جرد المخزون : وانواعه وطرق الجرد واهم المشاكل دليلك الشامل

تتم عملية الجرد في كافة المشاريع التجارية سواء كانت صغيرة كالمحال التجارية أو الشركات الكبيرة، وذلك بهدف حصر المواد الخام الموجودة في المستودعات والمخازن بغرض استخدامها في التصنيع وإنتاج منتجات كاملة.

الجدير بالذكر أن جرد المخزون يساعد على معرفة كمية المواد الخام بالإضافة إلى تحديد الوقت الذي تجابه فيه الشركة عجز في المخزون حتى يتم تفادي حدوث المشكلة، وقت الجرد يختلف من شركة إلى أخرى حسب نوعه.

سياسات جرد المخزون

هناك بعض القواعد التي يجب الالتزام بها عند جرد المخزون نوضحها فيما يلي:

• يجب إسناد عملية الجرد لموظفين لا علاقة لهم نهائيًا بالعهدة، وذلك حتى تتم عملية الجرد بشفافية.
• يجب تحديد عدد مرات الجرد سواء كان جرد مستمر أو جرد دوري طبقًا لما تقرره الإدارة، وذلك لإبلاغ القائمين على الجرد بتلك المواعيد.
• ينبغي أن تقوم الإدارة بتوفير كافة المستلزمات والأدوات التي تساعد الموظفين على أداء مهمتهم بسهولة.
• تحديد مستوى المخزون وذلك للمحافظة على ثبات الحد الآمن للمخزون، مما يساعد على استمرار الإنتاج بصفة مستمرة.
• لابد من وضع ميزانية سنوية للجرد والتي تتضمن التكلفة الإجمالية لحفظ المواد الخام، بالإضافة الى تحديد تكلفة الإجراءات المتعلقة بالجرد.

طرق جرد المخزون

تستخدم الشركات والمؤسسات طرق مختلفة لجرد المخزون منها طريقة FIFO أو ما يطلق عليها طريقة الداخل أولا خارج أولا المقصود بها أن المواد المشتراة مؤخرًا والتي قد تتلف بسرعة يتم عرضها للبيع أولا، الجدير بالذكر أن تلك الطريقة تعود على الشركة بهامش ربح مرتفع لاسيما عند ارتفاع تكلفة المواد بوجه عام حيث أن البضائع المتكدسة بالمخزن تم شرائها بسعر منخفض وبيعها بسعر مرتفع.

طريقة LIFO المعروفة بطريقة الداخل أخيرًا خارج أولا أي بيع المنتجات التي تم إيداعها بالمخزن أولا وذلك عند وجود منتجات قديمة لا تتلف، الجدير بالذكر أن تلك الطريقة لا تستخدم بكثرة في الشركات والمؤسسات لأنها تتسبب في تعرضها للخسارة.

طريقة التكلفة البسيطة وتستخدم في حالة عدم التمكن من فصل المنتجات لذلك يتم احتساب التكلفة الإجمالية لما يحتويه المخزن من منتجات ثم حساب متوسط تكلفة الوحدة من خلال المعادلة:

متوسط تكلفة الوحدة = التكلفة الإجمالية للبضائع بالمخزن ÷ إجمالي عدد الوحدات الكائنة بالمخزن.

ما هي شروط الجرد؟

تنفيذ الجرد يتطلب الالتزام بالشروط التالية:

• تحديد وقت الجرد من قبل الإدارة.
• تكوين لجنة تتألف من مدير المكتب والمحاسب المالي وكذلك أمين المخازن وعمال.
• لابد من توفر نموذج لتتم كتابة حالة المخزون بالتفصيل.
• توقيع جميع أفراد اللجنة على محضر الجرد.
• تغذية الحاسوب بالبيانات المدرجة في نموذج الجرد لتتم مقارنتها بنموذج العام السابق.
• كتابة تقرير نهائي بعد الانتهاء من الجرد لتسليمة للإدارة المختصة.

مشاكل الجرد

تظهر مشاكل الجرد في الشركات الكبيرة عند الاعتماد على الجرد اليدوي وذلك بسبب وجود منتجات ومواد بأعداد كبيرة، مما يترتب عليه حدوث أخطاء من قبل أعضاء اللجنة أثناء حصر المخزون وتحديد المنتجات السليمة والتالفة.

كما أن الاستعانة بموظفين غير مؤهلين لتنفيذ جرد المخزون بطريقة سليمة، مما يؤدي لنتائج غير صحيحة مما يضر بمصلحة الشركة، خاصة عند الاحتياج لمواد خام لاستكمال عملية الإنتاج.

الجرد اليدوي يؤثر على كافة العمليات الأخرى من إنتاج أو توريد، وذلك بسبب استغراقه وقت طويل في لإنهاء الجرد، بالإضافة الى عدم التمكن من اكتشاف أي سرقات أو نقص بالمخزون عند الاعتماد على الجرد اليدوي.

أهمية الجرد

يساهم الجرد في التوصل لإجمالي أرباح الشركة، وذلك بحساب الفرق بين حجم المبيعات وتكلفة البضاعة التي تم بيعها من خلال المعادلة تكلفة البضاعة المباعة = (إجمالي المخزون الافتتاحي والمشتريات) – المخزون الختامي.

معرفة المركز المالي للشركة من خلال القيمة المدرجة بالميزانية العمومية للمخزون الختامي، بالإضافة إلى تقنين حالات السرقة والاختلاس عند تطبيق الجرد الدوري على المخزن أو إجراء جرد مفاجئ للمخزن مما يسهل على اللجنة المسؤولة عن عملية الجرد اكتشاف أي تلاعب أول بأول.

اساسيات جرد المخازن

لضمان عملية جرد المخزون يرجى اتباع ما يلي:

• تحديد الوقت المناسب لجرد المخزون.
• تنظيم المخزن وتقسيمه لأقسام ليسهل على اللجنة المختصة المراجعة والعد.
• توفير كافة الأدوات المستخدمة في الجرد من مستندات وحافظة وأقلام وآلات حاسبة بالإضافة الى الحواسيب النقالة وأجهزة الماسح.
• التعامل مع بيانات المخزن المحدثة، حتى لا يتم احتساب المواد الخام التي لم تدرج بعد بالمخزن أو حساب المنتجات المباعة والتي لم تشحن بعد.
• تحديد الأهداف المزمع الوصول إليها من الجرد اللجنة ليتم العمل على أساسها.
• فحص أقسام المخزن من قبل موظف والتدوين في المستندات من قبل موظف آخر للحصول على نتيجة دقيقة.
• يراعى عد الوحدات الموجودة بالمخزن بكل دقة وعدم الاعتماد على تخمين العدد مع الحرص على فتح المنتجات وتدوين مشتملاتها.
• العمل على ضبط سعر المنتجات المخزنة بالمخازن مع سوق السوق الحالي.
• تدوين المشاكل الموجودة بالمخزن مع اقتراح حلول عملية لها للحد من تكرارها مرة أخرى عند إجراء جرد لاحقًا.
• وضع استراتيجية تساعد على بيع المنتجات الموجودة بالمخزن.

أفضل طريقة لجرد المخزون؟

هناك طريقتين لجرد المخزن تستخدمهم الشركات لذلك لابد عند اختيار الطريقة المثلى للجرد ألا تؤثر على هامش ربح الشركة أو المؤسسة بالسلب لذلك يجب على الإدارة المختصة بتقييم مزايا وعيوب كل طريقة لتختار الأفضل.

يتم استخدام طريقة LIFO عند حدوث زيادة التكلفة الكلية للمخزون مما يترتب عليه تحقيق هامش ربح منخفض، بينما تستخدم الإدارة طريقة FIFO لرفع هامش ربح الشركة بسبب انخفاض تكلفة المواد الخام الموجودة بالمخزن.

فوائد جرد المخزون

يعود جرد المخازن على الشركات والمؤسسات بالنفع كما سنوضح فيما يلي:

• يساعد الجرد على التوصل للمنتجات التي تحقق نسب مبيعات عالية، ومن ثم التركيز على توفير المواد الخام لها.
• توفير المواد الخام الأكثر استخدامًا حتى لا تواجه الشركة عجز فيها، مما يؤثر على عملية الإنتاج.
• كما أن الجرد يمنح الشركة رؤية واضحة حول المنتجات الأكثر مبيعًا، مما يساعد على الحفاظ على جودتها ومن ثم ضمان زيادة المبيعات.
• تحديد المواد الخام التي لا تستخدم بكثرة مما يساعد على تقليل كميتها، بالتالي عدم إهدار المواد الخام.
• في حالة اكتشاف أن المخزون يقل عن الحد الأمن أثناء الجرد يتم إخطار الإدارة، لتقوم بتوفير المواد حتى لا تتوقف عملية الإنتاج.
• تحديد المواد الخام المستهلكة لتوفير كميات كبيرة منها بأسعار أقل، مما يعود بالنفع على الشركة.

أوقات الجرد

تتباين أوقات الجرد من شركة إلى أخرى وذلك لأن هناك بعض الشركات التي تقوم بالجرد الشهري للمخازن، بينما تفضل شركات أخرى أن تقوم بعملية الجرد أخر السنة المالية تحديدًا في الربع الأخير.

من يقوم بعملية الجرد؟

عملية الجرد تتم من خلال لجنة تحددها إدارة المؤسسة أو الشركة يرأس اللجنة المحاسب المالي، بالإضافة الى أمين المخازن والعضو الفني وبعض العمال حسب كمية المخزون.

ما هو محضر الجرد؟

المقصود بمحضر الجرد هو التقرير الذي يتم كتابته من خلال اللجنة والذي يوضح كافة الخطوات التي قامت بها لتنفيذ عملية الجرد، بالإضافة إلى كتابة النتائج التي ترتبت على الجرد بالتفصيل حيث يتم كتابة حالة المنتجات الموضوعة بالمخزن سواء كانت سليمة أو تالفة، مع ذكر توصيات اللجنة في التقرير حول وضع المخزن وأخيرًا توقيع أفراد اللجنة على التقرير.