التخطيط : تعريفة وانواعه وعناصره واهميته والمبادئ

يمكن تعريف التخطيط بأنه الكيفية التي تكفل لمؤسسة أو شركة تحقيق أهدافها، حيث يمكن وضع خطة عمل تساعد على التطوير من برامج العمل التي تعزز فكرة الوصول السريع للهدف المرجو تحقيقه.

كما يمكن تعريف التخطيط بأنه عبارة عن خطة عمل يتم وضعها ومتابعتها للوصول على الهدف المنشود، أو تعريفه بأنه إحكام الرقابة على نشاط شركة ما لكي يتم التأكد من إنجاز العمل المطلوب والوصول للهدف المراد تحقيقه، الجدير بالذكر أن التخطيط يوجد في صور كثيرة تستخدمها الشركة جميعًا للوصول إلى أهدافها التي تسعى لتحقيقها.

أنواع التخطيط

التخطيط له صور عديدة نوضحها فيما يلي بالتفصيل:

• التخطيط للاستخدام الغير متكرر: يندرج تحت هذا النوع ثلاث أنواع فرعية وهي البرامج والميزانية وأخيرًا المشروعات.
• التخطيط الوظيفي: يندرج تحته أنواع كثيرة منها على سبيل المثال التخطيط المالي والسياسي والتسويقي والاقتصادي وأخيرا التخطيط للإنتاج.
• التخطيط للاستخدام المتكرر: يتمثل هذا النوع من التخطيط في نوعين هما تخطيط السياسة الإدارية، بالإضافة إلى تخطيط الإجراءات الدقيقة.
• التخطيط الخاص بطبيعة التأثير: يندرج تحته التخطيط التكتيكي وكذلك التخطيط التشغيلي والتخطيط الاستراتيجي.
• التخطيط التابع للمستوى الإداري: والمقصود هنا التخطيط الخاص بالإدارات سواء الإدارة العليا أو الإدارة الوسطى، بالإضافة إلى تخطيط الإدارة التنفيذية.

أنواع التخطيط حسب الفترة الزمنية

يمكن تصنيف التخطيط طبقا للفترة الزمنية على ثلاث أنواع نوضحها فيما يلي:

• تخطيط طويل الأجل: يتميز بطول فترته التي تصل إلى 5 سنوات.
• تخطيط متوسط الأجل: تزيد مدته عن العام الواحد وتقل عن الخمس سنوات.
• تخطيط قصير الأجل: عادة تكون مدته أقل من العام حيث يمكن إعداد خطة يومية أو أسبوعية أو شهرية.

فوائد التخطيط

عمل تخطيط تسير عليه الشركات يساهم في تحقيق الفوائد التالية:

• إمكانية التنسيق بين كافة أقسام الشركة الداخلية.
• التمكن من تحقيق أهداف الشركة، وذلك بوضع خطة عمل يسير على خطاها العاملين.
• ربط المؤسسة مع البيئة الخارجية لها.
• العمل على تدريب العاملين لرفع مستوى مهاراتهم وكفاءتهم في العمل.
• استغلال موارد الشركة بطريقة عملية.
• تساعد على التنبؤ بالمشاكل المستقبلية والعمل على إيجاد حلول بديلة لها.
• منح العاملين الحافز للابتكار وإيجاد حلول غير تقليدية للمشاكل التي تواجههم.
• وضع الإجراءات المهمة التي تساعد على تنفيذ المطلوب، دون التسبب في إهدار الوقت والموارد دون فائدة.
• الجدير بالذكر أن العمل في بيئة تخضع للتنظيم والتخطيط الجيد يساعد على ولاء العاملين للشركة.
• تحديد المهام الخاصة بكل فرد بالشركة ومتابعة كيفية تنفيذه لها وفق الخطة الموضوعة.
• تحليل نقاط قوة أو ضعف الشركة والعمل على التعامل معها حتى تتمكن من المنافسة بالسوق.

عناصر التخطيط

يتمثل التخطيط في عدة عناصر أولها الأهداف والتي يجب أن تكون الغاية من وضع التخطيط معلومة لجميع العاملين بالشركة وذلك لتحفيزهم على تحقيق الهدف، كما يجب أن يكون الهدف لا يخالف الشرائع السماوية أو القانون أو العرف السائد بالمجتمع، بالإضافة إلى أنه يجب أن يكون الهدف منطقيًا وقابل للقياس، مما يتسنى للمختصين على توجيه الإرشادات إذا لزم الأمر ذلك.

السياسات والمقصود بها سياسة الإدارة العليا التي يجب أن تلتزم بها كافة الإدارات بمختلف مستوياتها على حد سواء، ثم القواعد والتي يجب أن يتم وضع قواعد للشركة أو المؤسسة معلومة للجميع، توضح ما هو واجب الالتزام به وما هو مخالف لها، من خلال تلك القواعد يتم منح العاملين والموظفين المكافآت أو الجزاءات حسب التزامهم بسياسة الشركة الموضوعة.

ثالث عنصر وهو الإجراءات التي تعد العنصر الأخير للتخطيط حيث يتم وضع الإجراءات والخطوات التي يسير على نهجها العاملين بالشركة للتمكن من إنجاز العمل كما يجب ومن ثم تحقيق الهدف الذي ترنوا إليه الشركة.

اهداف التخطيط

تتلخص أهداف التخطيط في تحديد الهدف الواضح حتى يتم العمل على تحقيقه، بالإضافة إلى المساهمة في مواجهة أي عقبات تواجه الشركات أو المؤسسات مستقبلا، كما نجد أن التخطيط يساهم في استخدام الموارد المالية كما ينبغي، مما يترتب عليه خفض التكاليف.

الجدير بالذكر أن التخطيط يعمل على تحديد اختصاصات كل فرد ومسؤولياته تجاه العاملين بالشركة، لذلك يمكن القول بأنه الوسيلة التي تساعد أي شركة على توفير الإمكانيات التي تعزز نشاطها.

مبادئ التخطيط

القيام بالتخطيط يتطلب الالتزام بالمبادئ التالية:

• الهدف الذي من أجله تم إنشاء المنشأة، سواء كان تحقيق الأرباح أو رفع معدل إنتاج الشركة أو العمل على زيادة حصة الشركة بالسوق.
• الفلسفة والمقصود بها رؤية الشركة إزاء الهدف الذي تطمح في تحقيقه.
• العمل على تطبيق سياسة خاصة بالشركة، وذلك لتوجيه العاملين بالشركة وإحكام الرقابة عليهم.
• توفير البيانات التي تتيح للشركة تحقيق الهدف من إنشائها والتي يطلق عليها مصطلح الخطط.
• أولويات الشركة والتي تختلف من منشأة إلى منشاة أخرى.
• بجب أن يكون العائد من وضع خطة للعمل بها يغطي تكاليفها.
• المرونة لمواجهة أي مشاكل تعرقل تحقيق الهدف الموضوع من قبل الإدارة العليا.
• كذلك يجب أن يكون التخطيط دائم وقابل للتعديل وفقا للظروف التي تطرأ على بيئة العمل.