الأداء الوظيفي : تعريفه ومراحله ومعوقاته – دليل شامل

تحتاج الموارد البشرية إلى تطوير الأداء الوظيفي بشكل مستمر لتحقيق الأهداف المرجوة التي تشير إلى نجاح المؤسسة، كما يساعد ذلك في ارتفاع مكانة الموظفين في مسير الرواتب وحصولهم على رواتب أعلى في سلم الرواتب، ويوجد أنواع متعددة للأداء الوظيفي، وينبغي إتباع الاستراتيجيات المحددة لتطوير أداء الموظفين.

تعريف الأداء الوظيفي 

الأداء الوظيفي هو عبارة عن الطريقة الأساسية التي تستخدم في التقييم الجيد لأداء الموظفين وتوضيح جودة المهام التي يقومون بها، والمقياس الأساسي لتحديد قدرة الموظفين في تحقيق أهدافهم، ومدى فعاليته وإنجازه للأعمال، ويتم تقييم الأداء من خلال الطرق المتنوعة أبرزها المراجعات المستمرة لأداء الموظفين، كما يمكن الاعتماد على استطلاعات آراء الزملاء، والمديرين.

أهمية الأداء الوظيفي

الأداء الوظيفي له أهمية كبيرة في التقييم العميق والمراقبة المتكاملة لأداء الموظفين للتأكد من تلبيتهم لأهداف المؤسسة، وتتمثل أهميته فيما يلي:

1. المساعدة في تحسين أداء الموظفين نتيجة الدعم المستمر لهم، والتحديد الجيد لأهداف المنظمة، وبالتالي ينتج عن ذلك زيادة الوعي لدى الموظفين، وزيادة الانتاجية أيضًا.
2. لها أهمية كبيرة في تقديم الدعم المستمر للموظفين، والاعتراف بجهودهم الوظيفية مما يساعد في الحفاظ على الموظفين لأطول فترة والحد من معدلات تسرب الموظفين.
3. كما يساعد في تحسين أداء الموظفين من خلال الخدمة الجيدة التي يقدموها؛ حيث يؤدي ذلك إلى شعور العملاء بالرضا تجاه العمل.
4. المساهمة في زيادة التنافسية للمنظمة وجعلها تحقق نجاح كبير في سوق العمل.
5. أيضًا تنظيم الأداء الوظيفي ينتج عنه زيادة أرباح المنظمة، وتحسين أدائها التنظيمي، وبالتالي ينتج عن ذلك نمو المنظمة.

أهداف الأداء الوظيفي

تتعدد أهداف الأداء الوظيفي حيث ترتبط في بعض الأحيان بأداء الموظفين، وتحديد مدى رضا العملاء، وتحفيز الموظفين لإنجاز أعمالهم بشكل أفضل، وتتمثل أهم الأهداف فيما يلي:

• التحديد لأهم المجالات التي تحتاج إلى تركيز واهتمام شديد.
• جعل الموظفين متعاونون في تحديد الأهداف المختلفة للمؤسسة؛ حيث يكون لذلك دافع كبير على نفوس الموظفين في تحقيق أهداف المنظمة.
• العمل على تحديد الأهداف بوضوح، والتحقق من قابليتها للقياس والتحقيق لضمان تحقيقها بسهولة ووضوح.
• تزويد الموظفين بالدعم اللازم لتشجيعهم على تحقيق أهداف المؤسسة المحددة.

أنواع الأداء الوظيفي 

هناك أنواع مختلفة من الأداء الوظيفي تتمثل أبرزها فيما يلي:

1-السلوك الوظيفي

يعبر السلوك الوظيفي في تعزيز أداء الموظفين في إنجاز المهام المحددة، وفيها يقوم الموظفين بالسلوكيات المختلفة التي يكون لها أثر إيجابي على التطور الوظيفي منها تنفيذ المهام الإضافية، أو التعاون مع زملائه في العمل لإنجاز مهام أكثر.

2-أداء المهام

يشير أداء المهام إلى قيام كل موظف بالمهام المحددة والملائمة للوظيفة التي يقوم بها.

3-الإبداع

يشير الإبداع إلى قدرة الموظفين الكبيرة في تقديم المقترحات المختلفة، والحلول المبتكرة لتعزيز أداء المؤسسات، والمساعدة في إيجاد حلول متكاملة للمشاكل التي قد يتعرض إليها الموظفين اثناء العمل.

4-جودة العمل

يشير ذلك إلى المستوى الجيد للمهام التي يقوم بها الموظفين عند إنجاز الأعمال المحددة والمطلوبة منهم.

5-أعباء العمل

يعبر ذلك عن المدة الزمنية التي يستغرقها الموظفين في إنجاز المهام المحددة والمطلوب القيام بها.

6-إتباع معايير السلامة

يشير ذلك إلى قدرة الموظفين العالية في إتباع معايير السلامة العامة، والتقليل من الحوادث التي يمكن وقوعها أثناء العمل.

7-الالتزام بالمواعيد

يشير ذلك إلى مدى التزام الموظفين وقدرتهم الكبيرة في إنجاز المهام المطلوبة منهم، والوصول إلى الأعمال خلال الفترة المحددة، وتحديد مدى قدرة الموظفين على الانتهاء من المهام المحددة خلال المدة المتفق عليها.

8-القدرة على التكيف

يعبر ذلك عن مدى قدرة الموظفين على التكيف مع التغييرات المختلفة في بيئة العمل منها تولي المسؤوليات الجديدة.

9-مهارات التواصل 

يشير ذلك إلى قدرة الموظفين على التواصل مع الزملاء والمديرين بشكل إيجابي.

10-الروح القيادية

يعبر ذلك عن القدرة التي يتمتع بها الموظفين في القيام بالأعمال المطلوبة منهم، وتحفيزهم بشكل كبير في بيئة العمل. 

مراحل دورة الأداء الوظيفي الثلاث

يوجد ثلاث مراحل لدورة الأداء الوظيفي لتعزيز أداء الموظفين وتحسين أدائهم، وهم كالآتي:

1-إعداد الميثاق

مرحلة إعداد الميثاق هي المرحلة الأولى لتقييم أداء الموظفين، وتحديد الأهداف المحددة التي يسعون لتحقيقها، وأهم المهام اللازمة بوضوح لضمان تحقيق الأهداف بوضوح، وتتمثل أهم خطوات إعداد الميثاق فيما يلي:

• تحديد الأهداف هي الخطورة الأولى التي ينبغي الاهتمام بها ليتم التحقق من وضوحها، والتأكد من قابليتها للقياس وارتباطها بطريقة مباشرة بالأهداف المحددة.
• كما يجب تحديد المهام سواء اليومية، أو الشهرية التي يجب على الموظفين تنفيذهم خلال المدة المحددة لتحقيق الأهداف المرجوة.
• وضع المعايير المحددة للأداء الوظيفي ويشترط أن تكون محددة وقابلة للقياس ليتم التقييم الجيد لأداء الموظفين.
• وبعد ذلك يجب الموافقة المتبادلة حيث يشترط التحقق من موافقة الموظفين على الميثاق الذي تم تحديده للتأكد من فهمه الكامل للتوقعات، وبالتالي يؤدي ذلك إلى التفاعل بإيجابية والالتزام بالأهداف.
• وينبغي المراجعة الميدانية وعقد ورش التدريب المختلفة لإعداد الميثاق بالشكل المحدد، ويساعد ذلك في التحقق من مدى الالتزام بتحقيق الأهداف المرجوة.

2-مراجعة الميثاق

تعتبر مرحلة مراجعة الميثاق هي المرحلة الثانية للأداء الوظيفي وتشير إلى قدرة الموظفين على إنجاز المهام المحددة، والتحقق من مدى التزام الموظفين بهذه الأهداف، وتقديم التغذية الراجعة، وتتمثل أهم خطوات مراجعة الميثاق فيما يلي:

• عقد اجتماعات دورية لضمان المراجعة الدقيقة لكافة الأهداف المحددة، والمناقشة الدورية لأهم الأهداف التي تم تحقيقها لتحديد الإنجازات التي حققها الموظف، وتحديد المعوقات التي تعرضوا إليها.
• التغذية الراجعة بشكل بناء، والتركيز التام على أهم الجوانب التي يمكن تطويرها، بالإضافة إلى استخدام البيانات المحددة لتقديم الدعم الكامل للموظفين.
• وعلاوة على ذلك ينبغي تعديل الأهداف بشكل ملائم للمهام المطلوب تنفيذها في الميثاق، والأهم أنه يشترط التحقق من توافق التعديلات المختلفة مع الموظفين.

3-تقييم الأداء

تقييم الأداء هو المرحلة الأخيرة في تقييم الأداء الوظيفي وفيها يتم التقييم الجيد للأهداف التي تم تحديدها عن طريق إتباع المعايير المحددة والمتفق عليها من قبل، وتتلخص أهم خطوات تقييم الأداء فيما يلي:

• ينبغي جمع كافة البيانات المتعلقة بالموظفين وأدائهم الجيد في العمل من المصادر المتنوعة منها آراء الزملاء، والتقارير المختلفة سواء الشهرية، أو السنوية.
• وعلاوة على ذلك يتم البدء في التقييم العميق لأداء الموظف، وينبغي التحقق من مدى شفافية التقييم.
• وبعد ذلك يتم المناقشة الموضوعية لأهم النتائج التي تم الوصول إليها بشكل رسمي، وتقديم التغذية الراجعة، والاهتمام بوضع خطة مبتكرة لتحسين أداء الموظفين.
• وبناءً على ذلك يتم ابتكار الحلول المتكاملة ليتم تطوير أداء الموظفين، وتحديد احتياجاتهم المتنوعة مثل الورش التدريبية لتحسين أداء الموظفين.

خطوات الأداء الوظيفي

يتطلب إتباع بعض الخطوات المحددة لتحقيق الأداء الوظيفي الجيد لتطوير أداء الموظفين وتحقيق أهداف المؤسسة، وتتمثل فيما يلي:

1-تحديد الأهداف

تعتبر خطوة تحديد الأهداف هو الخطوة الأهم في تحقيق الأداء الوظيفي الفعال، ويشترط أن تكون قابلة للقياس، وواضحة؛ وذلك لأنها المحور الأساسي في تحديد مدى النجاح الذي تحققه المؤسسة، وينبغي إتباع الخطوات التالية:

• التحليل الجيد لأهداف المؤسسة من خلال الفهم العميق للاستراتيجية التي تتبعها الشركة، وبناءً عليه يتم تحديد الأهداف الملائمة لها.
• كما ينبغي وضع الأهداف المحددة والملائمة لدور كل موظف والمهام المختلفة التي يقوم بها.
• هذا بالإضافة إلى التحديد الجيد لمعايير الأداء الوظيفي التي يجب إتباعها ليتم القياس الجيد لهذه الأهداف.

2-تنظيم الأهداف

تعد خطوة التخطيط والتنظيم الجيد للأهداف هي الخطوة الثانية حيث يتم تحديد الأهداف الواضحة في هذه الخطوة، والجدير بالذكر أنه يتم التوزيع الفعال لمسؤوليات ومهام كل موظف، وتتمثل خطوات التخطيط فيما يلي:

• البدء في وضع خطط العمل المحددة مع مراعاة أن تشمل الخطوات الهامة لتحقيق مختلف الأهداف.
• وبعد ذلك يجب التوزيع الدقيق لأهم المهام والمسؤوليات المحددة التي يقوم بها كل موظف بشكل عادل.
• وبناءً عليه يتم توفير الموارد المتنوعة التي يحتاج إليها الموظف للقيام بالمهام اللازمة لتحقيق الأهداف المرجوة.

3-متابعة الأداء

المتابعة الدقيقة لأداء الموظفين لها دور فعال في التأكد من مدى تحقق الأهداف، والمتابعة للتعديلات اللازمة، ويوجد بعض الخطوات للمتابعة العميقة للأداء، وتتمثل فيما يلي:

• عقد الاجتماعات الدورية ليتم المناقشة الفعالة لأهم الأهداف التي تم تحقيقها، هذا بالإضافة إلى التحديد الدقيق لكافة المعوقات التي قد تتعرض إليها الموظفين.
• الاهتمام بتقديم التغذية الراجعة بشكل دوري للموظفين تبعًا للمتابعة الدورية لهم والملاحظات المختلفة على أدائهم.
• وبعد ذلك ينبغي التعديل الدقيق للأهداف المحددة وفقًا للتغييرات المختلفة في بيئة العمل.

4-التقييم النهائي

في هذه الخطوة يتم التقييم النهائي لمدى تحقق الأهداف المحددة، والتقييم الدقيق لأداء الموظفين من خلال الخطوات التالية:

• جمع البيانات الكاملة عن أداء الموظفين وتقييم نقاط القوة والضعف لكل منهم، ويتم ذلك عن طريق التقارير المختلفة، واستطلاعات الرأي.
• وبعد ذلك ينبغي التقييم الدقيق لأداء الموظفين طبقًا لأهم المعايير المحددة ليتم التقييم الجيد لمدى تحقق الأهداف المرجوة.
• والأهم أنه ينبغي المناقشة العميقة لكافة النتائج مع الموظفين، والجدير بالذكر أنه ينبغي تقديم التغذية الراجعة بعد ذلك.

5-وضع خطة التطوير

وضع الخطط المبتكرة لتطوير الأداء الوظيفي للموظفين هي الخطوة النهائية في تحسين أداء الموظفين، وتتمثل أهم الخطوات التي يجب إتباعها فيما يلي:

• البدء في التحديد المثالي لأهم المجالات التي يتطلب تطويرها وفقًا للنتائج النهائية الناتجة عن تقييم الأداء الوظيفي.
• كما يجب وضع الخطط التي تهدف للتطوير بشكل واضح دقيق لضمان تحسين الأداء الوظيفي.
• وكذلك ينبغي توفير الورش التدريبية المختلفة لدعم الموظفين، وتقديم المساعدة لهم في تحقيق أهدافهم المحددة لتطوير أداء الموظفين.

معوقات الأداء الوظيفي

تتنوع المعوقات التي قد تواجه الموظفين أثناء تحقيق الأهداف المحددة وينتج عنها كفاءة أقل للأداء الوظيفي، وتتمثل أبرزها فيما يلي:

• حاجة الموظفين إلى التدريبات المختلفة لضمان تحسين أدائهم الوظيفي.
• عدم توفير الدعم اللازم للموظفين الذي له دور هام في تشجيع الموظفين وتعزيز كفاءتهم في إنجاز المهام المطلوبة.
• العبء الكبير على الموظفين، وتحديد المهام المتنوعة التي تزيد عن طاقتهم، وتشعرهم باليأس.
• بالإضافة إلى وجود علاقات عمل سامة وعدم تعاون الموظفين فيما بينهم، وبالتالي لا يمتلكون القدرة على تنفيذ المهام بدقة.
• وعلاوة على ذلك افتقار الموظفين لعملية الموازنة بين الحياة العملية والشخصية.
• عدم قدرة الموظفين على إنجاز العمل بسبب عدم إعطائهم فرصة للترقية، وعدم الحصول على تقدير من الإدارة.

استراتيجيات تحسين الأداء الوظيفي

هناك العديد من الاستراتيجيات الفعالة لتحسين الأداء الوظيفي، وتتلخص أهمها فيما يلي:

التدريب والتعلم المستمر  

التعلم الذاتي وتوفير الورش التدريبية المختلفة هي أساس تحسين الأداء الوظيفي وتعزيز قدرات الموظفين في تقديم الخدمات المتكاملة والدقيقة، هذا بالإضافة إلى توفير الدورات التدريبية المختلفة التي لها دور بارز في تحسين أداء الموظفين مما يساعد في رفع كفاءتهم في العمل.

تبني منهجيات المحاسبة Agile والتقنيات المبتكرة

ينبغي تبني المنهجيات الدقيقة والمتقدمة في المحاسبة لتحسين إنتاجية الموظفين، ورفع كفاءتهم في سوق العمل، وبالتالي ينتج عن ذلك التحليل المالي الفعال، وبناءً عليه يتم اتخاذ القرارات الصائبة، وعلاوة على ذلك يتم وضع الخطط المتقدمة لضمان تحسين الأداء الوظيفي.

التواصل الفعال بين الموظفين

يساعد تبادل الخبرات بين الموظفين والتواصل الفعال بينهم أساس تحقيق الأداء الوظيفي الفعال، ويتم ذلك عبر تبادل الأفكار، ووضع الخطط المتكاملة لتطوير المهارات المتنوعة التي يتمتع بها الموظفين، وينتج عن ذلك تحقيق الأهداف المحددة بشكل أفضل، وتحسين كفاءة وأداء الموظفين.