سند القبض : دليلك الشامل مع نماذج للتحميل

سند القبض هو وثيقة إثبات لحق العميل تحفظ قيمة المبلغ المالي المدفوع للحصول على الخدمة، وتستخدم في المؤسسات والشركات المختلفة المخصصة للعديد من الصناعات، ويتم استخدامها بكثرة من قبل المنظمات غير الربحية، وتجار التجزئة، وينبغي أن تتضمن أهم البيانات عن صاحب السند والطرف الأخر المقدم إليه السند، وإليك الطريقة الصحيحة لإنشاء سند القبض، وأهم محتوياته، وفوائده العديدة، وأهم نماذج سندات القبض الجاهزة.

تعريف سند القبض

هو عبارة عن وثيقة تساعد في إثبات تفاصيل المعاملة المالية التامة بين طرفين، الطرف الأول وهو طرف العميل يقر بأنه قد سدد المبلغ المالي نظير الحصول على الخدمة، أو شراء منتج، والطرف الأخر يقر بأنه حصل على المبلغ المالي المحدد وهي المؤسسة، والأهم أن الطرف الذي يحصل على سند القبض هو الطرف الذي سدد المال؛ وذلك بهدف الحفاظ على حقه.

يعد سند القبض هو أهم الأوراق في المحاسبة المالية الخاصة بالدورة المستندية، ويعتبر بمثابة الاعتراف الرسمي بالحصول على المبلغ المالي المقابل للخدمة المقدمة، بالإضافة إلى ذلك لا يتم تسجيل المبلغ المالي المقابل لشراء السلعة في دفتر اليومية باعتباره أحد الإيرادات المحققة، بل يتم تحرير سند القبض لإثبات حقوق الطرفين.

فوائد استخدام سند القبض

تتعدد فوائد استخدام سند القبض التي يمكن الحصول عليها، وتتمثل أهمها فيما يلي:

• يعد الإثبات الرسمي لصاحب السند حيث يتم الرجوع لها في حالة التعرض إلى تلاعب، أو في حالة حدوث أخطاء.
• يعتبر سند القبض هو المرجع الاساسي التي يعتمد عليها المحاسب المالي وقت تجهيز أوراق الدورة المستندية.
• كما ينتج عنه سهولة إجراء التسويات البنكية الخاصة بالسندات التي تم تحريرها سواء خلال السنة المالية، أو عند تحريرها كل شهر.
• أيضًا يمكن الرجوع إلى سندات القبض في حالة وجود أخطاء أو تلاعب في دفتر الأستاذ، أو في دفتر اليومية؛ وذلك بهدف التحقق من صحة البيانات المدونة.
• علاوة على ذلك يساعد في التقليل من الاختلاس، أو السرقة من قبل أحد الأفراد المسؤولين عن قسم المحاسبة.
• بالإضافة إلى ذلك يساهم في يعتبر المؤشر الأساسية لعملية التدفق النقدي الفعال.
• والأهم أنه ينصح بالتحديث الدوري للدفاتر في حالة تحرير سندات القبض لمنع عدم التوازن الذي يحدث في الدفاتر المحاسبية.

سلبيات سند القبض

يوجد بعض السلبيات لسند القبض التي ينتج عنها وقوع طرفي السند، أو المؤسسة في مشاكل عديدة، ومنها الآتي:

• يمكن حدوث أخطاء، أو تلاعب في البيانات الموضحة بسند القبض، وبالتالي في حالة حدوث هذا التلاعب أو الخطأ لا يمكن الأخذ بهذا المستند قانونيًا.
• أيضًا في حالة حدوث قطع، أو شطب في البيانات المدونة بالسند، لا يمكن الأخذ به قانونيًا، ولهذا يجب الحذر من حدوث قطع في السند.
• ينبغي التحقق من البيانات المتعلقة بطرفي السند، والبيانات الموضحة في دفتر الاستاذ، حيث أنه في حالة اكتشاف التلاعب سيؤدي ذلك إلى ضياع حق طرفي سند القبض.

محتويات سند القبض

 هناك العديد من العناصر المختلفة التي يجب تدوينها في سند القبض حتى يتم قبوله، وهي تتمثل فيما يلي:

عنوان سند القبض

ينبغي كتابة سند القبض بصورة واضحة في أعلى الورقة، وكذلك يجب التحديد الجيد لنوعه سواء سند قبض نقدي، أو سند قبض شيكات.

رقم سند القبض

يحتوي كل سند قبض تقوم الشركة بإصداره على رقم، وبالتالي ينتج عن ذلك سهولة متابعة سندات القبض، والمراجعة والمتابعة السهلة لعمليات التسجيل، والأهم أن كل سند قبض يكون له رقم تسلسل جديد.

تاريخ تدوين سند القبض

ينبغي تحديد الوقت الذي تم تحرير سند القبض به؛ حيث يساعد ذلك في تسجيل السندات بشكل صحيح في دفتر اليومية في حالة استحقاق هذا السند.

اسم الشركة وعنوانها

يجب توضيح اسم الشركة، وعنوانها، وكافة البيانات الخاصة بها المدونة في السجل التجاري، وأرقام التواصل معها، حيث يساعد ذلك في اعتبارها وثيقة رسمية، والجدير بالذكر أن توضيح هذه البيانات ينتج عنها زيادة ثقة العملاء.

القيمة الإجمالية لسند القبض

يجب تحديد المبلغ المستلم؛ لأن سند القبض يعد بمثابة الإثبات الواضح لقيمة المبلغ المالي، ولهذا ينبغي تحديد قيمة المبلغ بالأرقام والحروف أيضًا لتجنب التشكيك في قيمة المبلغ الموضح بالسند.

صاحب السند

يعتبر صاحب السند هو الطرف الذي يقوم بسداد المبلغ المالي المقابل للحصول على السلع وتحرير السند، وكذلك يمكن أن تكون أحد طرفي السند مثل الشركات التي تتعامل معها العملاء نظير الحصول على خدمة، أو شراء سلعة.

توقيع المستفيد

يجب أن يحتوي السند على توقيع الشخص المستفيد وهو الشخص الذي يمثل الجهة الرسمية للاستلام، ويفيد توقيعه بالاستلام الكامل للمبلغ النقدي من الشخص صاحب السند، وكذلك يجب توقيعه أسفل الورقة ليفيد ذلك باستلام المبلغ المدفوع، وفي الغالب يكون مدير الإدارة، أو الشخص المسؤول عن القسم هو الشخص المشرف على الاستلام.

طرق الدفع

ينبغي التحديد الجيد لطرق الدفع سواء إذا كان الدفع نقدي، أو الدفع بالشيكات.

بيانات الشيك

يجب تحديد البيانات الكاملة لصاحب الشيك في حالة كانت طريقة الدفع المختارة هي الشيكات، وأهمها الرقم الخاص بالشيك، واسم البنك والبيانات الخاصة به.

سبب الصرف

يفيد تحديد سبب صرف السند سواء كان نظير البيع، أو مقابل الحصول على خدمة معينة، أو تحويل الأموال الخاص بالشركاء والمساهمين بالشركة.

بيانات الحساب

ينبغي أن تحتوي سندات القبض على البيانات الخاصة بحساب العميل، ويوضح ذلك البيانات الخاصة بالمبالغ المالية التي تم سدادها، وكذلك يشمل قيمة المديونيات التي يجب سدادها ولم ينتهي من سدادها.

توقيع المستلم

يجب أن يقوم مستلم السند بالتوقيع على السند، ويشترط أن يوقع المحاسب المالي على سند القبض حتى وإن قام المدير بالتوقيع على السند.

حمل الان نموذج سند قبض مالي مجانا من هنا 

كيفية إعداد نموذج سند قبض مالي بصيغة Word 

يمكنك إعداد نموذج سند القبض بإتباع الخطوات التالية:

• يجب فتح برنامج Word في البداية.
• ثم قم بكتابة العنوان بخط واضح وهو سند القبض.
• ومن ثم يجب كتابة المبلغ المالي المدفوع بدقة مع مراعاة كتابته بالأرقام.
• وبعد ذلك ينبغي كتابة تاريخ تحرير السند بالصيغة …../…../……هـ، وكذلك يجب تحرير التاريخ…../……/…..م.
• كما يجب كتابة البيانات الخاصة بالشخص الذي سيدفع المبلغ المحدد بالصيغة استلمنا من ……………
• وكذلك ينبغي كتابة المبلغ المالي وقدره بالحروف.
• بالإضافة إلى ذلك يجب توضيح سواء كان هذا المبلغ نقدي، أو بالشيكات، وتوضيح رقم الشيك، وكتابة اسم البنك.
• ينبغي بعد ذلك تحرير السبب الأساسي لكتابة السند.
• وفي ختام الورقة ينبغي أن يقوم المحاسب المالي بالتوقيع، وكذلك يجب أن يحتوي السند على توقيع المستلم.

ما هو سند القبض الالكتروني

سند القبض الإلكتروني هو عبارة عن وثيقة إثبات العملية التي تم إجرائها بين طرفين سواء كانت عملية شراء أو بيع خدمة معينة، ويتم إعداد هذا السند إلكترونيًا باستخدام أحد البرامج المخصصة لذلك على شبكة الإنترنت، والأهم أنه يمكنك إعداد هذا السند باستخدام برنامج الأكسيل.

خطوات إعداد سند القبض الإلكتروني باستخدام برنامج اكسل 

إليك أهم الخطوات الهامة التي يجب إتباعها عند إعداد سند القبض الإلكتروني، وهي كالآتي:

• قم بفتح برنامج الأكسيل على الجهاز الخاص بك.
• ثم قم بإدخال عنوان السند، والتاريخ، والمبلغ الإجمالي الذي تم دفعه نظير الحصول على الخدمة.
• ومن ثم قم بتوضيح اسم الطرف الذي يقوم بسداد قيمة السند، وينبغي كتابة قيمة المبلغ المدفوع بالحروف لتجنب التلاعب في السند.
• والأهم أنه ينبغي تحديد نوع السند سواء كان نقدي، أو تم السداد بالشيك، وكذلك يجب توضيح الرقم الخاص بالشيك، والحساب البنكي واسم البنك بالتفصيل في حالة الدفع بالشيك.
• وفي الختام ينبغي التوقيع من قبل المحاسب المالي على الوثيقة، كما يجب توقيع الشخص المستلم على الوثيقة أيضًا.

أنواع سندات القبض مع نماذج جاهزة للتنزيل     

إليك أهم أنواع سندات القبض وهي كالآتي:

سندات القبض النقدية

تعد هذه السندات بمثابة الورقة الرسمية التي يتم تحديد قيمة المبلغ المستلم بها، ويجب أن يحتوي على البيانات الخاصة بصاحب السند وهي اسم الشخص، والتاريخ، وقيمة المبلغ بوضوح بالأرقام والحروف، ويجب أن يحتوي على اسم الشخص المستلم للمبلغ المالي.

سندات القبض البنكية

تستخدم سندات القبض البنكية في التسجيل الجيد لقيمة الأموال التي تم استلامها من حساب البنك، وينبغي أن يحتوي السند على اسم البنك، وتاريخ أخر معاملة، والرقم الخاص بالحساب، وقيمة المبلغ المستلم.

سندات قبض المبيعات

تفيد سندات قبض المبيعات في التسجيل الجيد لقيمة السلع، والتحديد الجيد للسلع والخدمات، وفي الغالب يشمل السند المعلومات الكاملة عن اسم الشخص، والعناصر التي تم دفع المبلغ الذي تم دفعه نظير الحصول على السلعة، والسعر الخاص بالعناصر، والرسوم الكاملة والضرائب.

سندات قبض التبرعات

تستخدم سندات قبض التبرعات في تحديد قيمة التبرعات، والتسجيل الجيد لقيمة التبرعات التي يتم تقديمها للمؤسسة، أو الشركة، وتشمل اسم الشخص المتبرع، وتاريخ التبرع، وأهم التعليمات المتعلقة بعملية التبرع للمؤسسة، أو الشركة.

المشاكل المتعلقة بسند القبض   

يوجد بعض المشاكل التي تتعلق بسندات القبض، وتتمثل أهمها فيما يلي:

غياب أحد التوقيعات

ينبغي أن يحتوي السند على التوقيعات المطلوبة، وفي حالة عدم توقيع أحد الأطراف المعنية على السند يؤدي ذلك إلى وجود خلل في السند، وفي الغالب لا يتم الاعتراف بالسند قانونيًا.

حدوث خطأ عند تحديد تاريخ تحرير السند

تاريخ تحرير السند أهم المعلومات الرئيسية التي يتم الاعتماد عليها في التحقق من صحة السند، ويتم الرجوع للتاريخ الموضح في حالة حدوث مشكلة بين طرفي السند.

ضياع نسخة السند الموجودة لدى الشركة

فقدان النسخة الخاصة بالشركة من بين سندات القبض الأخرى تعد أحد المشاكل التي تنتج نتيجة عدم الاعتماد على تحرير سندات القبض إلكترونيًا، ولهذا يجب الاحتفاظ بنسخة أخرى احتياطية من سند القبض سواء حفظها إلكترونيًا، أو حفظها في ملف ورقي.

وجود تناقض بين سند القبض والسجلات الداخلية للشركة

وجود اختلاف بين المبالغ المسجلة في سندات القبض، والبيانات المدونة في القيود الخاصة بالشركة منها قيود اليومية، أو القيود المحاسبية.

الفرق بين سند القبض وسند الصرف