دفتر الأستاذ : تعريفه واهمية وطريقة اعداده – دليل شامل

المحاسبة المالية تعد فرع من فروع المحاسبة وذلك لأنها تساعد الشركات على فهم كافة العمليات الحسابية التي تمت خلال الدورة المحاسبية، لذلك يتطلب تسجيل العمليات الحسابية التي تحدث في فترة معينة استخدام دفتر الأستاذ وذلك لنقل أي حسابات موجودة في دفتر الخصوم  به، مما يساعد على معرفة مفصلة عن الخصوم بالإضافة إلى الاستعانة به لإعداد الموازنة. 

تعريف دفتر الأستاذ

دفتر الأستاذ من اهم الدفاتر المحاسبية التي تتضمن جميع البيانات الموجودة في مختلف القيود اليومية، على سبيل المثال تمتلك أي شركة حساب أستاذ للبنوك، لذلك من البديهي أن تتضمن جميع العمليات المحاسبية سواء بالمدين أو بالدائن.

أنواع دفتر الأستاذ

دفتر الأستاذ ينقسم إلى عده أنواع كما سنوضح فيما يلي بالتفصيل:

1-دفتر الأستاذ العام  

هو الدفتر الأساسي الذي تعتمد عليه جميع الشركات والمؤسسات يتضمن كافة الحسابات والمعاملات المالية التي تمت في هي الفترة المحاسبية لذلك يحتوي على حقوق الملكية والأصول والحصول وكذلك الإيرادات والمصروفات.

2-دفتر الأستاذ المساعد

يتضمن معلومات تفصيلية لبعض الحسابات التي يتضمنها دفتر الأستاذ العام، حيث يتم تقسيمها لحسابات فرعية بغرض تتبع المعاملات سواء للموردين أو الأفراد أو للحسابات المدينة أو الحسابات الدائنة أو الأصول الثابتة أو المخزون.

3-دفتر المبيعات

معروف باسم دفتر حسابات القبض يتضمن معلومات تفصيلية عن المبيعات التي قامت الشركة بإجرائها وتسجيلها وفق تسلسل زمني، الغرض منه تتبع الفواتير والمدفوعات والأرصدة المستحقة وأي تعديلات تمت على المبيعات.

4-دفتر المشتريات

مختص بتدوين المعاملات الخاصة بالمشتريات لذلك يمكن تعريفه بأنه دفتر الحسابات الدائنة، حيث أنه مختص بكافة المعاملات التي سيتم دفعها مستقبلا، لذا يتضمن المدفوعات المسددة وفواتير الموردين والأرصدة المستحقة واي تعديلات تمت على المشتريات.

5-دفتر النقدية

مختص بتتبع كل المعاملات النقدية والتي تتضمن المدفوعات النقدية والإيصالات، لذلك يمكن اعتباره بأنه سجل مفصل لجميع التدفقات النقدية سواء الداخلة أو الخارجة.

6-دفتر المصروفات

وهو دفتر يتم تسجيل المصروفات التي قامت المؤسسة أو الشركة بإنفاقها، لذلك يتضمن على سبيل المثال الإيجار والمرافق وتكاليف التشغيل والرواتب ومصاريف التسويق.

7-دفتر الأصول الثابتة

يتضمن هذا الدفتر جميع الأصول الثابتة التي تملكها المؤسسة أو الشركة مثل المباني والسيارات والآلات والمعدات، بالإضافة إلى أنه يتتبع عملية الاستهلاك والتصرف والاستحواذ وكافة التفاصيل المتعلقة بالأصول الثابتة.

تعريف دفتر الأستاذ العام

دفتر الأستاذ العام هو الدفتر الذي يتم ترحيل كافة البيانات الموجودة في القيود اليومية إليه وذلك لتتبع الحركة المالية لجميع الحسابات مثل الحسابات الختامية وحسابات الأصول والتي يعتمد عليها المحاسب لإعداد الميزانية العمومية، وإعداد قائمة التدفقات النقدية.

سبب تسمية دفتر الأستاذ العام بهذا الاسم

 تم تسمية دفتر الأستاذ العام بهذا الاسم وذلك لأنه يمنح الشركة أو المؤسسة معلومات مفصلة وشاملة عن كافة العمليات المالية التي حدثت بها، وذلك في خلال فترة مالية محددة.

فائدة دفتر الأستاذ

دفتر الأستاذ من اهم الدفاتر المحاسبية وذلك لأنه يساعد على: 

1-متابعه تدفق الأموال 

وذلك من خلال تسجيل جميع الإيرادات الخاصة بالشركة والمصروفات، مما يترتب عليه توفير صوره مفصله عن التدفق النقدي لها بالتالي يمكن تحديد مصادر الدخل والنفقات الأساسية واتخاذ ما يلزم من إجراءات لتحسين إدارة الأموال. 

2-إعداد التقارير المالية واتخاذ القرارات 

وذلك يتم بناء على المعلومات التي يتضمنها دفتر الأستاذ مما يمكن المختصين من إعداد قائمة الميزانية العمومية وقائمة الدخل وكشف الأرباح والخسائر، وتلك القوائم توضح الوضع المالي للشركات بصورة مفصلة، بالتالي التمكن من اتخاذ قرارات السليمة التي تساعد على تصحيح الوضع المالي إذا تتطلب الأمر ذلك. 

3-اكتشاف التلاعب والاحتيال 

دفتر الأستاذ ممكن من خلاله اكتشاف أي تلاعب في البيانات المدرجة في القيود اليومية بسهولة. 

4-دعم العلاقات التجارية 

امتلاك الشركات والمؤسسات لدفتر الأستاذ يساعد على تعزيز الثقة بينها وبين المستثمرين والدائنين وذلك لتوفير معلومات مفصلة ودقيقة لهم، بالتالي الاستفادة من التمويلات المقدمة من خلالهم.

5-الامتثال للمعايير المحاسبية 

تطبيق المبادئ المحاسبية يترتب عليه صحة الدفاتر والسجلات المحاسبية، بالتالي الامتثال إلى المعايير المحاسبية. 

أهدف دفتر الأستاذ

يكمن الهدف من دفتر الأستاذ في الاتي:

1-الرصد والتحليل المالي 

إدراج الأنشطة المالية للحسابات بصورة مفصلة في دفتر الأستاذ العام، يترتب عليه تحديد الفرص والاتجاهات أمام الشركة وتقييم سيولتها النقدية والمخاطر المحتملة لعملها، مما يترتب عليه إمكانية تحليل التحليل الدقيق للوضع والأداء المالي للمؤسسة.

2-المساهمة في إعداد الموازنة العامة 

البيانات المالية المدرجة في الحسابات الرئيسية في دفتر الأستاذ العام مثل الإيرادات والخصوم والأصول والمصروفات تساعد على التنبؤ بتوقعات الموازنة التقديرية المستقبلية للشركة، وذلك من خلال عقد المقارنة بين بيانات دفتر الأستاذ العام لفترات محاسبيه مختلفة، مما يساعد المراجعين والمحللين على تحليل نتائج هذه المقارنة وتحديد الاتجاه المالي المستقبلي للمنشاة. 

3-تحقيق الإدارة المالية الرشيدة 

من خلال الحسابات المفصلة الموجودة في دفتر الأستاذ يمكن تحديد احتياجات الأعمال منها على سبيل المثال تحكم في عمليات الشراء وإدارة المخزون والتعرف على التمويل المطلوب للتوسع والنمو، بالإضافة إلى أن البيانات المدرجة في دفتر الأستاذ تساعد على معرفة قيمة أصول الشركة ومقدار الديون الخاصة بها وتقييم الالتزامات المستحقة عليها وقياس الأرباح، مما يساعد على اتخاذ القرارات السليمة التي تعزز ثقة المستثمرين في أداء الشركة.

وقت إعداد دفتر الأستاذ

يتم إعداد دفتر الأستاذ بصورة تلقائية بعد الانتهاء من تسجيل كافة العمليات في دفتر اليومية والتي يتم ترحيلها إلى دفتر الأستاذ المساعد استعدادًا لإدراج الأرصدة النهائية لجميع الحسابات الرئيسية المتعلقة بالمعاملات المرحلة من دفتر اليومية لدفتر الأستاذ، مما يساعد لاحقًا في إعداد ميزان المراجعة سواء بالأرصدة أو بالمجاميع ثم إعداد القوائم المالية والحسابات الختامية للمؤسسة أو الشركة.

العمليات المحاسبية التي يتم تسجيلها في دفتر الأستاذ

يتم تضمين البيانات التالية في دفتر الأستاذ:

القيود اليومية 

ويتم تسجيل جميع العمليات المالية التي تحدث يوميًا في الشركة مثل النفقات والشراء والمبيعات، والتي يتم تسجيلها تبع نظام القيد المزدوج، حيث يتم توثيق المعاملات في جانبي المدين والدائن.

الترحيل من دفتر اليومية 

المقصود هنا نقل القيود من دفتر يومية الحسابات المختصة في دفتر الأستاذ. 

الأرصدة الافتتاحية 

يقوم المحاسب بتدوين الرصيد الافتتاحي لكل حساب في بداية الفترة المحاسبية وتضمين الرصيد الختامي في نهايتها.

التسميات المحاسبية 

المقصود بها حساب الرصيد النهائي المتعلق بكل حساب والمعروف بمصطلح الترصيد، وذلك لتحديد ماهية الرصيد سواء كان دائن أو مدين.

عكس التغيرات التي تطرأ على كل حساب

من خلال دفتر الأستاذ يمكن التعرف على الزيادة أو النقصان في حقوق الملكية أو الأصول أو المصروفات أو الخصوم أو الإيرادات بسهولة.

تعريف دفتر الأستاذ المساعد

الأستاذ المساعد هو دفتر يستخدم لنقل العمليات الدائنة أو المدينة التي تم تسجيلها مسبقًا في دفتر اليومية لحسابات مفتوحة، حيث يتم نقل وترحيل كل حساب بصورة منفصلة.

حمل الان نموذج توضيحي لشكل دفتر الأستاذ المساعد مجانا من هنا 

أهمية دفتر الأستاذ المساعد

إعداد دفتر الأستاذ المساعد يساعد على: 

1-تحليل البيانات 

يمكن من خلاله تحليل أي بيانات ومتابعة التحركات المالية لها وعرضها بصورة مفصلة. 

2-دقه السجلات المالية 

من خلال هذا الدفتر يمكن المقارنة بالرصيد دفتر الأستاذ المساعد ورصيد دفتر الأستاذ، حيث أن المطابقة تفيد بأن البيانات صحيحة. 

3-توفير المعلومات المالية 

من خلال هذا الدفتر يمكن معرفه كل ما يتعلق بالمعاملات المالية بصوره مفصله بالمقارنة مع دفاتر المحاسبية المختلفة. 

4-الامتثال للقوانين والمبادئ المحاسبية 

من خلال إعداد هذا الدفتر يمكن تقديم سجلات مفصلة ومنفصلة لكل حساب للجهات المختصة.

تصنيفات دفتر الأستاذ المساعد

من خلال ما يلي نعرض تصنيف دفتر الأستاذ المساعد الشائع استخدامها بالشركات والمؤسسات:

دفتر العملاء 

يتضمن جميع المعاملات الخاصة بالعملاء، سواء كانت مدفوعات أو ائتمانات أو مبيعات أو خصومات ويتم تحديد الرصيد الفردي لكل عملية بصورة منفصلة. 

دفتر الموردين 

يتضمن كل المعاملات الخاصة بالموردين على سبيل المثال العمليات الخاصة بالشراء. 

دفتر المخزون 

من خلاله يتم تتبع كافة التفاصيل الخاصة بالمخزون سواء كانت كميات أو تكاليف أو تصنيفات. 

دفتر الأصول الثابتة 

من خلاله يتم تحديد القيمة الحالية للأصول الثابتة بصورة منفصلة، بجانب تتبع التفاصيل المتعلقة بالاستهلاك والقيمة الدفترية والتكلفة. 

دفتر التكاليف 

الهدف منه تتبع تكاليف الإنتاج والمواد التشغيلية حتى يتم تحديد التكلفة الفردية لكل منتج أو عملية.

كيفية إعداد دفتر الأستاذ المساعد

توضح الخطوات التالية طريقة إعداد دفتر الأستاذ المساعد بصورة صحيحة:

1-تحديد الحسابات 

يجب تحديد الحسابات التي تحتاج لدفتر فرعي منبثق من دفتر الأستاذ العام.

2-تصميم نموذج دفتر الأستاذ المساعد 

يجب القيام بتصميم نموذج الحسابات التي تم تحديدها بحيث تتضمن تاريخ المعاملات ووصف لها، بجانب الأرصدة الجديدة التي تم إضافتها. 

3-تسجيل المعاملات المالية 

لابد من تغيير كافة المعاملات المالية الخاصة بكل حساب موجود في دفتر الأستاذ المساعد بصورة منظمة وموثقة.

4-تحديث رصيد الحساب 

لابد من قيام بتحديث الرصيد بعد إجراء كل معاملة حتى تكون المعلومات دقيقة وصحيحة.

5-عقد المقارنة بين الحسابات الفرعية وحسابات دفتر الأستاذ 

يجب التأكد من مطابق خط الحسابات الفرعية بالحساب العام الموجود في دفتر الأستاذ العام عن طريق مقارنة الأرصدة في كل دفتر.

أنواع الحسابات في دفتر الأستاذ

يتضمن دفتر الأستاذ الكثير من الحسابات الفرعية، كما سنوضح فيما يلي:

1-حسابات الأصول

حسابات الأصول تتضمن نوعين من الأصول التي تمتلكها المؤسسة أو الشركة هي:

• الأصول الغير متداولة: ويقصد بها الأصول التي لا يمكن تحويلها لسيولة نقدية خلال العام المحاسبي، مثل الاستثمارات طويله الأمد والمعدات والعقارات. 
• الأصول المتداولة: وهي الأصول التي يمكن تحويلها لسيولة نقدية خلال العام، مثل المخزون والحسابات المستحقة القبض والنقد.  

2-حساب الخصوم

تتضمن تلك الحسابات كافة الالتزامات التي تدين بها المؤسسة أو الشركة لذلك يتم تقسيمها لنوعين هما: 

الخصوم المتداولة: وهي الخصوم الواجب دفعها خلال العام مثل السندات والقروض والمدفوعات المستحقة. 

الخصوم الغير متداولة: وتتمثل في القروض طويله الأجل حيث أنها تتطلب أكثر من عام لدفعها.

3-حساب الإيرادات

الهدف من ذلك الحساب تسجيل الدخل الذي تتحصل عليه الشركة من قبل المشترين بعد القيام ببيع المنتجات والسلع أو الخدمات التي تقدمها، لذا يتم حفظ الرصيد الافتتاحي لجميع حسابات الإيرادات في خانة الدائن والتي تتضمن حسابات الرسوم المكتسبة مقابل الأداء خدمات وحسابات إيرادات المبيعات.

4-حساب المصروفات

ذلك الحساب يتضمن جميع المعلومات حول تدفق الأموال التي قامت الشركة بدفعها، مثل دفع الأجور والرواتب والإعلانات، لذلك يتم تسجيل حساب المصروفات في الجانب المدين بدفتر الأستاذ لذا يمكن إدراج حساب الإيجار والرواتب وتكلفة البضاعة المباعة والدعاية 

5-حساب حقوق الملكية

يتم تسجيل صافي قيمة الشركة بتلك الحسابات وذلك من خلال إيجاد الفرق بين الأصول والخصوم، لذلك يتم تقسيمها إلى: 

حقوق ملكية متداولة: والمقصود بها صافي قيمة المؤسسة التي يمكن تحويلها لسيولة نقدية خلال العام الواحد، مثل رأس المال المدفوع ورأس المال الاحتياطي. 

حقوق ملكية غير متداولة: هي عبارة عن صافي قيمة الشركة التي تتطلب أكثر من عام واحد لتحويلها لنقد مثل حسابات الأرباح المحتجزة وحساب حقوق الملكية.

الفرق بين دفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ المساعد

من خلال الجدول التالي نتعرف على الفروق الجوهرية بين دفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ المساعد:

شكل دفتر الأستاذ العام

يتكون شكل دفتر الأستاذ العام من العناصر التالية: 

1-عنوان الحساب 

يظهر أعلى الصفحة أو القسم المخصص له في دفتر الأستاذ العام. 

2-رقم الحساب 

يجب أن يكون لكل حساب رقم مميز حتى يسهل تتبعه. 

3-تاريخ القيد

يجب تسجيل تاريخ كل معاملة في الدفتر. 

4-وصف القيد 

كتابه بيان مفصل عن طبيعة المعاملة. 

5-المرجع 

يتم الإشارة إلى رقم قيد اليومية أو إلى المستند المرتبط بالمعاملة. 

6-المبلغ المدين والدائن

يتم تسجيل المبالغ التي قام المحاسب بإضافتها أو خصمها من الحساب. 

7-الرصيد

 يتم حساب الرصيد الجديد مع تصنيفه كرصيد مدين أو دائن.

كيفية إعداد دفتر الأستاذ العام

يتم إعداد دفتر الأستاذ العام وفق الخطوات التالية: 

1-تحديد الفترة الزمنية والحسابات المختصة 

يجب تحديد الفترة المحاسبية المراد تتبع الأرصدة والمعاملات المالية فيها، بالتالي تحديد الحسابات الخاصة بطبيعة ونشاط الشركة المالي والتجاري، حيث يتم تقسيمها إلى إيرادات وحقوق ملكية وأصول وخصوم، ومصروفات مع الحرص على أن يكون لكل حساب رقم حتى يسهل الرجوع. 

2-إنشاء دفتر اليومية 

هو الخطوة الأولى لإعداد دفتر الأستاذ، حيث يتم تسجيل جميع المعاملات المالية والتجارية في دفتر اليومية وتحديد نوع الحساب والتأكد من صحته قبل أن يتم الترحيل إلى الحسابات الخاصة بدفتر الأستاذ.

3-بناء هيكل دفتر الأستاذ العام 

كل حساب في الدفتر يتضمن اسم الحساب وتاريخ الإنشاء والصفحات اليومية التي تتضمن بيان مفصل عن المعاملات وتواريخ إتمامها وإجمالي الرصيد النهائي لها. 

4-استخدام نظام القيد النظام لتسجيل المعاملات 

يتم تطبيق هذا النظام وذلك للمحافظة على التوازن بين الأصول والخصوم وحقوق الملكية، مما يساعد على اكتشاف الأخطاء بسرعة وتوفير صورة مفصلة حول الأنشطة المالية للمؤسسة أو الشركة. 

5-تحديث الحسابات في دفتر الأستاذ العام 

لابد من القيام بتحديث البيانات بصورة دورية لتحقيق التوازن بين الأرصدة الدائنة والمدينة عند إعداد ميزان المراجعة، الجدير بالذكر أن تلك الخطوة تتم نهاية كل شهر لتسوية القيود في الجانب المدين والجانب الدائن.

حمل الان نموذج دفتر الأستاذ العام مجانا من هنا 

مثال عملي على إعداد دفتر الأستاذ

من خلال المثال التالي ننوه عن كيفية ترحيل البيانات من القيود اليومية لدفتر الأستاذ بالتفصيل:

إذا كانت القيود اليومية تتضمن ما يلي:

المطلوب ترحيل القيود اليومية إلى دفتر الأستاذ

الحل 

أمثلة على دفتر الأستاذ

من خلال ما يلي نتعرف على مختلف الحسابات التي يتضمنها دفتر الأستاذ:

1- دفتر الأستاذ لحساب النقدية

2- دفتر الأستاذ لحساب المدينين

3- دفتر الأستاذ لحساب الدائنين

4- دفتر الأستاذ لحساب المصروفات

5- دفتر الأستاذ لحساب الإيرادات

الترحيل من دفتر الأستاذ إلى ميزان المراجعة

يتم إعداد ميزان المراجعة من خلال دفتر الأستاذ الذي يتضمن الحسابات الدائنة والمدينة لكل حساب والتي يجب أن تتساوى قيمتهما في النهاية، كما سنوضح فيما يلي:

خطوات مرحلة إعداد القوائم المالية

لاعداد القوائم المالية بالشركات يجب الالتزام بما يلي:

1-جمع البيانات المالية

يجب على المحاسب أن يقوم بجمع كافة البيانات المالية الخاصة بمعاملات الشركة المالية خلال السنة المالية.

2-تعديل المعاملات وتصنيفها

يجب تصنيف البيانات المجمعة لفئات، مثل تحديد الأصول والخصوم وتحديد النفقات والإيرادات وغيرها  طبقًا للمبادئ المحاسبية الدولية أو المحلية.

3-إعداد مكونات البيانات المالية

يجب إعداد البيانات المالية الخاصة بكل قائمة مثل قائمة الدخل وبيان حقوق المساهمين وبيان التدفقات النقدية. 

4-توحيد البيانات المالية

في حالة وجود فروع للشركة يجب دمج كافة البيانات المتماثلة للفرع الرئيسي وكافة الفروع الاخرى، مما يساعد على معرفة الموقف المالي لها بصورة دقيقة.

5-إنهاء وتقديم البيانات المالية

يتوجب على المختصين مراجعة البيانات التي تتضمنها القوائم المالية والتأكد من صحتها قبل تقديمها للإدارة العليا.

الفرق بين دفتر الأستاذ وميزان المراجعة

لمعرفة الفرق بين دفتر الأستاذ وميزان المراجعة تابع ما يلي: 

يتضمن ميزان المراجعة ملخص لجميع الأرصدة المرحلة من دفتر الأستاذ وذلك بغرض التأكد من أن جميع البيانات المقيدة بالقيود اليومية صحيحة، بالإضافة إلى التأكد من أن إجمالي رصيد الحسابات المدينة يساوي إجمالي الإجراءات المحاسبية المتعلقة بإعداد التقارير اليومية. 

دفتر الأستاذ يقدم صورة مفصلة لكل حساب من الحسابات الرئيسية التي يتضمنها بالإضافة إلى عرض ملخص للمعاملات المالية المتعلقة بذلك الحساب، بينما ميزان المراجعة يعرض الرصيد النهائي لإجمالي كل حساب سواء كان دائن أو مدين، بالتالي يعتمد إعداد ميزان المراجعة على إعداد دفتر الأستاذ العام أولا.

الفرق بين دفتر الأستاذ وكشف الحساب

من خلال ما يلي نستعرض الفروق بين دفتر الأستاذ وكشف الحساب بالتفصيل: