القيود الافتتاحية : تعريفها وكيف يتم إعدادها – دليل شامل

جزء مهم من النظام المحاسبي وذلك لأنها تستخدم لتسجيل الأرصدة الختامية المسجلة في قائمة المركز المالي الخاص بالفترة المحاسبية السابقة كأرصدة افتتاحية للفترة المالية المقبلة، وذلك يمنح المحاسب إمكانية الاستمرار في تدوين كافة العمليات المالية بكل دقة، لذلك يمكن القول بأنها قيود تربط بين دورتين ماليتين سابقة وجديدة. 

تعريف القيود الافتتاحية

القيود الافتتاحية هي قيود محاسبة يتم تسجيلها عند بداية دورة محاسبية جديدة أو عند القيام بتأسيس مؤسسة أو شركة جديدة وذلك لتسجيل الأصول الثابتة والأصول المتداولة والخصوم ورأس المال مما يضمن سلامة المعلومات والحسابات لاحقًا، كما تعد تلك القيود مهمة للشركات الحالية وذلك لأنها تساعد على تحويل الأرصدة الخاصة بالحسابات المدينة على سبيل المثال المتعلقة بالفترات المالية السابقة لأرصدة افتتاحية، مما يمكن الشركة أو المؤسسة من متابعة العمليات المالية.

أهمية القيود الافتتاحية

كما ذكرنا أن القيود الافتتاحية جزء لا يتجزأ من نظام المحاسبي لأي شركة لذلك تعود أهميتها إلى ما يلي: 

1-تحديد بداية الدورة المحاسبية 

القيود الافتتاحية هي بداية دورة محاسبية جديدة لشركات قائمة أو شركات مؤسسة حديثًا، وذلك لتسجيل كافة البيانات المتعلقة بالشركة. 

2-ضمان دقة البيانات المالية 

تسجيل بيانات الفترة المحاسبية السابقة يساعد على التحقق من سلامة ودقة البيانات المالية ومعرفة رأس المال بصورة محددة والموازنة بين الأصول والخصوم، مما يترتب عليه تقديم التقارير المالية الصحيحة والموثوق بها. 

3-تأسيس نظام محاسبي دقيق 

تعمل تلك القيود على تأسيس النظام المحاسبي الذي يتضمن الحسابات الأساسية لأي دورة محاسبية، بالتالي يسهل على الشركة إدارة البيانات المالية وتحليلها نقديًا لمعرفة المركز المالي له. 

4-توضيح التزامات الشركة 

يمكن معرفة الالتزامات من خلال القيود الأولية التي يتم تسجيلها بداية الفترة المحاسبية الجديدة، حتى يتسنى للشركة معرفة الالتزامات التي يجب عليها الوفاء بها. 

5-فرصه التحقق من الأرصدة والتدقيق 

يمكن الاعتماد على القيود الافتتاحية عند القيام بالمراجعة الداخلية أو الخارجية وتطبيق عمليات التدقيق، للتأكد من صحة المستندات والأرصدة المالية المسجلة.

أنواع القيود الافتتاحية

فيما يلي نتعرف على أنواع قيود الافتتاحية بالتفصيل: 

1-قيود افتتاحية لشركة أو مؤسسة ناشئة 

إنشاء شركة يتطلب قيود عمل قيود افتتاحية ليتم تسجيل رأس مالها في صورة حقوق ملكية في الحسابات الدائمة، كما يتم تسجيل جميع الأصول المختلفة والتي تتمثل في المعدات والمواد الخام والمباني لبدء أنشطتها. 

2-قيود افتتاحية لشركة حالية بدورة محاسبية جديدة 

بداية دورة محاسبية جديدة يتطلب إنشاء قيود افتتاحية ليتم تسجيل الخصوم وحقوق الملكية وتحديث بيانات الأصول والخصوم بالحسابات الدائنة والمدينة طبقًا لأداء الشركة المالي السابق. 

كيف يتم إعداد القيود الافتتاحية

إعداد القيود الافتتاحية يتطلب اتباع الخطوات التالية:

1-تحليل الميزانية السابقة 

لابد من القيام بتحليل ميزان المراجعة التابع للفترة المحاسبية السابقة ومراجعة كافة الحسابات والأرصدة المالية للتحقق من حالة ومركز الشركة في نهاية الفترة السابقة المالية السابقة.

2-تحديد الأرصدة الافتتاحية 

بعد إجراء تحليل الميزانية السابقة يقوم المحاسب بتحديد الأرصدة الافتتاحية الخاصة بكل حساب عن طريق نقل الأرصدة المدونة في ميزان المراجعة للقيد الافتتاحي. 

3-تفصيل الأرصدة 

يجب ذكر كافة المعلومات والبيانات حول المخزون والأصول الثابتة والنقدية وتحديد مصدرها سواء كانت من رأس المال أو من خلال تمويل خارجي أو من خلال فترة محاسبية سابقة.

4-توزيع الأرصدة 

حسب طبيعة الشركة المالية والاحتياجات الخاصة بها يتم توزيع الأرصدة الافتتاحية بين الحسابات المناسبة حيث يمكن تخصيص جزء من النقدية للصندوق النقدي وجزء آخر للحساب البنكي. 

5-تسجيل القيود 

خطوة تتم بعد تحديد أرصدة الحسابات الافتتاحية، حيث يتم تسجيل القيود الأولية في دفتر القيود المحاسبية وذلك للمقارنة للتحقق من دقة المعلومات والأرقام المدونة بها. 

6-التحقق والمراجعة 

 تساعد على التأكد من دقة ومطابقة المعلومات والبيانات المالية الموجودة في القيود الافتتاحية. 

7-إعداد قوائم المالية 

بعد التحقق من صحة البيانات يتم استخدام القيود الافتتاحية في إعداد القوائم المالية لفترة المحاسبية الحالية. 

الحسابات الرئيسية المرتبطة بـ القيود الافتتاحية

تتمثل الحسابات الرئيسية الخاصة بالقيود الافتتاحية أيًا كان نوعها في الآتي: 

1-رأس المال 

هيتم استخدام هذا الحساب لتسجيل رأس المال الخاص بالمساهمين أو المؤسسين للشركة الجديدة. 

2-الأصول الثابتة 

تتضمن الأصول التي لا يمكن بيعها خلال عام مثل على سبيل المثال الآلات والمعدات والمباني. 

3-الأصول المتداولة 

ويقصد بها الأصول التي يمكن أن تحول إلى سيولة نقدية خلال العام على سبيل المثال المخزون والنقدية والحسابات الدائنة. 

4-الخصوم وحقوق الملكية

يتم استخدام هذا الحساب لتسجيل جميع الالتزامات الواجب الوفاء بها وتسجيل حقوق الملكية التي تتمثل في الأرباح المحجوزة ورأس المال المستثمر والديون. 

5-المصروفات المدفوعة مقدما 

تتضمن جميع المصروفات التي قامت الشركة بدفعها بشكل مسبق للحصول على خدمة أو سلع خلال الفترة المحاسبية الجديدة. 

6-الإيرادات المستحقة مقدمًا 

يتم فيها تسجيل كافة الإيرادات التي قامت الشركة بتحصيلها مقدما مقابل خدمات أو سلع لم يحصل عليها العملاء بعد. 

7-المصروفات المؤجلة 

يوصل لها المصروفات التي لم يتم دفعها في الفترة المالية السابقة ومن المتوقع دفعها في الفترة المالية الجديدة. 

8-الإيرادات المؤجلة 

يتم استخدام هذه الحسابات لتسجيل الإيرادات التي لم تقم الشركة بتحصيلها في الفترة المالية السابقة والمتوقع تحصيلها خلال الفترة المالية الجديدة.

نصائح لإدارة القيود الافتتاحية بكفاءة

حتى تتم إدارة القيود الافتتاحية بصورة جيدة يجب اتباع النصائح التالية:

1-التخطيط المسبق

يتوجب على الموظف المختص تحديد الحسابات الواجب تضمينها في القيود الافتتاحية قبل البدء في التسجيل.

2-المراجعة الدقيقة 

يجب التحقق من صحة البيانات والمعلومات الخاصة بالحسابات قبل البدء في نقلها.

3-الالتزام بالمعايير المحاسبية

يجب على الشركات والمؤسسات الالتزام بمعايير المحاسبة سواء المحلية أو الدولية عند إعداد القيود الافتتاحية.

4-التوثيق المفصل

يتوجب توضيح كافة العمليات بصورة مفصلة في جميع السجلات المحاسبية حتى يمكن تتبعها بسهولة.

5-استشارة المختصين والخبراء

يفضل استشارة ذوي الخبرة في مجال المحاسبة المالية عند مواجهة أي مشكلة.

6-التدريب المستمر

مواكبة التطورات المتعلقة بمجال المحاسبة يتطلب إعداد دورات تدريبية للموظفين، للتمكن من إعداد القيود الافتتاحية كما ينبغي أن تكون. 

7-المراجعة الدورية

المراجعة بصفة مستمرة تساعد على اكتشاف الأخطاء وتصحيحها والتحقق من صحة البيانات المحاسبية المسجلة. 

 الفرق بين القيود الافتتاحية للشركة الجديدة والانتقال السنوي

القيود الافتتاحية الغرض منها التأكد من صحة العمليات المحاسبية الخاصة بالفترة السابقة وضمان سلامة وصحة البيانات المحاسبية للفترة المالية الجديدة، لذلك نوضح الفرق بيننا القيود الافتتاحية للشركة الجديدة والانتقال الثانوي فيما يلي: 

القيد الافتتاحي الشركة جديدة 

رأس المال الابتدائي وتحديد الأصول المتداولة والثابتة من أهم الحسابات التي يتم تسجيلها في قيد الافتتاح بالإضافة إلى أنه يتم تسجيل أي قروض مستحقه أو ديون والتي تعد جزء من الاستثمارات الابتدائية أو رأس المال للشركة 

القيود الافتتاحية والانتقال السنوي

القيود الافتتاحية الخاصة بالسنة المالية الجديدة توضح كافة الأرصدة المالية الخاصة بنهاية السنة المالية السابقة، لذلك يمكن القول إنها عكس قيود الإقفال والتي تتضمن كافة الحسابات الخاصة بالإيرادات والمصروفات الموجودة في قائمة الدخل بجانب الحسابات الموجودة في الميزانية العمومية والتي تم نقلها من ميزان المراجعة الخاص بالسنة المالية السابقة، لذلك نجد أن القيود الافتتاحية تتضمن تحديث المصروفات والإيرادات المستحقة في بداية الفترة المالية الجديدة.

مثال على إنشاء القيود الافتتاحية لشركة جديدة

تمتلك شركة منشأة حديثًا رأس مال قدره $$$$ بالإضافة إلى أن قيمة أجهزة الحاسوب المشتراة تقدر بقيمة ###، كما أن قيمة إيجار مكتب الشركة السنوي يقدر ب#####

القيد الافتتاحي يكون على الصورة التالية:

مثال على عمل القيود الافتتاحية لسنة جديدة

تعمل شركة في مجال التصنيع وقد ترتب على السنة المالية السابقة البيانات التالية:

صافي دخل الشركة للعام المالي السابق يقدر ب $$$$$$ قامت الشركة بشراء معدات تقدر قيمتها ب ### كما قامت بدفع الضرائب بقيمة $$$ وتوزيع مبلغ يقدر قيمته ##### على المساهمين.

القيد الافتتاحي: