ما هي القيود اليومية وانواعها ومكوناتها وكيفية عملها

إن القيود اليومية من الأشياء الهامة في كل العمليات الحسابية التي تتم في المؤسسات والشركات والنظام المحاسبي بالكامل، فإن هناك الكثير من القوائم المالية التي يتم إدراجها في النظام المحاسبي، من خلال تلك القوائم يتم تحديد كل المعلومات المالية التي تدور في الشركة بشكل دقيق للغاية.

مفهوم قيود اليومية

أثناء التعرف على مبادئ المحاسبة بالكامل سوف يظهر لك مصطلح القيد اليومي فإنه أحد المراحل التي تتم في الدورة المحاسبية في كل المؤسسات والشركات، حيث أن القيد اليومي هو وسيلة من خلالها يتم تسجيل بيانات المؤسسة المالية ضمن السجلات الخاصة بها، فإن القيد اليومي يقوم بتسجيل المعاملات المالية التي تتم بصورة دقيقة لكن أيضًا بشكل يومي.

يتضمن القيد اليومي بيانات المعاملات من حيث الأطراف بالمعاملة، أيضًا تاريخ تلك المعاملة والتفاصيل المالية الخاصة بتلك المعاملة، كما أن القيد اليومي هو من البنود التي يتم تسجيلها في دفتر اليومية تأهيلًا لكي يتم ترحيله فيما بعد إلى دفتر الأستاذ على أن يتم جمع تلك البيانات فيما بعد لتكون التقارير التي تكمل الدورة المحاسبية.

أنواع قيد اليومية

يوجد أكثر من نوع للقيود اليومية التي يتم تسجيلها في سجلات المحاسبة والتي من بينها الآتي:

القيود اليومية البسيطة

هذا النوع من القيود اليومية يحتوي على كل من جانبين الجانب الأول يتضمن بيانات حساب الدائن، بالإضافة إلى الجانب الثاني يحتوي على حساب واحد المدين.

القيود اليومية المركبة

يحتوي القيد اليومي على أكثر من حساب للطرف المدين، بالإضافة إلى إمكانية وجود أكثر من حساب مدين، بل من الممكن توفر الحسابين معًا، وهو مناسب للمعاملات المعقدة أو أكثر من عملية في آن واحد.

القيود اليومية الافتتاحية

إنه من اسمه فإنه القيد الذي يتم البدء فيه أول السنة المالية، حيث يتم تسجيل هذا القيد مع بداية أي مشروع، فإنه يظهر به بيانات الموجودات في المؤسسة بالإضافة إلى المطلوبات التي تحتاج إليها، فضلًا عن تسجيل الأرصدة التي يتم ترحيلها من العام الماضي إلى العام الحالي.

القيود اليومية للتحويل

يتم تسجيل من خلاله كل الحركات والتحويلات المالية التي تتم بين صندوق إلى صندوق آخر، ويتم تحويل المبالغ بين مختلف الحسابات البنكية.

قيد الإقفال

تلك القيود التي يتم إقفال بها السنة المالية بالإضافة إلى الفترة المحاسبية المحددة، مع إمكانية عمل التقارير المالية وفي تلك المرحلة يتم إقفال بعض الأرصدة التي تعود إلى مستوى الصفر مع بداية المرحلة الجديدة، كما يتم إقفال الحسابات الدائنة وتحويلها إلى إيرادات والأرباح تحول إلى مدين وغيرها من الحسابات.

قيد الإدخال

يتضمن هذا القيد كل من المعاملات المالية الجديدة بالإضافة إلى المعاملات المالية المتعددة، يتضمن استلام النقدية بالإضافة إلى تسجيل الأصول الثابتة مع تسجيل الفواتير والإيصالات.

قيود التصحيح اليومية

عبر هذا النوع من القيود يتم تصحيح مختلف الأخطاء وتسجيل أي من قيود الدفاتر وغيرها من السجلات المالية.

قيود المحاسبة الحكومية

يتضمن كل المعاملات المحاسبية التي تتم في المؤسسة التي تتعلق بالأنشطة الحكومية، ومن خلالها يتم تتبع الإيرادات والأرباح التابعة للمؤسسات الحكومية.

مكونات قيد اليومية

تتكون القيود اليومية من بعض البنود الأساسية ضمن القواعد المحاسبية والتي تتضمن الآتي:

• الدائن وهو عبارة عن إضافة كل من الدائن أو الدائنين أيًا كانت وفي حالة ما إن كان هناك أكثر من دائن يتم إضافة قائمة تسمى المذكورين تشمل كل الدائنين، وكما هو الحال في المدين.
• البيان الذي يتضمن الشرح المفصل للقيد بالإضافة إلى بعض تفاصيل العمليات والمعاملات التجارية.
• تتضمن مكونات القيد رقم القيد وهو ترقيم لكل قيد بشكل منفصل بالتالي يتم الوصول إليه بكل بساطة.
• أيضًا يتضمن رقم المستند وهو يضم كافة الأوراق والفواتير مثل عمليات الدفع والنقدية.
• كما يتضمن قيد اليومية كل من تاريخ العملية المالية ورقم دفتر الأستاذ الذي يتم ترحيل القيد عليه.

كيفية عمل قيد اليومية.

يتم عمل القيود اليومية بناء على بعض الخطوات السلسلة والتي تساعدك من خلاله منصة فاتورة التي تتضمن:

• يجب عليك حفظ كافة الأوراق والمعاملات المالية من فواتير وما إلى ذلك.
• قم بتحديد أطراف القيد التي تشمل المدين ويرمز له بكلمة “من” والمدين يرمز له “إلى”.
• يتم تدوين المبالغ الخاصة بكل من أطراف المدين والدائن.
• قم بوضع في خانة المستند الملف الذي يدل على العملية مثل أنها فاتورة أم وصل.
• اكتب التاريخ الخاص بالقيد وقم بكتابة في خانة البيان سبب كتابة القيد.
• إضافة إلى كتابة المبالغ المتنوعة سواء كانت بالزيادة أو بالنقص والحسابات التي تأثرت.
• لا تنسى ترقيم الصفحات الخاصة بدفتر اليومية وعدم وجود أي أخطاء أو كتابة في منطقة الحواشي.
• بالنهاية يتم كتابة كل الإجماليات المتعلقة ومراجعة البيانات الخاصة بها.

الفرق بين قيد اليومية وقيد التسوية.

إن قيد اليومية هو الأساس الذي يتم بناء عليه كل العمليات المحاسبية التالية له، فإنه فوري نظرًا لأنه يتم تسجيل به كل المعاملات في الحال، بل يترتب عليه اليوم التالي ويتم تسجيل بيانات الدائن والمدين به لكي يتم ترحيلها فيما بعد إلى دفتر الأستاذ.

أما قيد التسوية فإنه يأتي في المراحل الأخيرة والذي من خلاله يتم تقييم وضع الشركة أو المؤسسة المالي، فإنه الخطوة الاستباقية قبل إعداد التقارير المالية الدورية، يتضمن كل من المصروفات والمبالغ المستحقة بالإضافة إلى الإيرادات المستحقة وكل المبالغ المقدمة.

أمثلة على قيد اليومية.

إن قامت شركتك بشراء قطعة أرض بمبلغ 600 ألف ريال وتم سداد 300 ألف ريال على أن يتم سداد 300 ألف ريال على دفعات على مدار خمس أشهر فإن قيمة الحساب المدين هنا يكون 500 ألف والدائن يكون 300 ألف والمدين 300 ألف وتظهر عبر البيان التالي:

كيفية ترحيل القيود الى دفتر الاستاذ

• اتبع بعض الخطوات البسيطة أثناء ترحيل القيود إلى دفتر الأستاذ كالتالي:
• قم بتحديد القيود اليومية المراد ترحيلها.
• يتم نقل المدين في القيد إلى نفس خانة المدين في الدفتر.
• قم بتسجيل في خانة البيان طرف قيد اليومية الثاني وهو الدائن.
• يتم إضافة تاريخ رقم القيد والتاريخ في الخانات المخصصة لذلك في دفتر الأستاذ.
• تأتي الآن خطوة الترصيد وهي التي تثبت دقة عملية التسجيل والنقل.