملات اليومية، حيث أن التدفقات النقدية الفائضة الخاصة بالشركة يدل إلى إمكانية التوسع في أعمال الشركة.

اهداف دفتر اليومية

يعد من أهداف دفتر اليومية متابعة التدفقات النقدية، وذلك من خلال تسجيل الإيرادات والمصروفات بطريقة دقيقة وواضحة، كما يهدف إلى إعداد التقارير المالية التي تساعد على اتخاذ القرارات المالية الصائبة للشركة وذلك من خلال عمل ميزانية عمومية للشركة.

أيضًا تعمل على كشف التلاعب الذي يحدث في البيانات والعمل على المحافظة على الشركة من النصب والاحتيال من خلال مقارنة البيانات الموجودة في دفتر اليومية للشركة بالبيانات المسجلة لدى الطرف الآخر، بالإضافة إلى أنه يساعد على تقوية العلاقات التجارية مع الجهات الخارجية سواء الدائنين أو المستثمرين مما يساعد على الحصول على التمويل اللازم، وكذلك يهدف إلى إعداد السجلات الحسابية للشركة بشكل أكثر دقة.

حمل الان نموذج دفتر اليومية مجانا من هنا 

كيفية إعداد دفتر اليومية

تمثل كافة المعاملات النقدية التي قامت بها الشركة أهمية كبيرة، لذلك لابد من إدراجها جميعًا في دفتر اليومية، وبالتالي لابد من عمل جدول باستخدام برنامج اكسيل، حيث يساعد على تسجيل رقم القيد ونوع الحساب مدين أو دائن والقيمة المالية للمعاملات والتاريخ والبيان، كما يجب أن يحتوي على وصف للمعاملة داخل مربع البيان، مع العمل على تسجيل القيود وكذلك تحديد الحسابات التي تغيرت نتيجة التأثر بالعمليات الحسابية، كما يجب احتواء الجدول على القيود اليومية والايرادات.

تسجيل المعاملات المالية في دفتر اليومية

يعتبر تسجيل المعاملات النقدية في دفتر اليومية من أهم الأمور التي تساعد على تحديد النفقات النقدية للشركة ومصدرها، وكذلك التأكد من أن جميع المعاملات المالية صحيحة ولا يوجد بها أخطاء، وتتمثل المعاملات التي يتم تسجيلها في دفتر اليومية في النفقات والمبيعات وعمليات الشراء والدفعات التي حصلت عليها الشركة.

كما يساعد تسجيل المعاملات المالية على تحديد الأوقات التي تحتاج فيها الشركة إلى تقوية قيمة التدفقات المالية، وكذلك مساعدة الشركة على إدارة الأموال بطريقة تمكنها من تحسين وضعها المالي، والتعرف على أوقات الذروة التي تمر بها الشركة.

توضيح الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ     

بالرغم من أن كلًا من دفتر اليومية ودفتر الأستاذ من الدفاتر المهمة لإجراء المعاملات المحاسبية، إلا إن هناك بعض الفروق فيما بينهما:

أبرز الأخطاء التي قد تحدث في دفتر اليومية وكيفية تجنبها

قد تحدث في دفتر اليومية بعض الأخطاء التي يجب على المحاسب عدم الوقوع فيها، منها تسجيل بعض المبالغ بطريقة خاطئة عند تسجيلها، وكذلك تسجيل المعاملة المحاسبية في تاريخ غير الذي تمت فيه، كما أنه قد يسهو على المحاسب تسجيل معاملة في الدفتر، عدم تحقيق التوازن في المعادلة الحسابية والتي تنتج عن عدم تطبيق القيد المزدوج، بالإضافة إلى وصف المعاملة المحاسبية في الدفتر بطريقة غير صحيحة.

يمكن تجنب أخطاء دفتر اليومية من خلال استخدام أحد البرامج الحسابية المعتمدة، العمل على إدخال البيانات المحاسبية بدقة مع وضع سياسة تساعد على اكتشاف الخطأ عند التسجيل والمراجعة، كما يجب مراجعة حركة القيود والتأكد من صحة الأرصدة عند العمل على ترحيلها في ميزان المراجعة.