إقفال السنة المالية : تعريفها وكيم يتم اقفالها – دليل شامل

من أحد الخطوات الهامة التي لا يمكن الاستغناء عنها في تفعيل الدورة المحاسبية، حيث يتم العمل على جمع التقارير المالية للأغراض الضريبية، والتعرف على أداء الشركة خلال تلك الفترة، تعرف على معلومات حول الإقفال وأفضل الممارسات الخاصة به، بالإضافة إلى معرفة الطريقة المناسبة لعمل الإقفال السنوي.

تعريف إقفال السنة المالية

إقفال السنة المالية هو ذلك الإجراء الذي من خلاله يتم مراجعة كافة البيانات المالية وتسوية الحسابات والقوائم المالية الخاصة بالشركة، ويكون الهدف منها إصدار التقارير النهائية التي من خلالها يتم الحصول على نتيجة شاملة توضح وضع الشركة أو المؤسسة المالي في خلال فترة زمنية محددة وهي ما تسمى عادة بالسنة المالية.

تستطيع الشركة معرفة من خلال هذا الإجراء معرفة ما إن كانت تحقق الأهداف الخاصة بها أم لا وما إن كانت تقوم بأداء وظيفي وإنتاجي بالكفاءة المطلوبة أم لا ومساعدة الإدارة العليا في اتخاذ القرارات الصائبة التي تتماشى مع أهداف الشركة المستقبلية هذا على الإطار الداخلي، أما على الجانب الخارجي فإنها توضح إلى المستثمرين والمساهمين معلومات دقيقة عن الشركة.

كيفية إقفال السنة المالية 

إن عملية إقفال السنة المالية من العمليات التي تمر ببعض الخطوات التي تتم على يد المحاسبين المختصين والتي تكون من خلال الآتي:

1-عمل السجلات الأساسية

إنها تشمل تجهيز كافة البيانات المالية التي مرت بها الشركة خلال عام مالي، ومن خلالها يتم تحضير السجلات التي تشمل الفواتير وكافة المعاملات المالية وتسجيلها في مكان واحد، فضلًا عن التأكد من التوازن في الحساب المصرفي مع حساب كل من الرواتب والزيادات والمكافآت خلال تلك الفترة.

2-فصل المعاملات الشخصية في الشركة

هنا يجب عمل تقارير منفصلة عن المصروفات الشخصية لإدارة الشركة أو المساهمين وفصلها تمامًا عن المصروفات التي تقوم بها الشركة، كما يفضل عمل كشف حساب بنكي يحتوي على كل المصروفات خلال الفترة المالية.

3-حساب القروض والفوائد البنكية

ضمن المعاملات المالية الهامة التي يجب وضعها في الاعتبار هي القروض التي تم أخذها لأجل توسيع الأعمال وتطويرها، ويتم ذلك من خلال ضبط القروض والفوائد الخاصة بالشركة وتسجيل الدفعات التي يتم سدادها من الأقساط وتسجيل الفائدة التي يجب دفعها مع مراعاة إمكانية توزيع دفعات كل من القروض وفوائدها لتقليل النسبة المطلوبة مع الوقت.

4-حساب الدخل المتأخر

إنها الأموال التي سوف تقوم الشركة بتحصيلها نظير منتجات أو خدمات قدمتها في الوقت الحالي لكن تحصيل مقابلها يكون في المستقبل فيما يسمى بمحاسبة الاستحقاق، وهنا يكون متاح خيارين إما تسجيل الأموال في وقت بيع المنتج أو الخدمة أو وقت التحصيل لكن يفضل تسجيلها وقت الاستحقاق لكي لا تحدث أي مشكلة في حساب الدخل.

5-حدد مصاريفك 

العمل على ضبط الفواتير والنفقات الخاصة بالشركة والأولويات الخاصة بالمصاريف، لذلك يجب تقسيم كل نوع من أنواع المصاريف بشكل كامل منفصل، لأن هذا يساعد في عدم خلط المصروفات مع بعضها البعض مما يساعد في إقفال الفترة الحسابية بشكل صحيح.

6-وضع المخزون في عين الاعتبار

إن إدارة المخزون من الأمور الهامة التي يجب على الشركات المختلفة الالتزام بها فإنها أحد الأقسام الهامة في إقفال الفترة المحاسبية، يتم ذلك من خلال اتباع مختلف الطرق لإدارة المخزون على حسب نوع النشاط الخاص بالشركة. 

أفضل الممارسات لإقفال السنة المالية

هناك بعض الممارسات الأساسية التي يتم الالتزام بها والتي تتعلق بإقفال السنة المالية والتي تتضمن الآتي:

1-استخدام برنامج محاسبي مناسب

إن البرامج المحاسبية باتت من الأمور الضرورية لأنها تكون سلسة وتسهل من عملية إقفال السنة المالية، بل إنها تكون دقيقة وشاملة لكل البيانات المطلوب إضافتها فضلًا عن إدارة من خلالها كافة الجوانب المالية التي تشمل جرد المخزون والقوائم المالية والحسابات البنكية

2-استخدام التحقق المزدوج

إن التحقق المزدوج يعمل على تجنب الأخطاء بشكل كامل عبر مراجعة كافة السجلات من جديد بعد الانتهاء من عملها لضمان الحصول على الدقة المطلوبة، حيث تتضمن التقارير التحليلية بشكل شامل لكي تتمكن من مراجعتها بكل سهولة.

3-التواصل مع فريق العمل المالي

المتابعة بشكل كامل مع الفريق المالي يضمن أن كافة الخطوات المالية تتم بشكل صحيح وفي الوقت المناسب، فإن التواصل المستمر يساعد في نقل المعلومات المالية بسلاسة بين الأطراف المعنية المختلفة.

4-الاهتمام بالتقارير التحليلية

يمكن الاستفادة من التقارير التحليلية الخاصة بالسنة المالية الحالية في اتخاذ القرارات السليمة الصائبة التي تخص السنين المستقبلية القادمة، ومن بين تلك التقارير تقارير المبيعات والمشتريات وتقارير المخزون وغيرها من التقارير.

5-التدقيق المالي الداخلي

إنها من الأمور الهامة التي من خلالها يتم الكشف ما إن كان هناك أي أخطاء في السجلات المالية، حيث يتم مراجعة كافة الحسابات والسجلات المالية بمنتهى الدقة.

كيفية إقفال الحسابات الختامية

هناك بعض الإجراءات التي من خلالها يتم إقفال الحسابات الختامية التي تتم من خلال القيام بالآتي:

1-إغلاق حساب الإيرادات

إن الديون هي التي تقلل حساب الإيرادات لذلك يجب حساب تلك الديون، والتي من خلالها يتم حساب ملخص الدخل الخاص بالشركة.

2-إغلاق حساب النفقات

العمل على حساب ملخص الدخل من خلال إضافة حساب به كافة النفقات المختلفة.

3-إغلاق حساب ملخص الدخل

إن ملخص الدخل يتوقف على ما إن كانت الإيرادات أكبر من النفقات، وفي تلك الحالة تقوم بخصم النفقات من الأرباح وتقوم بوضع المتبقي في حساب الأرباح مما يرفع من مقدار الأرباح المحتجزة.

4-إغلاق حساب الأرباح

إن تلك المرحلة تأتي بعد إغلاق حساب الدخل والتي من خلالها يتم خصم كافة النفقات من الأرباح مثل توزيع أرباح الأسهم وبالتالي يتم خصم تلك النسبة من الأرباح المحتجزة.

أمثلة لإقفال الحسابات الختامية

هناك العديد من الأمثلة الخاصة بإقفال الحسابات الختامية والتي من بينها:

• إغلاق حساب الإيرادات من حساب ملخص الدخل عبر نقل الأرصدة المدينة إلى ملخص الدخل.
• إغلاق حساب المصروفات إلى ملخص الدخل ومن أنواع المصروفات تلك هي الرواتب والإيجار والفوائد.
• الحسابات الخاصة بالأصول الثابتة والالتزامات في قائمة المركز المالي وحساب حقوق الملكية.