المحاسبة السحابية : أهميتها ومميزاتها للشركات – دليل شامل

المحاسبة السحابية تعد واحدة من أبرز الأدوات التي تعتمد عليها الشركات في الآونة الأخيرة لمواكبة عصر التحول الرقمي، والأهم أنها تتشابه مع المحاسبة الإلكترونية بشكل كبير ولكنها تتميز بالعديد من المزايا منها المرونة والسهولة في إجراء العمليات المحاسبية المختلفة، والأهم أنها أحد الأنظمة التي تعتمد على التخزين السحابي، وتساعد في التخطيط المالي الجيد لتجنب المخاطر المالية التي قد تتعرض إليها المؤسسة بسبب عدم الإدارة المالية الدقيقة، وإليك تعريف المحاسبة السحابية، وأهميتها، وأبرز أنواعها وخلافه من المعلومات الهامة عنها. 

تعريف المحاسبة السحابية

المحاسبة السحابية هي أحد الأنظمة السحابية التي تستخدم في معالجة أنواع المحاسبة المختلفة عبر شبكة الإنترنت بدلًا من استخدام الدفاتر الورقية منها عمليات المحاسبة المالية، وتتميز بسهولة الوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت، ويستخدم هذا المصطلح كوصف لاستخدام التكنولوجيا الخاصة بالبيانات التي تعتمد على مساحة التخزين ومعالجة العمليات المحاسبية عبر متصفح الويب.

أهمية المحاسبة السحابية

نظم المحاسبة السحابية لها أهمية كبيرة في اتخاذ القرارات الصائبة حول الإدارة المالية الجيدة للشركة، وتتمثل أهميتها فيما يلي:

1. تساعد في الحفاظ على سرية البيانات وتجنب اختراقها؛ لأنها تعتمد على إجراءات الأمان الدقيقة.
2. أيضًا ينتج عنها سهولة اتخاذ الإجراءات الإدارية نتيجة لسرعة نقل البيانات بين الإداريين، وبالتالي تؤدي إلى سرعة الأعمال.
3. كما تساهم في زيادة الانتاجية؛ وذلك يرجع إلى اتخاذ القرارات الصحيحة بسرعة فائقة، والعمل لفترات أطول.
4. هذا بالإضافة إلى توفير نسخة احتياطية من البيانات مما يسهل استخدامها في حالة فقدان البيانات الأساسية.
5. الدقة في إدخال البيانات المالية وبالتالي يؤدي ذلك إلى إعداد القوائم المالية الدقيقة، والحصول على التقارير المتكاملة.
6. أيضًا تساعد في إجراء مبادئ محاسبة التكاليف بسهولة دون الحاجة إلى استخدام ملفات الإكسيل وإدخال الأوراق المختلفة.
7. علاوة على ذلك تتيح الوصول للبيانات في أي وقت ومن أي مكان حول العالم مما ينتج عنها توفير المال، والجهد المستغرق في إجراء العمليات المحاسبية المختلفة.

فوائد المحاسبة السحابية

تمثل المحاسبة السحابية أهمية كبيرة لكافة الشركات والمؤسسات، وتعتبر انعكاس لعصر تكنولوجيا البيانات، وفي الغالب ستتجه أغلب الشركات والقطاعات المختلفة لاستخدامها، وإليك أبرز فوائدها كما يلي:

1. التحديث الآلي للأنظمة 
2. توفير تكلفة تثبيت الأنظمة المحاسبية والبرامج المختلفة
3. سهولة الربط بين فروع المنشأة المختلفة، والحسابات المصرفية
4. التوافق مع المعايير المحاسبية المتعددة
5. المرونة والتخطيط المالي الجيد
6. التوافق مع المتطلبات الضريبية
7. التقليل من احتمالية الأخطاء البشرية

وفيما يلي شرح وافي لكافة فوائد المحاسبة السحابية وهي كالآتي:

التحديث الآلي للأنظمة 

الجودة العالية للخدمة بصورة دائمة والتحديث الدوري للأنظمة ينتج عنها ضمان الخدمة بشكل دائم؛ وذلك لأن الشركات التي تعتمد على أنظمة المحاسبة السحابية تراعي التحديث الدائم للخدمة والتحقق من كفاءتها، وتعمل على تحديثها لأحدث إصدار.

توفير تكلفة تثبيت الأنظمة المحاسبية والبرامج المختلفة

إمكانية استخدام أنظمة المحاسبة السحابية دون الحاجة لتثبيت البرامج المختلفة، أو استخدام الأنظمة المختلفة ينتج عنها توفير التكلفة المادية.

سهولة الربط بين فروع المنشأة المختلفة، والحسابات المصرفية

يعمل نظام المحاسبة السحابية على إتاحة عملية ربط الحسابات المصرفية بالحساب الخاص بخدمة المحاسبة السحابية، وينتج عنه تسهيل عمليات الاشتراك والدفع بالخدمة، علاوة على إمكانية ربط الفروع المتعددة للشركة معًا من خلالها.

التوافق مع المعايير المحاسبية المتعددة

تساعد المحاسبة السحابية في إتاحة الفرصة للموظفين للعمل من أي مكان وفي أي مكان دون الاهتمام بالموقع الجغرافي، وتدعم إتباع المعايير المحاسبية المتعددة منها معايير المحاسبة الإسلامية، كما تعمل المحاسبة على توفير عملية إعداد التقارير المحاسبية المطابقة للمواصفات وكافة معايير التقارير المالية الدولية بفضل البيانات الدقيقة والتي تتسم بقابلية المقارنة.

المرونة والتخطيط المالي الجيد

تتميز المحاسبة السحابية بالمرونة الشديدة والقدرة الفائقة على التوسع مما يؤدي إلى القيام بالأعمال التجارية المطلوبة بشكل احترافي، كما تساعد في التقليل من المصاريف التشغيلية المستقبلية من خلال التنبؤ بها، وبالتالي ينتج عنها التخطيط المالي الجيد وتجنب المخاطر المالية.

التوافق مع المتطلبات الضريبية

تساعد في تحديد القيم الضريبية المفروضة على كل منتج، وسهولة أتمتة الأنظمة السحابية، وبالتالي يساعد ذلك في عدم الحاجة لتذكر الضريبة المفروضة على كل منتج عند كتابة كل فاتورة.

التقليل من احتمالية الأخطاء البشرية

تعمل أنظمة المحاسبة السحابية على دعم مبدأ المركزية؛ لأنها تعمل على الحد من الأخطاء التي تنتج عن العنصر البشري نتيجة لقلة اعتمادها على عدد كبير من الموظفين، وبالتالي ينتج عنها البيانات الدقيقة وإعداد القوائم المالية بشكل صحيح، كما تساعد في التقليل من الغش والتلاعب الذي ينتج عن استخدامات المحاسبة الإبداعية، وكذلك تعمل على حماية البيانات من الاختراق.

أنواع المحاسبة السحابية

تتمثل أبرز أنواع المحاسبة السحابية فيما يلي:

1. برامج الخدمة كخدمة (SaaS)
2. منصة الخدمة كخدمة (PaaS)
3. البنية التحتية كخدمة (IaaS)
4.  حلول محددة الصناعة
5. حلول مفتوحة المصدر

وإليك التوضيح الشامل لأنواع المحاسبة السحابية فيما يلي:

برامج الخدمة كخدمة( (SaaS

برامج الخدمة كخدمة: هي عبارة عن الحلول المتكاملة المتوفرة عبر شبكة الإنترنت، ويتم الوصول إليها بسهولة دون تثبيت البرامج المختلفة، وتتميز بالتكلفة المنخفضة، وسهولة الاستخدام، بالإضافة إلى قابلية التوسع، وسلاسة ربطها مع مختلف التطبيقات الأخرى.

منصة الخدمة كخدمة (PaaS)

منصة الخدمة كخدمة: هي عبارة عن بيئة التطوير التي تتميز بقابلية التخصيص، وتتيح للمطورين إنشاء التطبيقات الخاصة بهم على بيئة المزود التحتية، والأهم أنها تتميز بالتحكم الجيد في البنية التحتية، بالإضافة إلى تميزها بالمميزات المتقدمة وأهمها التحليلات المتكاملة للبيانات.

البنية التحتية كخدمة (IaaS)

البنية التحتية كخدمة: هي عبارة عن الأنظمة الدقيقة التي تتيح البنية التحتية بشكل أساسي منها خوادم التخزين والشبكات، والأهم أنها ملائمة للشركات الكبيرة، وتتسم بالتحكم في البنية التحتية بصورة متكاملة.

 حلول محددة الصناعة

الحلول المحددة الصناعة: هي عبارة عن الأنظمة التي يتم إنشائها لإجراء المهام المحددة والخاصة بالصناعات منها المطاعم، أو الرعاية الصحية، وأهم ما يميزها أنها تتيح الوظائف المختلفة للصناعات.

حلول مفتوحة المصدر

الحلول المفتوحة المصدر: هي عبارة عن البرامج المفتوحة المصدر والمجانية بالكامل، ويتمكن المطورين من التعديل بها وفقًا لاحتياجاتهم، والأهم أنها تتميز بسهولة التحكم في تخصيصها، وتكلفتها تكون منخفضة.

مميزات المحاسبة السحابية

نظم المحاسبة السحابية تعد واحدة من أبرز الأدوات الهامة في عصر التحول الرقمي الذي نعاصره الآن، وتتمثل المزايا فيما يلي:

1. توفير الوقت والجهد المستغرق في تثبيت البرامج المختلفة لاستخدام أنظمة البنية التحتية للشركة، كما ينتج عنها التقليل من التكلفة المادية.
2. الجودة والكفاءة العالية في إتمام العمليات المحاسبية المختلفة، ويرجع ذلك للعمل وفقًا لأحدث إصدارات أنظمة المحاسبة السحابية.
3. سهولة تكامل الحسابات المصرفية مع حسابات خدمة المحاسبة السحابية، وبالتالي ينتج عنها سهولة الاشتراك والدفع، وينتج عنها ربط فروع الشركة المتعددة معًا.
4. تتميز بالمرونة والتوسع لملائمة احتياجات الأعمال المختلفة، وبالتالي تكون مناسبة لمختلف الأعمال.
5. تزيد من انتاجية الموظفين؛ نظرًا لإمكانية العمل عن بعد، وبالتالي تتيح العمل للموظفين من أي مكان حول العالم.
6. كما تعمل أنظمة المحاسبة السحابية على توفير البيانات المالية الدقيقة والآمنة، وبالتالي ينتج عن ذلك سهولة إعداد التقارير المالية الموثوقة.
7. وكذلك تساعد في التقليل من الأخطاء البشرية، ويرجع ذلك لعدم اعتماد أنظمة المحاسبة السحابية على عدد كبير من الموظفين.
8. والأهم أنها تساعد في التنبؤ بالنفقات اللازمة للمنتجات وفقًا لأنواع الضرائب المفروضة عليها.

عيوب المحاسبة السحابية

هناك الكثير من العيوب لأنظمة المحاسبة السحابية على الرغم من المزايا العديدة لها، وتتمثل أهمها فيما يلي:

• احتمالية تعرض الخوادم للأعطال المفاجئة مما يؤدي إلى التأخير في إجراء العمليات المحاسبية، أو عدم القدرة على الوصول للبيانات.
• إمكانية التعرض للقرصنة الإلكترونية، أو الاختراقات العديدة بسبب عدم توافر الأمان بها.
• في بعض الأحيان قد تفقد الشركة المرونة في اختيار التنسيقات المناسبة، وبالتالي قد تجد الشركات أنها مقيدة في إدارة البيانات الخاصة بها.
• قد تكون التكلفة المادية لاستخدام خدمات المحاسبة السحابية عالية في بعض الأوقات نتيجة لعدم الاستفادة من المزايا المتعددة لها.

أهم الأسباب التي تدفع الشركات لتطبيق أنظمة المحاسبة السحابية

تتعدد الأسباب التي تدفع الشركات لتطبيق نظم المحاسبة السحابية، وتتمثل أهمها فيما يلي:

1. تساعد المحاسبة السحابية في التقليل من الأخطاء التي تنتج عن إدخال البيانات بشكل متكرر، وبالتالي يؤدي ذلك إلى إعداد التقارير والقوائم المالية الدقيقة.
2. تتسم المحاسبة السحابية بالمرونة في نقل وتبادل البيانات المالية بين الفروع وحسابات الشركة المختلفة، وتدعم الضوابط المختلفة التي تتيح للمستخدم الوصول للمعلومات المالية وفقًا لقيود الشركة والإذن بالوصول للبيانات.
3. ينتج عنها التقييم العميق لأهم العمليات المحاسبية، وإعادة التقييم الجيد للتقارير المحاسبية، وتجعل عملية التحقق من مطابقة مبادئ المحاسبة القانونية سهلة.
4. إمكانية مواكبة الشركات المنافسة عن طريق استخدام التقنيات التكنولوجية التي تعتمد عليها في الإدارة المالية.
5. تساعد في إتاحة نسخ احتياطية عديدة، وتوفير مساحة تخزين كبيرة.
6. العمل على الدعم الفني، وينتج عنها تحديث النظام بشكل تلقائي.
7. توفير التكلفة المادية، بالإضافة إلى التقليل من استهلاك الطاقة والكهرباء؛ وذلك لأنها أكثر الأنظمة توفيرًا.

مخاطر المحاسبة السحابية

يوجد بعض المخاطر التي تنتج عن أنظمة المحاسبة السحابية على الرغم من الفوائد العديدة، وتتمثل أهمها فيما يلي:

• عدم القدرة على نقل البيانات من الموقع، أو الحصول عليها في حالة إغلاق المجهز الخاص بخدمات المحاسبة السحابية.
• منع العملاء بشكل مؤقت من الحصول على معلوماتهم، أو نقل أو استخراج البيانات بسبب زيادة الرسوم الخاصة بمجهز الخدمة.
• الاعتماد على واجهة البرمجة للتطبيقات(API) تعتبر واحدة من أبرز المخاطر؛ لأنها تساعد في الوصول غير الأمن للبيانات خصوصًا إذا كانت غير مؤمنة بشكل جيد؛ حيث ينتج عنها القرصنة الإلكترونية.
• الوصول غير المصرح للبيانات في أنظمة المحاسبة السحابية هي أحد المخاطر، وينتج عنها الانتهاك لخصوصية البيانات، ولهذا يجب تفعيل وضع الوصول للتطبيقات المحدد.
• ومن أهم المخاطر هي الامتثال للكثير من المتطلبات الضريبية والقانونية؛ وذلك لأنها لا ترتبط مع المعايير المحاسبية المختلفة، والمتطلبات الضريبية، وبالتالي ينبغي التحقق من شمولية النظام.

تأثير الحوسبة السحابية على المحاسبة

تؤثر المحاسبة السحابية على أنواع المحاسبة المختلفة، وتتمثل أهم هذه التأثيرات فيما يلي:

• تساعد في تقليل تكلفة تثبيت الخوادم المختلفة الخاصة بالتطبيقات؛ وذلك لأنه يسهل الوصول إلى الحوسبة السحابية عبر شبكة الإنترنت من خلال باقات الاشتراك.
• أثرت المحاسبة السحابية على مرونة عمليات المحاسبة عن طريق هيكلة التطبيقات المحاسبية، وتكييف الموارد المختلفة تبعًا لاحتياجات العمل.
• التحديث التلقائي والحصول على أعلى إصدار لأنظمة المحاسبة السحابية دون الحاجة لتثبيت التطبيقات المختلفة.
• إتاحة فرص العمل عن بعد عن طريق المحاسبة السحابية، وبالتالي يسهل عمل المحاسبين من أي مكان وفي أي وقت.
• أيضًا تساعد في سهولة الوصول إلى السجلات المحاسبية المختلفة، والمراجعة الدقيقة عبر النظم المحاسبية السحابية من قبل أهم المحاسبين القانونين.
• سهولة إعداد التقارير المالية الحكومية باستخدام أنظمة المحاسبة السحابية، وينتج عنها سهولة الوصول للبيانات في أي وقت بصورة متكاملة.
• ربط الأنظمة السحابية مع التطبيقات المختلفة للمحاسبة، وينتج عن ذلك عمل الأقسام بشكل مشترك فيما بينها، وتعزيز التعاون بين الأقسام.
• إتاحة عملية التحليل والمراجعة الدقيقة للبيانات على يد الكثير من المدققين الخارجيين من خلال نظم المحاسبة السحابية.
• كما تؤثر على محاسبة التكاليف من خلال تتبعها، وتحليلها بإتباع الأساليب الحديثة، وتساعد في مراقبة الأداء والتحديد العميق لنقاط القوة والضعف التي تعاني منها الإدارة المالية للمؤسسة، وبالتالي ينتج عنها الإدارة الشاملة، والكفاءة التشغيلية العالية.