نصائح هامه لحفظ سجلات الشركة المالية
تُعرف السجلات المالية المحفوظة من عوامل نجاح الشركة حيث يتم اعتبار تلك السجلات مرجع للشركة لتقييم أعمالها باستمرار، بالإضافة إلى أن السجلات المالية الإلكترونية يمكن استعادتها في وقت قياسي مما يوفر عناء البحث وإهدار الكثير من الوقت للبحث عنها.
أهمية حفظ سجلات الشركة المالية
حفظ السجلات المالية للشركة يساعد على:
- التمكن من تقييم أداء الشركة في السنوات الماضية ومقارنتها بوضعها الحالي مما يساعد على اتخاذ قرارات سليمة.
- بناء على ما تقدمه السجلات المالية المحفوظة من بيانات يتم وضع خطط استراتيجية تساعد على تنمية نشاط الشركة.
- امتثال الشركة لقوانين الدولة التي تحتم حفظ السجلات المالية ليتم الرجوع إليها في أي وقت عند تقدير رسوم الضرائب.
5 نصائح لحفظ سجلات الشركة المالية بصورة أفضل
لحفظ سجلاتك المالية يرجي اتباع أحد النصائح التالية:
توعية الموظفين بالطرق المناسبة لحفظ السجلات
تدريب الموظفين على طرق حفظ السجلات المالية وتوعيتهم لأهمية تلك الخطوة، حيث يسمح للأقسام المختصة بالوصول لأي معلومة او بيانات بسهولة مما يحد من ارتكاب أي خطأ عند تسجيل البيانات.
إنشاء طريقة لتسجيل المعلومات
استخدام قاعدة بيانات لتسجيل كافة البيانات المتعلقة بالقوائم المالية للشركة وتحديثها باستمرار.
الاستثمار في الأجهزة عالية الجودة
تحويل السجلات الورقية إلى سجلات إلكترونية يحتاج إلى استخدام ماسح ضوئي وكذلك الطابعات والحواسيب، لذلك يجب توفير تلك الأجهزة لضمان حفظ السجلات المالية إلكترونيًا بسهولة.
إجراء عمليات تدقيق روتينية للسجلات
المراجعة والتدقيق للسجلات المالية أمر غاية في الأهمية حيث من خلال تلك الخطوات يتم اكتشاف أي خطأ والعمل على تصليحه، مما يجنب الشركة التعرض لمشاكل مالية مستقبلا خاصة عند الرغبة في الاطلاع على السجلات المالية المحفوظة.
الاستفادة من البرامج المحاسبية لأتمتة حفظ السجلات
الاستعانة ببرامج محاسبية لأتمتة حفظ السجلات المالية من فاتورة تعمل على ترتيب البيانات طبقًا لتصنيفها، مما يساعد على الوصول إليها في أي وقت دون بذل مجهود.
مدة حفظ السجلات الإدارية
يجب الاحتفاظ بجميع سجلات المحاسبة الورقية لمدة 10 سنوات بالتزامن بالاحتفاظ بنسخ منها إلكترونية على سيرفرات خاصة أو على آي كلاود.
بعد انتهاء المدة القانونية لحفظ السجلات يتم استخدام أجهزة خاصة للتخلص من السجلات الورقية مثل الفرامات بالإضافة إلى حذفها إلكترونيًا.
شاركها
منصة فاتورة - نظام محاسبي الكتروني
اشترك الان في منصة فاتورة مجانا و تحكم في فواتيرك ومبيعاتك بكل سهولة
