قيود اليومية : أهميتها وكيفية تسجيلها بالأمثلة – دليل شامل

تختص قيود اليومية بتسجيل العمليات المالية اليومية لذلك يتم الاعتماد عليها لتسجيل كافة المعاملات في السجلات المالية، لذلك من خلال المقال نتعرف على حركة التدفقات النقدية مما يساعد على دقة البيانات المسجلة في دفتر المحاسبة.

تعريف قيد اليومية

قيد اليومية هو تسجيل العمليات المالية اليومية المتعلقة بنشاط المنشأة مما يساعد على إعداد دفتر الأستاذ وتصنيف العمليات إلى الطرف الدائن والطرف المدين، الجدير بالذكران قيود اليومية تساعد على امتثال المؤسسات والشركات للوائح والقوانين المحاسبية المطبقة في المملكة العربية السعودية مما يعزز مكانة الشركة في الأسواق.

أنواع قيد اليومية

عند تسجيل المعاملات المالية والتجارية التي قام بها أي منشأه يتم التسجيل في قيود يومية تختلف تبعًا لنوع العملية التي تم، لذلك من خلال ما يلي نتعرف على أنواعها بالتفصيل:

القيد البسيط

هو الذي يتضمن حساب الإيرادات في خانة المدين يقابله حساب واحد يمثل في خانة الدائن.

القيد المركب

هو الذي يتضمن أكثر من حساب في طرف المدين وأكثر من حساب في طرف الدائن، يستخدم لتسجيل وتدوين عمليات مختلفة في وقت واحد أو عند تسجيل المعاملات المالية المعقدة.

القيد الافتتاحي

يتم إدراج جميع أرصدة الحسابات الخاصة بالفترة المالية السابقة لبدء فترة جديدة.

قيود التحويل

يدرج في ذلك القيد كافة المعاملات المتنقلة بين الحسابات المدونة في السجل المالي.

قيود الإقفال

هي أحد القيود المستخدمة في إغلاق كافة الحسابات الخاصة بالسنة المالية عن طريق نقل أرصدة الدخل والمصاريف لحساب الأرباح والخسائر.

قيود الإدخال

تتضمن تلك القيود تدوين المعاملات ذات التأثير على الرصيد المستحق للحسابات أو القيود السابقة، لذلك يتم الاعتماد عليها لتعديل وتحديث السجلات المحاسبية.

قيود التصحيح

يختص ذلك القيد بتدقيق الحسابات المدرجة في السجلات وتصحيحها.

قيود المحاسبة الحكومية 

لها طبيعة خاصة حيث أنها تختلف عن القيود المحاسبية التي يتم إعدادها لشركات القطاع الخاص، حيث تتضمن المصروفات والميزانيات والمعاملات المالية وإيرادات الجهات الحكومية.

عناصر قيد اليومية

من خلال ما يلي نتعرف على عناصر قيد اليومية بالتفصيل:

1. رقم وتاريخ القيد: يساعد على تسلسل العمليات وفقا لتاريخ كل معاملة ورقمها.
2. رقم الحساب واسمه: يحدد الحسابات ويصنفها في خانة المدين أو الدائن.
3. المبلغ المدين والمبلغ الدائن: يسجل فيه جميع المعاملات المالية لكل حساب، مع الأخذ في الاعتبار مساواة رصيد الحسابات المدينة برصيد الحسابات المدينة.
4. شرح مختصر لسبب القيد: يتم ذكر وصف للمعاملة المالية والغرض من إجرائها بصورة مختصرة.

أهمية تسجيل القيود اليومية

تهتم الشركات والمؤسسات لإعداد قيود اليومية للأسباب التالية:

1. قيود اليومية من المراجع اليومية التي يعتمد عليها المحاسب.
2. يساعد على إدارة العمليات المحاسبية والمالية الخاصة بالشركة بصورة أسهل وأسرع.
3. من خلاله يمكن تقييم التدفقات النقدية الخاصة بالشركة.
4. يستخدم في إعداد القوائم المالية وتسوية الحسابات.
5. يحد من الوقوع في أي خطأ محاسبي وذلك لأنه له دور كبير في الرقابة المالية على كافة المعاملات التجارية والمالية.
6. يسهل تصنيف الأطراف المدينة والأطراف الدائنة ومعرفة وضعها.
7. من خلاله يمكن معرفة عدد الفواتير ووضع المخزون والسلع المباعة وقيمتها.

مكونات قيد اليومية  

تتكون قيود اليومية من بنود أساسية نوضحها فيما يلي بالتفصيل:

1-المدين

يتم تسجيل جميع الحسابات المدينة سواء لمدين واحد أو أكثر، الجدير بالذكر أنه يتم استخدام مصطلح المذكورين يليها تسجيل البنود الخاصة بالمدينين.

2-الدائن

ينطبق عليه نفس طريقة التسجيل السابق ذكرها في المدين.

3-البيان

 من خلاله نتعرف على تفاصيل القيد ونوع المعاملة التجارية المسجلة.

4-رقم المستند

 يتم ترقيم الملفات الذي يتضمن الفواتير المتنوعة المتعلقة بالعمليات المالية.

5-رقم القيد

كل قيد في قيود اليومية له رقم خاص به حتى يسهل الوصول إليه عند إعداد مختلف القوائم المالية.

6-تاريخ العملية المالية

يجب تسجيل التاريخ الذي تمت فيه المعاملة المالية في قيد اليومية.

7-رقم دفتر الأستاذ

 المستخدم لترحيل الحسابات له.

إعداد القيود اليومية

يتطلب إعداد القيود اليومية اتباع الخطوات التالية:

1. تصنيف المعاملات المالية سواء كانت دائنة أو مدينة لتسجيل كل منها في الخانة المناسبة.
2. يجب تسجيل قيمة كل معاملة مالية لكل حساب على أن يكون الناتج الإجمالي للحسابات المدينة مطابق للناتج الإجمالي للحسابات الدائنة.
3. كتابة شرح لكل معاملة مبسط ومختصر.
4. العمل على تسجيل رقم القيد والتاريخ تسلسلي.
5. ذكر اسم المستند الخاص المستخدم لإثبات إجراء المعاملة المالية سواء قبض أو قيد أو إيصال أو صرف أو فاتورة شراء.
6. القيام بإثبات رقم الصفحة الخاصة بدفتر الحساب التي سيتم ترحيل الرصيد المدين أو الدائن إليه.

كيفية ترحيل القيود إلى دفتر الأستاذ

يقوم المحاسب بترحيل القيود لدفتر الأستاذ عن طريق الخطوات التالية:

1. تحديد القيود: يجب أن يقوم المحاسب بتحديد القيود التي يرغب في ترحيلها لدفتر الأستاذ.  
2. نقل المدين: يتم نقل الرصيد المدين لنفس الخانة المقابلة له في دفتر الأستاذ.
3. تسجيل البيان: يجب تسجيل الأطراف الدائنة في الخانة المناسبة للحساب بدفتر الأستاذ.
4. تاريخ القيد: يتم إضافة رقم القيد والتاريخ في الخانة المخصصة في دفتر الأستاذ.
5. عملية الترصيد: تعني تسجيل إجمالي المدين وإجمالي الدائن في الصفحة المناسبة.

الفرق بين قيود التسوية والقيود اليومية

فيما يلي نتعرف على الفرق بين القيود اليومية وقيد التسوية من خلال الجدول التالي:

أمثلة على قيد اليومية

للتعرف على كيفية إعداد القيود اليومية بمختلف أنواعها تابع ما يلي:

مثال عن القيد البسيط

قامت إحدى مصانع الغزل والنسيج بشراء قطع غيار لاحد المعدات لديها بمبلغ #### وتم سداد المبلغ بالكامل من صندوق النقدية يتم تسجيل المعاملة كالتالي:

مثال عن القيد المركب

اشترت شركة ما عقار بمبلغ ##### وقامت بسداد نص المبلغ وقدره ### على أن يتم السداد على دفعات على مدار 5 أشهر مقابل إيصالات وشيكات يتم إثبات العملية كما سنوضح فيما يلي:

ندون في وصف العملية شراء عقار ودفع نص المبلغ وسداد الباقي عن طريق إيصال أو شيك، يراعى كتابة تاريخ العملية في الخانة المناسبة ثم كتابة رقم صفحة دفتر الأستاذ الذي سيرحل إليه الحساب.

مثال عن القيد الافتتاحي

بدأت شركة ما فترتها المحاسبية بالأصول التالية:

•  النقدية: #####
• الحساب البنكي: #####
• المحفظة الاستثمارية: ####
• العقارات: #####
• الذمم المدينة: ####
• الأثاث: ####

الالتزامات كالتالي:

•  الذمم الدائنة: #####
•  القروض: #####

مثال عن قيد التحويل

استعانت شركة اتصالات باستشاريين تسويق حتى تحصل على خطة تسويقية، وقامت بدفع تكلفة الخدمة من خلال حسابها البنكي لحساب الاستشاري يتم إثبات المعاملة، كما سنوضح فيما يلي:

مثال عن قيد الإقفال

قامت أحد الشركات في نهاية السنة المالية بإقفال حساب إيراداتها والتي بلغت #####، يقوم المحاسب بترحيل حساب الإيرادات لحساب ملخص الدخل ليظهر بالصورة التالية:

مثال عن القيد العكسي

قام أحد معارض السيارات ببيع سيارة موديل 2024 بمبلغ #### يقوم المحاسب بتسجيل العملية من حساب المبيعات إلى حساب السيارات:

تمارين محلولة على قيود اليومية

قامت أحد الشركات بدفع أجور الموظفين بقيمة #### لذلك قيد اليومية في هذه الحالة يتكون من العناصر:

1. رقم القيد:
2. تاريخ القيد:
3. رقم واسم الحساب المدين: ### ح / أجور ورواتب
4. المبلغ المدين:
5. رقم واسم الحساب الدائن: ### ح/ نقدية
6. المبلغ الدائن: ####