القيود المحاسبية للرواتب والأجور : ماهى وأنواعها – دليل شامل

تعتبر القيود المحاسبية للرواتب والأجور من أهم الوثائق التي تعتمد عليها الدورة المحاسبية، حيث أنها تحتوي على كافة أنواع المعاملات المالية التي تعمل على حساب نسبة الواردات والصادرات في الشركة، بالإضافة إلى أهميتها الكبيرة في التعرف على نسبة الأرباح والخسائر، لذلك سوف نعمل على توضيح طريقة إعداد القيود المحاسبية من خلال المقال.

تعريف قيود الرواتب والأجور

قيود الرواتب والأجور هي عبارة عن عدد من القيود المحاسبية التي تعمل على التعرف على ماهية المعاملات المالية التي تتعلق برواتب الموظفين بالشركة وأجورهم، مما يساعد على إعداد قوائم مالية تتميز بالدقة الشديدة التي تقوم بدور كبير في اتخاذ القرارات المالية الصائبة.

حيث تعتمد القيود المحاسبية على تقسيم قوائم الموظفين عدة أقسام مختلفة، حيث يوجد قسم للإدارات وقسم للورديات وآخر للشرائح، مما يساعد الشركة على تحديد رواتب الموظفين بسهولة.

القيود المحاسبية للرواتب 

القيود المحاسبية للرواتب هي التي تحتوي على كافة المستحقات المالية التي يحصل عليها الموظف سواء كانت مكافآت أو تأمينات وكذلك قيمة الراتب، كما تحتوي على خصومات الرواتب، أيضًا تحتوي القيود على كافة الأمور التي تؤدي إلى وضع زيادة على المرتب أو التي تؤدي إلى الخصم من الراتب، والتي يمكن التعرف عليها من خلال حركة الحساب.

1-قيد استحقاق المرتبات والأجور

قيد استحقاق المرتبات والأجور هو الذي يتم الاعتماد عليه في تحديد قيمة الرواتب الأساسية التي يستحقها الموظفين من الشركة، مما يسمح للشركة إعداد القائمة التي تحتوي على أسماء جميع الموظفين بالشركة وقيمة الرواتب التي يتحصلون عليها، كما تحتوي القائمة على القيمة الإجمالية لرواتب جميع الموظفين بالشركة.

مثال لقيد استحقاق المرتبات والأجور

يحصل أحد الموظفين بشركة ما على راتب شهري قيمته 10 آلاف ريال، تصبح قيمة الاستحقاق الخاصة به كما يلي:

10 آلاف حـ / قيمة الرواتب إلى حـ / ذمة الموظف.

2-قيد الرواتب مع السلف

قيد الرواتب مع السلف يعتب من أكثر المستقطعات التي تمثل أهمية كبيرة منها الرواتب وكذلك التأمينات بالإضافة إلى العديد من الاستقطاعات الأخرى، مما يشير إلى أن السلف تعد من بين قيد الاستقطاع.

مثال لقيد الرواتب مع السلف

إذا كان هناك أحد الموظفين يتحصل على راتب قيمته 10 آلاف ريال، ومن ثم حصل هذا الموظف على سلفه قيمتها ألف ريال وبالتالي يمكن معالجة هذه المعاملة المحاسبية كما يلي:

1000 من حساب ذمة الموظف، إلى حساب قروض الموظف.

3-قيد الرواتب مع التأمينات الاجتماعية

قيد الرواتب مع التأمينات الاجتماعية هو الذي يوجد ضمن قيد الاستقطاع، وهو الذي يتشابه مع السلف حيث تندرج ضمن الاستقطاعات.

مثال لقيد الرواتب مع التأمينات الاجتماعية

إذا كان هناك موظف يحصل على راتب شهري تعمل الشركة على خصم مبلغ 900 ريال من قيمته لتسديد قيمة التأمين الاجتماعي، لذلك نعمل على معالجة قيد الراتب الخاص به مع التأمينات الاجتماعية بالطريقة التالية:

900 ريال من حساب ذمة الموظف إلى حساب قروض التأمين الاجتماعي.

4-قيد الرواتب مع الضمان الاجتماعي

قيد الرواتب مع الضمان الاجتماعي هي من الاستقطاعات التي يتم التعامل معها بنفس معاملة السلف وكذلك التأمينات الاجتماعية فجميعهم يتضمنه قيد الاستقطاع.

مثال لقيد الرواتب مع الضمان الاجتماعي

في حالة اشتراك موظف في الضمان الاجتماعي ويتم خصم 500 ريال من قيمة راتبه لتسديد قيمة الضمان الاجتماعي، لذلك يمكن معالجة راتبه كما يلي:

500 ريال من حساب ذمة الموظف إلى حساب قروض الضمان الاجتماعي.

أنواع السلف للموظفين وطريقة علاج القيود محاسبيا

توجد أنواع من السلف التي يحصل عليها الموظفين والتي تختلف حسب التوقيت الزمني، حيث توجد السلف المستديمة والسلف المؤقتة وهي كالآتي:

1-السلف المستديمة 

هي عبارة عن الأموال التي يحصل عليها الموظف من قبل جهة العمل لكي يتمكن من قضاء المصروفات النثرية، وهي التي يتم استعاضتها في وقت لاحق ويتم علاجها كما يلي:

إعداد السلفة المستديمة

من حساب جاري السلفة المستديمة للموظف 

إلى حساب الشيكات

استعاضة المنصرف من السلفة

من حساب الاستخدامات

إلى حساب الشيكات

زيادة قيمة السلفة

من حساب السلفة المستديمة 

إلى حساب الحوالات

زيادة قيمة السلفة عند الاستعاضة 

من حساب الاستخدامات أو حساب السلف المستديمة الجاري

إلى حساب الحوالات

تخفيض قيمة السلفة عند الاستعاضة

من حساب الاستخدامات 

إلى حساب الحوالات أو الشيكات

2-السلفة المؤقتة

هي السلفة التي يحصل عليها الموظف بشكل مؤقت للعمل على تسديد مصروفات محددة، يتم علاج المحاسبة المالية المؤقتة كما يلي:

إعداد السلفة

من حساب الاستخدامات

إلى حساب الشيكات

القيد النظامي 

من حساب السلفة المؤقتة

إلى حساب الاستخدامات المنصرفة من قيمة السلفة المؤقتة

كيفية احتساب التأمينات والحوافز على المرتبات

حساب قيمة الحوافز والتأمينات على الراتب يتطلب في البداية التعرف على الفرق بين كلًا من الراتب الأساسي والمتغير والذي نوضحه فيما يلي:

1. الراتب الأساسي هو القيمة الثابتة من الراتب التي يحصل عليها الموظف من الشركة خلال مدة محددة مقابل القيام بمهام وظيفته.
2. الراتب المتغير هو قيمة الأموال التي يتم إضافتها إلى الراتب الأساسي سواء كانت مكافآت أو بدلات أو غيرها من الأموال الإضافية.
3. ومن ثم يتم حساب المكافآت على قيمة الراتب الأساسي أي يتم إضافة البدلات والمكافآت على الراتب الثابت أو الأساسي.

تصنيف الرواتب تحت نطاق المصروفات

تعتبر الرواتب من أهم أنواع المصروفات التي تنفقها الشركة على مدار زمني منتظم، ولكن هناك أنواع من مصروفات الرواتب التي تنفقها الشركات والتي يتم تحديدها بناءً على نوع الشركة، حيث يوجد مصروفات التشغيل ومصروفات المبيعات ومصروفات التسويق ومصروفات البرمجة، ومن ثم تعمل الشركة على إضافة كل موظف من موظفي الشركة ضمن القائمة التي يعمل بها بالشركة لكي تتمكن من القيام بأعمال المعالجة المحاسبية بكل سهولة ودقة.

مثال عملي على كيفية معالجة القيود المحاسبية للسلف

حصل أحد الموظفين بالشركة على سلفة مستديمة قيمتها 1600 ريال، بعد ذلك قام بأخذ سلفة أخرى قيمتها 400 ريال، ومن ثم قام باستعاضة مبلغ 1500 ريال من السلفة، بعد ذلك حررت الشركة شيك قيمته 800 ريال من أجل استعاضة المبلغ الذي تم صرفه من قيمة السلفة وقيمته 700 ريال، كما قامت بتحرير شيك آخر قيمته 900 ريال من أجل استعاضة المبلغ المنصرف من القيمة الإجمالية للسلفة وقيمتها 1100 ريال، ومن ثم قامت بإلغاء السلفة وقيمتها 1900 ريال وقد تم صرف مبلغ من السلفة قيمته 1300 ريال ومن ثم تم وضع باقي السلفة مرة أخرى في خزينة الشركة.

يمكن معالجة السلفة المحاسبية وإثبات قيود اليومية بالطريقة التالية:

الفرق بين مصاريف الرواتب ومصاريف الأجور

يعتقد البعض بأن الرواتب هي نفسها الأجور التي تمنحها الشركة للعاملين بها، ولكن هناك فرق بينهما والذي نوضحه فيما يلي:

مصاريف الرواتب

هي عبارة عن قيمة المصاريف التي تمنحها الشركة للموظفين بها بشكل منتظم، حيث يحصل عليها الموظف على مدار شهري أو على مدار زمني محدد.

مصاريف الأجور

هي عبارة عن المصاريف التي تمنحها الشركة للموظف على مدار زمني غير منتظم أو غير محدد بمدة، وهي التي يحصل عليها الموظف مقابل العمل في الشركة بالساعة أو خلال أسبوع أو العمل بالإنتاج.

الفرق بين السلفة المستديمة والسلفة المؤقتة

يوجد فرق بين السلف المستديمة التي يحصل عليها الموظف من الشركة وبين السلف المؤقتة ويمكن التعرف على الفرق بينهما فيما يلي:

السلفة المستديمة

هي من أنواع السلف التي تمنحها الشركة للموظف لكي يقوم بتسديد أنواع معينة من النفقات التي لا يمكن أن تستغنى عنها الشركة، ولكن لا يمكن للشركة أن تقوم بتحديد نوعية هذه المصروفات بشكل دقيق.

السلفة المؤقتة 

هي من السلف التي يتحصل عليها الموظف من قبل الشركة والتي يستخدمها في شراء نوع بعينه من الأصناف التي تحتاج إليها الشركة.