المحاسبة الإلكترونية : المميزات والعيوب وأهميتها – دليل شامل

إن المحاسبة الإلكترونية أحد الأنظمة الأساسية التي من خلالها يتم إدارة أي مؤسسة وحصر المعلومات المحاسبية المختلفة، والتي شملت الذكاء الاصطناعي في شتى المجالات، ولها العديد من الجوانب المختلفة التي من بينها المحاسبة السحابية والبرامج المالية التي تقبل التخصيص وغيرها من التي سوف نتعرف عليها، بالإضافة إلى معرفة ما هي المحاسبة الإلكترونية والأهداف الخاصة بها والمميزات والعيوب التي تشملها في السطور التالية من هذا المقال. 

تعريف المحاسبة الالكترونية

المحاسبة الإلكترونية هي التطبيق العملي لكل الأجهزة الحديثة التي من بينها الكمبيوتر والتكنولوجيا المتطورة في كل مجالات المحاسبة، بعد التخلي عن استخدام الوسائل التقليدية بالإضافة إلى إعداد الدفاتر المحاسبية والتي يتم اتباعها بمنتهى الدقة من خلال الإنترنت عبر برامج متخصصة لإتمام الإجراءات المحاسبية بمنتهى الدقة والتي توفر الوقت والجهد بشكل كبير لإتمام المهام المحاسبية اليومية.

خصائص المحاسبة الالكترونية

تتمتع المحاسبة الإلكترونية ببعض الخصائص التي تتسم بها والتي تشمل الآتي:

1-إمكانية التعلم

إن لم يكن الموظف على دراية به من الممكن أن يتعلمها بكل سهولة، سواء كان المحاسب أو العاملين بها في المحاسبة الإلكترونية بل والتعرف على أساسياتها بدون أي صعوبة.

2-ليست معقدة

إن البرامج الإلكترونية من اسهل البرامج التي يمكنك الاستفادة منها بدون أي تعقيد، مما جعلها من الأنظمة الأكثر انتشارًا الآن في الوقت المعاصر.

3-المرونة في تسجيل البيانات

إمكانية تسجيل البيانات والمعلومات الخاصة بالحسابات المختلفة أيًا كانت كميتها بكل بساطة واستيعاب كمية كبيرة من البيانات، بالإضافة إلى إمكانية تعديل تلك البيانات على حسب الرغبة.

4-تقارير دقيقة وموثوقة

إن التقارير التي تحصل عليها من خلال المحاسبة الإلكترونية تكون موثوق فيها للغاية والتي تحد من الأخطاء الحسابية، والتي تزيد من الحصول على النتائج الدقيقة.

أنواع المحاسبة الإلكترونية

1. الجداول الخاصة بالبيانات التي من بينها Excel أو Google Sheets وغيرها من الأنواع المماثلة.
2. البرامج التي تحتوي على قوالب جاهزة للاستخدام والتي تخص مجالات محددة.
3. برمجيات المحاسبة التي يتم تخصيصها بناء على بعض المواصفات والاحتياجات التي يطلبها العميل، مع توفير إمكانية التعديل والإضافة.
4. المواقع التي تعتمد على تخزين المعلومات ومعالجتها عبر الإنترنت من خلال بعض الخوادم الخاصة ومواقع الاستضافة.
5. البرامج المحاسبية مثل برامج الموارد الأساسية التي تعرف اختصارًا ERP والتي بها العديد من التخصصات والأقسام.

أهداف المحاسبة الالكترونية

إن المحاسبة الإلكترونية لها دور هام في تحقيق بعض الأهداف المختلفة والتي من بينها:

1-إصدار تقارير مالية دقيقة

الاستفادة من الدقة والتكنولوجيا المتقدمة الخاصة بها التي من خلالها يتم الحصول على البيانات والتقارير المالية والمحاسبية التي تحتاج إليها المحاسبة المالية بمنتهى الدقة والكفاءة.

2-معالجة الرتابة

الحالات التي يتم استخدام بها الطرق التقليدية في المحاسبة تتسبب في شعور المحاسب بالرتابة، بالتالي تعمل تلك الأنظمة على معالجة مشكلات الرتابة.

3-تطوير العمل المحاسبي

يتم ذلك من خلال إدخال الطرق الحديثة والمتطورة على مجال المحاسبة، بالتالي تواكب كل ما هو جديد في عالم تكنولوجيا المعلومات لكي تحقق نتائج أفضل في المستقبل.

4-أخذ القرارات السريعة والقوية

تساعد العاملين في مجال المحاسبة داخل الشركة أو المؤسسة على اتخاذ القرارات الصائبة وبشكل سريع للغاية، ذلك اعتمادًا على التقارير والبيانات التي تخص المحاسبة الداخلية والخارجية للشركة وتسهيل الأعمال المحاسبية الخاصة بالشركات التي تتعلق بشكل وطيد مع ماليتها.

5-التتبع المالي

يمكنك متابعة الأموال الخاصة بالشركة بشكل كبير ذلك من خلال معرفة مصادر الإنفاق من أين أتت وإلى أين تذهب.

6-عمل الفواتير في وقتها

إنها تتعلق بالوظائف التي تقدمها الأنظمة المحاسبية وهي تسجيل البيانات الخاصة بالعملاء وإصدار الفواتير الخاصة بهم بشكل كامل وسهل.

7-التنبؤ وعمل الميزانيات

إمكانية إنشاء الميزانية الخاصة بالشركة وعمل التقارير في أوقات زمنية متفرقة بالتالي يساعد ذلك في معرفة أداء الشركة بدقة، والتنبؤ بما سوف تكون عليه في المستقبل بناء على المستخلصات من الميزانية العمومية التي كانت في الماضي. 

مميزات المحاسبة الالكترونية

تعددت المميزات التي يمكن الحصول عليها من خلال المحاسبة الإلكترونية والتي من بينها:

1-توفير المال

إن المحاسبة في الماضي كانت تتطلب محاسب محترف للغاية والذي يحتاج إلى الكثير من المال، لكن بعدد قليل من الحاسبين الآن يمكن إتمام كل المهام بواسطة الأنظمة المحاسبية الإلكترونية والتي تعمل بشكل أوتوماتيكي في معالجة البيانات بشكل دقيق للغاية وبتكلفة أقل.

2-السرعة

لأن تلك المنظومة قائمة بالكامل على العمليات الحسابية الإلكترونية فإنها تتم بشكل أسرع في جمع البيانات وتسجيلها وحفظها لكي يكون من الممكن الوصول إليها في أي وقت، بالتالي يكون هذا كله في وقت محدود للغاية.

3-سهولة الوصول إلى المعلومات

تساعد البرامج المحاسبية الاحترافية في القيام بالمهام الحسابية اليومية مثل تسجيل القيود أيضًا إنشاء الفواتير والإيصالات، بل ومشاركتها مع العملاء بمنتهى السهولة.

4-الثقة في المعلومات

نظرًا لأن تلك المنظومة تتم بالكامل عبر خوادم وحواسيب إلكترونية فإن المعلومات والتقارير الصادرة عنها تكون في منتهى الدقة.

5-التعاون بشكل أكبر

إمكانية التعاون ما بين المحاسبين وبعضهم البعض ومع العاملين في المؤسسة بالإضافة إلى التعاون ما بين الإدارة والمحاسبين، حيث يمكن مشاركة البيانات والمعلومات من وإلى أي مكان بمنتهى السهولة.

6-الأمان في المعاملات المالية

إن  التقنيات الحديثة التي يتم استخدامها عالية الدقة بالإضافة إلى أنها تحفظ البيانات الخاصة بالمؤسسات والشركات بالإضافة إلى بيانات العملاء، كما أنها تضع فرصة عمل كلمات مرور قوية للحفاظ على سرية المعلومات.

7-السهولة في إدارة الضرائب

تساعد تلك البرامج في التعرف على الضرائب المستحقة على الشركات وتطبيق مبادئ المحاسبة الضريبية وكتابة الفواتير تحتوي على كل المعلومات الضريبية من السجل الضريبي بالإضافة إلى القيمة الضريبية.

8-تخزين مدى الحياة

إن الأنظمة تساعد في تخزين البيانات فور إدخالها على النظام والتي تكون لأطول وقت ممكن، فضلًا عن إمكانية النسخ الاحتياطي بشكل منتظم.

9-عمل التقارير

إمكانية توزيع المعلومات المالية بشكل سهل ويتم طباعة البيانات والتقارير المالية الخاصة بها بمنتهى السهولة، بالإضافة إلى إمكانية الوصول إلى كل الأقسام داخل الشركة.

10-الرقابة الفعَّالة الداخلية

إن الرقابة الداخلية من الأمور الهامة التي تعد من مهام المحاسبة الإدارية والتي يتم استخدامها في المحاسبة الإلكترونية بشكل مستمر. 

عيوب المحاسبة الالكترونية

بالرغم من المميزات التي تتسم بها المحاسبة الإلكترونية إلى أن لها بعض العيوب ومن بينها:

1-التكاليف المتعلقة بالتركيب والصيانة

بالرغم من أنه مخفض في التكاليف التي تكون على المدى الطويل، إلى أنه في حالة وجود مشكلة في العمل به يحتاج إلى صيانة دقيقة، بالإضافة إلى أنه في حالة تركيب المنظومة الخاصة به والبرامج في البداية تكون تكلفته كبيرة إلى حد ما.

2-الأخطاء التقنية 

هناك بعض المشكلات التي لا يمكن معالجتها أثناء عمل الأنظمة الإلكترونية مثل انقطاع التيار الكهربائي أو وجود مشكلات في الخادم، انقطاع الإنترنت وغيرها من المشكلات.

3-مخاطر الاختراق

إنه بالرغم من عوامل الأمان العالية التي يتم الاعتماد عليها إلى أنه من الممكن أن تتعرض تلك الأنظمة إلى تهديد الاختراق، لكن المنظومات القوية لا تقوم بترك أي مجال إلى ذلك.

4-إمكانية التلاعب

هناك بعض الحيل التي من خلالها من الممكن تعديل البيانات والتلاعب بها، والتي تكون في صالح بعض الأشخاص أو المؤسسات الأخرى.

الفرق بين المحاسبة الالكترونية والمحاسبة التقليدية

هناك فروق واضحة بين المحاسبة الإلكترونية والتقليدية وتكمن في الآتي:

• إن المحاسبة الإلكترونية من الممكن عمل بها كل المعاملات المالية في آن واحد، بينما المحاسبة التقليدية تتم بشكل فردي.
• يتم تسجيل البيانات المالية في قاعدة بيانات قوية وكاملة في المحاسبة الإلكترونية لكن التقليدية يتم تسجيل البيانات في دفاتر.
• إن المحاسبة الإلكترونية تختصر الكثير من الوقت بالمقارنة مع المحاسبة التقليدية.
• كما أن المحاسبة الإلكترونية من الممكن نسخ البيانات التي بها بكل سهولة بالمقارنة مع التقليدية.
• يمكنك الحصول على ميزان المراجعة الخاص بالشركة يوميًا على عكس المحاسبة التقليدية التي تصممه عند الحاجة.
• يمكنك إصدار البيان المالي في المحاسبة الإلكترونية بنقرة زر بينما يكون متاح عمله في نهاية السنة المالية فقط في المحاسبة التقليدية.

المحاسبة الإلكترونية وعلاقتها بنظم المعلومات المحاسبية

إنهما وجهان لعملة واحدة على أن المعلومات المحاسبية هي البنية التحتية للمحاسبة الإلكترونية، وإن العلاقة فيما بينهما علاقة تكاملية بحتة يساعد كل منهما الآخر، ويكون الغرض من الاثنين هو تحقيق الأهداف العامة الخاصة بالمؤسسة في النهاية، كمات أن المحاسبة الإلكترونية تعتمد على نظم المحاسبة لكي تتمكن من تنفيذ كل المعاملات المالية بدقة.

بينما تعتمد المعلومات المحاسبية على التطور التكنولوجي وإمكانية مواكبته بشكل صحيح لكي يتم الحصول في النهاية على نظام محاسبي متكامل ودقيق.