برنامج دفترة الحسابات : طريقة عملها وافضل برنامج – دليل شامل

دفترة الحسابات تقوم بتسجيل كل المعاملات المالية وتنظيم القوائم المالية والتي تتضمن على سبيل المثال قائمة الدخل التي تقوم الشركة بممارستها، مما يساعد على تتبع العمليات المختلفة واتخاذ القرارات السليمة، من خلال الفقرات التالية نتعرف على أهمية مسك الدفاتر والخطوات التي يتبعها أصحاب الأعمال لتسجيل البيانات المالية.  

تعريف إجراءات دفترة الحسابات

دفترة الحسابات أو مسك الدفاتر المحاسبية هي عملية تسجيل لجميع المعاملات المالية بصورة منظمة ودقيقة للتمكن من تحليلها والعمل على تصنيف وترتيب المعاملات، وذلك بما يتوافق مع طبيعة الحسابات، الجدير بالذكر أن برنامج دفترة الحسابات يعمل على تقييم البيانات المالية المتعلقة بالشركة والتأكد من موافقتها للمعايير المحاسبية المحلية، والتأكد من وجود مستندات ووثائق لكل عملية تم تسجيلها بالدفاتر. 

أهمية تدقيق الحسابات لمسك الدفاتر

لابد لأي شركة أن تقوم بعملية تدقيق الحسابات وذلك من خلال إعداد الدفاتر المحاسبية والتي تمنح الشركة الفوائد التالية:

1-ضمان الدقة

تعمل سجلات التدقيق على التأكد من صحة البيانات المدونة في الدفاتر صحيحة، مما يترتب عليه عدم وجود أي أخطاء عند تسجيل البيانات المالية في القوائم المالية والتي تتمثل في الميزانية العمومية وقائمة التدفقات النقدية وقائمة الدخل.

2-تبسيط عمليات المراجعة

عند تسجيل البيانات المالية بكل دقة يساعد على تبسيط عملية المراجعة سواء الداخلية أو الخارجية بجانب تجميع كافة البيانات في مكان واحد، مما يوفر الوقت والمجهود عند البحث عن أي معلومات متعلقة بالعمليات المالية للشركة.

3-الامتثال للقوانين واللوائح

تحتم القوانين واللوائح على الشركات الاحتفاظ بالسجلات والمستندات التي تؤكد صحة البيانات المالية المسجلة في الدفاتر. 

4-تحسين إدارة التكاليف

من خلال سجلات التدقيق يمكن تصنيف النفقات الضرورية وغير الضرورية، حيث يتم إدارة النفقات وتقليل النفقات الغير هامة. 

5-تسريع عملية اتخاذ القرار

تدقيق البيانات يساعد الإدارة العليا على اتخاذ القرارات الصائبة بناء على البيانات والمعلومات المالية المسجلة بالدفاتر.

خطوات مسك الدفاتر لأصحاب الأعمال الصغيرة

فيما يلي نوضح خطوات مسك الدفاتر للشركات الصغيرة بالتفصيل:

1-المحافظة على سجلات كل المدفوعات

ينبغي على صاحب العمل تسجيل أي معاملات تحدث مثل النفقات والمشتريات والمبيعات في دفاتر الشركة اليومية أو تسجيلها في الجداول الإلكترونية مع ذكر بيان مفصل يتضمن المبلغ والتاريخ والوصف وطريقة الدفع أو السداد لكل عملية.

2-تحديد أسلوب محاسبة

لابد أن يتم أسلوب المحاسبة التي سيتبعه صاحب العمل حيث يوجد نوعين محاسبة مباشرة ومحاسبة مزدوجة، الجدير بالذكر أنه يجب تحري الدقة أن يكون الأسلوب المختار مطابق لمعايير المحاسبة المحلية ويمكن من خلاله تتبع كافة الإيرادات والمصروفات بكل دقة. 

3-الالتزام بالمواعيد

يتوجب على أصحاب الأعمال تسجيل المعاملات أول بأول وقت حدوثها في السجلات للتمكن من مراجعتها لاحقا وتتبع سير العمليات بفضل تسجيلها حسب التاريخ.

4-إدارة النفقات والتكاليف

يتوجب تحديد المصاريف الاساسية والمصاريف الثانوية والعمل على مراقبة المصروفات للحد من المصروفات الغير مجدية للشركة، الجدير بالذكر أن عملية التوثيق تستدعي الاحتفاظ بالفواتير والإيصالات لتوثيق نفقات الشركة وتكاليفها في الدفاتر المحاسبية.

5-ترتيب الكشوفات البنكية والفواتير

يجب على أصحاب الشركات الصغيرة تنظيم ومراجعة الفواتير والكشوفات البنكية بصورة دورية للتمكن من تسجيلها في الدفاتر، للتأكد من صحة المعاملات المالية وصحة الرصيد قبل تسجيلها في الدفاتر المحاسبية.

6-استخدام برامج محاسبة متقدمة

أصبح التعامل مع البرامج المحاسبية أمر شائع لذلك من خلال برنامج فاتورة المحاسبي يمكن القيام بدفترة الحسابات المختلفة بسهولة وفي وقت قياسي، بجانب أن البرنامج معزز بأدوات من خلالها تتم عملية تتبع المعاملات المالية بسهولة بجانب الحصول على التقارير المالية في غضون ثوان.

7-إنشاء تقارير مالية بصفة دائمة

العمل على إنشاء تقارير مالية باستمرار يتيح لأصحاب الأعمال القدرة على تقييم الأعمال بصورة دقيقة، مما يترتب عليه تحليل التقارير المالية وبناء استراتيجية قوية.

الفرق بين الدفترة والمحاسبة 

من خلال ما يلي نتعرف على الفروق بين المحاسبة والدفترة:

المحاسبة

عبارة عن عملية تحليلية تعتمد على استخدام البيانات المالية للتوصل الدقيق للوضع المالي للشركة، بجانب أنها تستخدم لتسجيل البيانات المالية وتحليلها بصورة دقيقة لتتمكن الإدارة العليا من اتخاذ القرارات الصائبة والتي تصب في مصلحة الشركة. 

الدفترة 

تعد جزء من المحاسبة تستخدم فقط لتسجيل البيانات المالية والمعاملات مثل النفقات والمشتريات والمبيعات والإيرادات في الدفاتر بصورة مرتبة، لذلك يمكن القول إن دفتره عبارة عن سجل توثيق لكافة العمليات المالية.