السجل التجاري : استخراجه إلكترونيًا وشروطه – دليل شامل

السجل التجاري  في المملكة العربية السعودية لها أهمية كبيرة للتاجر، أو أصحاب المنشآت في المجالات المختلفة، وتتضمن أهم البيانات عن التجار، وأصحاب المؤسسات، ويجب تقديم بعض المستندات لاستخراجها في المملكة العربية السعودية، وإتباع الخطوات الدقيقة، وإليك أهم المستندات اللازمة لاستخراج السجل التجاري، وأهميته بالنسبة للتجار، والدولة، وخطوات استخراج السجل التجاري سواء إلكترونيًا، أو من مكتب السجل التجاري.

تعريف السجل التجاري

السجل التجاري هو هو الوثيقة الأساسية التي تبرز هوية الشركة و الوسيلة الهامة التي تعتمد عليها وزارة التجارة والصناعة في جمع البيانات المتعلقة بالشركات والتجار، وتعتبر الأداة الأساسية لضبط الحركة التجارية في البلاد، ويتضمن أهم المعلومات عن الأنشطة التجارية، والتجار المحدثة باستمرار؛ حيث تمتد صلاحيته لمدة 5 سنوات فقط.

أهمية السجل التجاري

يلعب السجل التجاري دور حيوي وأساسي في إتمام العمليات المختلفة المتعلقة بالعملية التجارية، وله أهمية كبيرة سواء للتاجر، أو الدولة، وتتمثل أهميته فيما يلي:

أهمية السجل التجاري للتاجر

إليك أهمية السجل التجاري بالنسبة للتاجر كما يلي:

1. سهولة الاستعلام عن المنشأة التجارية، أو التاجر قبل إتمام المعاملات التجارية معه.
2. تعمل على إضفاء الصفة التجارية على المنشأة، وحمايتها من الغرامات، ومنعها من التعرض للمساءلة القانونية.
3. يعد السجل التجاري بمثابة الوثيقة الرسمية الهامة عند إتمام مختلف الإجراءات سواء الحكومية، أو غير ذلك.
4. إمكانية تغيير، أو إضافة، أو التعديل بالمسمى الوظيفي في كافة المستندات الرسمية منها بطاقة الرقم القومي.

أهمية السجل التجاري للدولة

السجل التجاري له أهمية كبيرة بالنسبة للدولة، وهي كالآتي:

1. الدعم الكامل للدولة في عمليات التطوير الشاملة، والخطط الاستراتيجية المستقبلية وأهمها الخطط الاقتصادية.
2. جمع البيانات الخاصة بالتجار، والمستثمرين في المؤسسات المتنوعة، والاستثمارات المختلفة.
3. توضيح المعلومات الكاملة عن حجم التجارة في مختلف المجالات.
4. هذا بالإضافة إلى سهولة تحديد احتياجات الدولة سواء من المنتجات، أو الخدمات التي توفرها.

خطوات استخراج سجل تجاري

يوجد بعض الخطوات التي يجب إتباعها لاستخراج السجل التجاري، وتتمثل أهمها فيما يلي:

1. تحديد موقع المنشأة 
2. استخراج البطاقة الضريبية من مصلحة الضرائب
3. استخراج شهادة مزاولة النشاط من الغرفة التجارية
4. طلب استخراج سجل تجاري من مكتب السجل التجاري
5. مراجعة الطلب من الموظف المختص
6. تحديد موعد استلام السجل التجاري

وفيما يلي شرح مفصل لأهم الخطوات اللازمة لاستخراج السجل التجاري:

تحديد موقع المنشأة 

ينبغي إثبات مقر المنشأة بعقد إيجار له مدة محددة، أو عقد تمليك، ويشترط إثبات هذا العقد في مكتب الشهر العقاري، وكذلك يجب الحصول على إيصال أحد المرافق منها الكهرباء، أو الغاز، أو المياه.

استخراج البطاقة الضريبية من مصلحة الضرائب

بعد إثبات مقر المنشأة، وتسجيل تاريخ العقد في مكتب الشهر العقاري، يتم التوجه إلى مصلحة الضرائب ليتم الحصول على البطاقة الضريبية، وستحصل على شهادة مؤقتة بعد مرور 10 أيام تقريبًا، حيث تصدر الشهادة الضريبية بعد شهر تقريبًا من تاريخ التقديم لاستخراجها.

استخراج شهادة مزاولة النشاط من الغرفة التجارية

يتم التوجه إلى الغرفة التجارية ليتم استخراج شهادة مزاولة النشاط التجاري بعد استخراج البطاقة الضريبية، وينبغي تقديم البطاقة الشخصية الخاصة بك، بالإضافة إلى صورة من عقد إيجار، أو تمليك المنشأة المثبت في الشهر العقاري، وسيتم إصدار الشهادة خلال نفس اليوم، وتاريخ صلاحيتها يمتد لشهر واحد فقط.

طلب استخراج سجل تجاري من مكتب السجل التجاري

تقدم بطلب استخراج السجل التجاري إلى مكتب السجل التجاري بعد استخراج الشهادة الضريبية وشهادة مزاولة النشاط أيضًا، وينبغي تقديم صحيفة الحالة الجنائية، وفي حالة تقدم وكيل عن صاحب الشركة بطلب استخراج السجل التجاري ينبغي تقديم صورة من التوكيل الرسمي.

مراجعة الطلب من الموظف المختص

يتم مراجعة الطلب المقدم بعد ذلك من قبل الموظف المختص عن ذلك في مكتب السجل التجاري، وذلك بعد تقديم كافة المستندات اللازمة وطلب استخراج السجل التجاري.

تحديد موعد استلام السجل التجاري

يقوم الموظف المختص بتحديد موعد لاستلام السجل التجاري بعد المراجعة الدقيقة للطلب المقدم، وفي الغالب يكون الموعد خلال يوم أو يومين بحد أقصى.

شروط استخراج سجل تجاري والمستندات المطلوبة

هناك بعض المستندات اللازمة لاستخراج السجل التجاري، والعديد من الشروط التي يجب تحقيقها للحصول عليه، وتتمثل فيما يلي:

1. إثبات الشخصية
2. صحيفة الحالة الجنائية
3. صورة توكيل رسمي
4. عقد إيجار أو تمليك المنشأة
5. إيصال كهرباء، أو مياه، أو غاز
6. صورة البطاقة الضريبية
7. ترخيص مزاولة نشاط تجاري
8. طلب استخراج سجل تجاري

وفيما يلي شرح تفصيلي لأهم المستندات اللازمة لاستخراج السجل التجاري، وهي كالآتي:

إثبات الشخصية

يجب تقديم صورة من بطاقة الهوية الوطنية للشخص صاحب المنشأة، والشركاء أيضًا بشرط أن تكون سارية، بالإضافة إلى تقديم الأصل للاطلاع عليها؛ وذلك بالنسبة للمقيمين بالمملكة، ويجب على الأجانب تقديم جواز السفر.

صحيفة الحالة الجنائية

ينبغي توجه صاحب المنشأة والشركاء إن وجدوا إلى مكتب السجل المدني لاستخراج صحيفة السجل المدني، ويشترط توجيها إلى مكتب السجل التجاري.

صورة توكيل رسمي

يتم تقديم صورة من التوكيل في حالة تقدم الوكيل عن صاحب المنشأة بطلب استخراج السجل التجاري.

عقد إيجار أو تمليك المنشأة

ينبغي تقديم عقد إيجار، أو تمليك للمنشأة التي سيتم ممارسة النشاط بها، علاوة على أهمية إثبات العقد في الشهر العقاري.

إيصال كهرباء، أو مياه، أو غاز

يجب تقديم إيصال أحد المرافق الموجودة بالمنشأة سواء المياه، أو الغاز، أو الكهرباء.

صورة البطاقة الضريبية

يجب استخراج البطاقة الضريبية من مصلحة الضرائب وتقديم صورة منها لاستخراج السجل التجاري.

ترخيص مزاولة نشاط تجاري

يتم استخراج ترخيص مزاولة نشاط تجاري من الغرفة التجارية؛ وذلك لإثبات مزاولة النشاط التجاري.

طلب استخراج سجل تجاري

يتم عمل الطلب من مكتب السجل التجاري، ويشمل أهم البيانات الأساسية عن صاحب المنشأة والشركاء إن وجدوا منها اسم صاحب الشركة، ونوع المنشأة، والصفة التجارية لها، وغيرها من البيانات الهامة.

بيانات السجل التجاري

هناك العديد من البيانات الهامة التي يجب إدراجها في السجل التجاري، وتتمثل فيما يلي:

1. بيانات الشخص صاحب المؤسسة، أو وكيله في حالة تقديمه للطلب.
2. الاسم التجاري للشركة وينبغي أن يشمل اسم صاحب الشركة.
3. نوع الشركة.
4. بيانات رأس المال.
5. السمة التجارية التي يتم وضعها على لافتة الشركة.
6. رقم القيد الخاص بمقدم الطلب.
7. الغرض الأساسي من إنشاء الشركة.
8. تاريخ فتح الشركة.
9. تاريخ الترخيص لممارسة النشاط.
10. البيانات الخاصة بالشركاء، والإدارة العليا للمؤسسة.
11. عنوان الشركة الرئيسي، وعنوانين الفروع إن وجدت.
12. الرقم الخاص بتسجيل العلامة التجارية، وبراءات الاختراع.

طريقة تقديم على سجل تجاري إلكترونيًا

يمكنك استخراج السجل التجاري إلكترونيًا من خلال منصة المركز السعودي للأعمال عن طريق إتباع الخطوات التالية:

1. قد بتسجيل الدخول على منصة المركز السعودي للأعمال من خلال الضغط هنا.
2. ثم اضغط على خيار تصفح الخدمات من الصفحة الرئيسية للمنصة.
3. ومن ثم انقر على خدمة السجل التجاري من بين الخيارات العديدة الموضحة، وبعد ذلك اختر حجز موعد.
4. سجل الدخول إلى المنصة باستخدام حسابك الشخصي في حالة امتلاك حساب من قبل.
5. وفي حالة عدم التسجيل المسبق يمكنك الضغط على خيار افتح حساب جديد.
6. ادخل البيانات الشخصية الخاصة بك منها الاسم بالكامل، والرقم القومي، بالإضافة إلى الرقم المسجل على يسار البطاقة الشخصية.
7. اضغط على خيار التحقق من البيانات بعد إدخالها للتأكيد على صحتها، وسيتم تسجيل الحساب بالفعل.
8. وبعد ذلك قم باختيار إصدار السجل التجاري، وقم بإدخال البيانات الخاصة بالمؤسسة، ونوع الاسم التجاري، وقم بتحديد النشاط التجاري، وسيتم تحديد الموعد المناسب إليك، وستصلك رسالة تأكيد بموعد الحجز.