كل ما تريد معرفته فاتورة مبيعات مع نموذج مجانى جاهز

إن كنت تاجر أو صاحب عمل بالطبع تكون قد سمعت عن مصطلح فاتورة مبيعات فإنها أحد الوثائق الهامة التي تشمل تفاصيل كل بنود المبيعات المختلفة، ما هي تلك الفاتورة وما هي مكونات الفاتورة وأنواع فواتير المبيعات وأيضًا المعلومات التي يتم إضافتها به وأفضل الممارسات التي تشملها فواتير المبيعات كل هذا وأكثر يمكنك التعرف عليه الآن. 

تعريف فاتورة المبيعات

فاتورة المبيعات هي عبارة عن وثيقة تحدد كافة المعلومات الخاصة بحركة المبيعات بين الشركة والعميل، يتم سرد في تلك الفاتورة كل من الخدمات والسلع التي يتم تقديمها من البائع، كذلك تشمل كل من سعر كل منتج أو خدمة إضافة إلى تسجيل كل من الضرائب وأي رسوم أخرى يتم تطبيقها.

مكونات فاتورة المبيعات

هناك بعض المكونات الأساسية التي تحتوي عليها فاتورة المبيعات والتي تشمل الآتي:

• التفاصيل الخاصة بكل من البائع والمشتري من أسماء وعناوين بالإضافة إلى معلومات الاتصال.
• رقم الفاتورة وهو متسلسل ويساعد في تسجيل الفاتورة ويساعد في تتبع الفاتورة.
• تاريخ الفاتورة بالإضافة إلى وصف المنتجات أو السلع أو الخدمات التي يتم تقديمها.
• إضافة سعر الوحدة وعدد الوحدات من السلع أو خدمات.
• إجمالي مبلغ الفاتورة المستحق.
• الخصومات على إجمالي الفاتورة.
• ضريبة القيمة المضافة التي تسمى معدل ضريبة القيمة المضافة والمبلغ الخاص بها.
• المعلومات الخاصة بالشحن مثل اسم الشركة والتكلفة.
• طريقة الدفع.
• إضافة أي شروط أو ملاحظات.

أهمية الفواتير الصحيحة للمبيعات

ترجع أهمية الفواتير إلى بعض النقاط الأساسية التالية:

1. الامتثال: وهي التزام الشركة أو المكان التجاري بكافة اللوائح والقوانين التي تتعلق بالفواتير، وبتلك الطريقة يتم حماية الشركة من العقوبات أو الغرامات المختلفة.
2. إدارة التدفقات النقدية: تعمل الفواتير السليمة على تسهيل عملية التدفق النقدي إلى الشركة بشكل مرن، بالإضافة إلى تسهيل الدفعات المبكرة وإدارتها بشكل كامل.
3. إصدار التقارير المالية: إن الفواتير الخاصة بالمبيعات على تأسيس البيانات المالية الخاصة بالشركة، بالتالي ينتج عن عمل الفواتير السليمة عمل تقارير مالية دقيقة والقدرة على اتخاذ قرارات صحيحة.
4. إصدار التقارير الضريبية: إن الفواتير التي يتم عملها بشكل صحيح يتم إسناد فيها بنود خاصة بالضرائب بصورة صحيحة، بالتالي يتم تسديد به ضريبة القيمة المضافة الخاصة بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

أنواع فواتير المبيعات

هناك العديد من أنواع الفواتير الخاصة بالمبيعات والتي تشمل الآتي:

1. فواتير المبيعات القياسية: إنها أكثر أنواع الفواتير الخاصة بالمبيعات استخدامًا، ويتم استخدام المعاملات القياسية في حالة بيع البضائع أو الخدمات إلى العملاء.
2. فاتورة الطلب الأول: إن الفاتورة الأولية يتم إرسالها إلى العملاء قبل أن يتم تسليم المنتجات إليه، حيث تظهر التكلفة الأولية أو التقديرية لأي من الخدمات أو السلع، والتي يتم استخدامها في تأمين الدفع المقدم.
3. الفواتير التجارية: إنها من الفواتير التي يتم استخدامها في المعاملات الدولية، تشمل كل من المعلومات بشكل مفصل حول البضائع التي سوف يتم شحنها على سبيل المثال كمية البضاعة وقيمتها ووزنها.
4. الفواتير المتكررة: إنه للعمليات التي تكون بصورة دورية مثل الاشتراكات الشهرية، وتتضمن كافة المعلومات التي تكون في الفاتورة القياسية.
5. فاتورة الائتمان: إنها فاتورة الإرجاع ويتم استخدامها في حالة رغبة العميل أن يقوم بإرجاع المنتجات التي قام بشرائها.

المعلومات المُدرجة في فاتورة البيع

هناك بعض المعلومات الأساسية التي يتم إدراجها في فاتورة البيع وهي:

• رقم الفاتورة ويكون مميز لها.
• اسم البائع وعنوانه والرقم الضريبي الخاص بالمكان.
• اسم المشتري وعنوانه في حالة ما إن استدعت المعاملة ذلك.
• تاريخ إصدار الفاتورة.
• وصف الخدمة أو السلعة.
• إجمالي سعر الفاتورة قبل الضريبة.
• نسبة الضريبة.
• إجمالي سعر الفاتورة بعد الضريبة.

حمل الان نموذج فاتورة مبيعات مجانا من هنا 

أفضل الممارسات لفواتير المبيعات

هناك بعض الممارسات الخاصة بفواتير المبيعات التي تشمل الآتي:

1. استخدام نموذج فاتورة واحد: تسهل تلك العملية من تنسيق الفواتير بصورة موحدة يسهل الامتثال إلى اللوائح وغيرها من التوجيهات القانونية المحلية.
2. تفاصل دقيقة: إن الفاتورة شاملة بشكل كامل بالتالي توضح أدق التفاصيل المتعلقة بعملية البيع، والتي توضح أيضًا كافة التفاصيل الخاصة بكل من البائع والمشتري بالتفصيل.
3. التحديث المستمر: تستطيع مراجعة الفواتير وتحديثها بصورة دورية لكي يضمن إضافة أي تغيرات قد تحدث في الأسعار أو الضرائب والالتزامات المالية المختلفة.
4. المراجعة: يجب القيام بمراجعة الفواتير قبل الإرسال والتأكد من دقة تلك التفاصيل في الفاتورة قبل أن يتم إرسال إلى العميل.
5. متابعة العملاء وتتبع الدفعات: يمكنك تتبع الدفعات المختلفة التي يتم استلامها والقدرة على متابعة العملاء في حالة ما إن لم يتم الدفع في الوقت المحدد.

التحديات الشائعة عند إعداد فواتير المبيعات وطرق التغلب عليها

تواجه بعض الشركات تحديات في إنشاء وعمل فواتير المبيعات والتي من بينها:

تحديات إعداد فواتير المبيعات

إصدار الفواتير بشكل متأخر فإن تلك المشكلة أو التحدي من الأمور الهامة التي تتسبب في التأثيرات السلبية على التدفق النقدي.

حدوث أخطاء في الفواتير وهي من التحديات الخطيرة التي تؤثر على امتثال المنشأة بكافة اللوائح المتعلقة بكل من المحاسبة الخاصة بها والضرائب أيضًا.

الصعوبة في إدارة المستحقات لأنه ليس من السهل تتبع كافة الفواتير المستحقة والتي بدورها تستدعي متابعة العملاء لكي تحصل على الدفع.

التغير في اللوائح التي تتعلق بكل من الضرائب والفواتير مع الزمن، بالتالي تحتاج الشركة أن تكون مطلعة على كل المستجدات بصورة دورية.

التغلب على تحديات إعداد فواتير المبيعات

تجنب التأخير في إعداد الفواتير من خلال إنشاء بعض الإجراءات الثابتة الداخلية التي من خلالها يتم إصدار الفواتير بشكل أسرع.

العمل على المراجعة المنتظمة للفواتير والتي من خلالها يتم التأكد من اكتمال كافة المعلومات قبل إرسالها إلى العميل.

الاعتماد على البرامج المحاسبية الدقيقة التي بدورها تحد من حدوث أي أخطاء في إعداد الفواتير، والتي تساعد في تتبعها ومطالبة العملاء بالسداد في حالة التأخر في الدفع.

تدريب الموظفين والعاملين في المنشأة على التحديثات والمستجدات المختلفة التي تطرأ على أحدث اللوائح التي تتعلق بكل من الفواتير والضرائب، بالإضافة ضمان تحديث الإجراءات والسياسات التي تكون داخل الشركة عند الضرورة.

الفرق بين فواتير المبيعات والإيصالات

إن الفاتورة هي عبارة عن طلب الدفع من العميل، بينما إيصال الدفع هو الدليل على أن عملية الدفع قد تمت بالفعل، بالإضافة إلى إنها الوثيقة التي تفيد بأن العميل قد حصل على الخدمة أو السلعة وأن المنشأة قد حصلت على المقابل المناسب.

الفرق بين فاتورة البيع وفاتورة الشراء

إن فاتورة البيع يتم تقديمها من البائع إلى العميل، والتي تشمل كافة البيانات المتعلقة بالعناصر التي تم بيعها والحسومات المختلفة وأي شيء يتعلق بالعملية، ويتم تقديم فاتورة البيع عادة وسط عملية الشراء لكي يعرف العميل سعر المشتريات.

بينما فاتورة الشراء هي الخطوة النهائية التي يتم عملها لتأكيد أن عملية الشراء قد تمت بالفعل.