التخطيط الإداري : أنواعه، خطوات التنفيذ، وأهميته -دليل شامل

نقصد بالتخطيط العملية التي تقوم بها بعد الإدارات لتحقيق أهداف معينة، لذلك نجد أن هناك تعامل ما بين الإدارات العليا والمتوسطة والاستفادة من الموارد المتاحة لتحقيق الأهداف في مدة زمنية محددة.

تعريف التخطيط الإداري

التخطيط الإداري هو عبارة عن تحديد الأهداف التي تسعى الشركة للوصول إليها، بالإضافة إلى التعرف على كيفية الاستفادة من الموارد الخاصة بها لتحقيق الهدف، الجدير بالذكر أن الخطة الموضوعة من قبل الإدارة الاستراتيجية لابد لها أن تكون داخل إطار زمني محدد لتقييم أداء الشركة خلالها، لذلك يوجد أنواع كثيره من التخطيط الإداري يتم العمل بها داخل إطار الشركة. 

دلائل أهمية التخطيط في الإدارة

تتجلى أهمية التخطيط الإداري في العناصر التالية:

1-التخطيط والأهداف

لتحقيق أهداف مستقبلية عليك بالتخطيط لها جيدًا لذلك عمل الموظفين والمديرين معًا لتحقيق ذلك الهدف يكون من خلال اتباع خطط خطوات عمل تم تحديدها بشكل مسبق من قبل الإدارة المعنية.

2-إدارة الوقت بكفاءة

لابد أن يكون الشركة هدف تسعى إلى تحقيقه حتى تكون خطة العمل ذات فائدة لها، بالتالي استغلال الوقت في تنفيذ مهام تعود بالفائدة الكبيرة على الشركة.

3-تخصيص الموارد

في حاله عمل الموظفين مع الكثير من المشاريع المختلفة لابد أن يتم تخصيص موارد كل مشروع واحدة لضمان تنفيذ العمل كما يجب أن يكون، بالإضافة الى اختيار الكوادر البشرية التي تصلح لكل مهمه مما يحقق نجاح كبير للتخطيط الإداري.

4-الاستعداد لعدم اليقين

المقصود به وضع خطه مرنة للتعامل مع أي تغيرات مستقبليه يمكن مقابلتها حتى لا تتعرض الشركة لخسائر أو انهيار بسبب عدم الأخذ في الاعتبار في التغيرات الاقتصادية أو السياسية التي تؤثر بشكل مباشر على نشاطها.

5-تنمية الأعمال الحالية

التخطيط الإداري الجيد يساعد الإدارات على وضع خطط مبنيه على نقاط القوة التي تمتلكها الشركة، مما يساعدها على إيجاد فرص استثمارية جديدة والعمل على معالجة نقاط الضعف.

خطوات التخطيط الإداري   

نجاح التخطيط الإداري يعتمد على تنفيذ خطوات متتالية من خلالها يتم تحقيق هدف الشركة المرجو لذلك يمكن القول بأنه طريق زيادة المبيعات في المنشأة خلال فترة محددة، كما سنوضح فيما يلي:

1-تحليل الوضع الحالي

تقوم الإدارة المعنية بوضع خطة التخطيط من خلال تحليل وضعها وضع الشركة المالي من خلال دراسة العوامل الخارجية والداخلية المؤثرة على أدائها مثل دراسة القيود والقدرات والموارد المتاحة وكذلك الاتجاهات السوقية، كما يتم الأخذ في الاعتبار دراسة التحديات البيئية، مما يسمح بمعرفة نقاط القوة والضعف والتهديدات التي يمكن أن تواجه الشركة أثناء عملها.

2-وضع الرؤية والأهداف

من أهم الخطوات التي الواجب على الإدارة أن تقوم بها حتى تكون الرؤية المستقبلية واضحة كما يجب أن تكون الأهداف قابله للتحقيق والقياس وواقعيه وتم تحديدها داخل فترة زمنية محددة، الجدير بالذكر أن كلا من الأهداف والرؤية هما أساس تحديد اتجاه تخطيط الشركة، بالإضافة إلى توجيه الجهود نحو الهدف المرجو تحقيقه.

3-معرفه البدائل المتاحة

عند وضع التخطيط الإداري يتم تحليل كافة البدائل المتاحة التي تساعد على تحقيق الأهداف المحددة والتي تتضمن تحسين وتطوير التكنولوجيا المستخدمة داخل المنشاة والتوسع في السوق كذلك العمل على تطوير المنتجات المنتجة، وذلك من خلال دراسة وتقييم كل بديل على حدة ومعرفة مدى قدرته على الوصول لأهداف الشركة المرجوة.

4-اختيار البديل الأمثل

في هذه المرحلة يتم اختيار أفضل بديل يمكن أن يحقق هدف الشركة بسرعة، حيث يتم الأخذ في الاعتبار المخاطر والتكاليف والقدرة على التنفيذ وتحليلات الفوائد.

5-التنفيذ والمتابعة

بعد اختيار البديل المثالي يتم تحديد المهام والمسؤوليات الخاصة بكل مسؤول وفرد داخل المنشاة والعمل على تنفيذ الخطة الموضوعة طبقًا للمواعيد التي أقرتها الإدارة من خلال المتابعة، يتم تقييم النتائج التي ترتبت على تنفيذ الخطوات مع اتخاذ بعض الإجراءات في حالة عدم حصول الشركة على مبتغاها من خلال الخطة الموضوعة ليتم تطويرها وتصحيح مسارها لتحقيق الهدف المنشود.

خصائص التخطيط الإداري الفعّال

فيما يلي نقدم خصائص التخطيط الإداري بالتفصيل فيما يلي:

1-الهدف الواضح

قبل القيام بوضع خطه إدارية لابد من تحديد الهدف المراد الوصول إليه لذلك لابد أن يكون قابل للقياس والتحقيق ومعلوم لدى العاملين بالمنظمة أو الشركة، ليتم توجيه كافة الجهد المبذول من قبل العاملين والموظفين لتحقيقه.

2-الفهم الصحيح

ينبغي على القائمين بالشركة إدراك أهمية التخطيط الإداري وأهميته بالنسبة لتحقيق أهدافها وكيفية التنفيذ ومدى الأثر الذي يتركه على أداء الشركة، وذلك من خلال نقل المعلومات الصحيحة بين الإدارات والتواصل بين الإدارات بمختلف أقسامها والموظفين لتوضيح الخطة الموضوعة والتأكد من فهم الموظفين لها ليتم تحقيق الهدف من خلالها.

3-الشمولية

يجب أن يكون التخطيط شامل جميع جوانب الشركة أو المنظمة بمعنى أن جميع الأقسام والمستويات الإدارية يشملها التخطيط، وذلك لتنسيق العمل بينهما والتفاعل بين الأقسام الإدارية والعاملين بها.

4-المرونة

وهي القدرة على التكيف مع أي تغيرات داخلية أو خارجية تطرأ على الشركة، لذلك يجب وضع خطط تقبل التطوير والتعديل في حال ظهور أي تغيرات جديدة، وذلك لضمان استمرار العمل بكفاءة وتحقيق الأهداف في نهاية الفترة الزمنية المحددة.

5-الاقتصادية

لابد أن يكون التخطيط غير مكلف ماديًا للشركة ليتم الاستفادة منه وذلك من خلال استخدام الموارد المتاحة وتحقيق أكبر فأئده للشركة بأقل تكلفة، لذلك يجب على القائمين على التخطيط الإداري تحليل التكاليف بطريقة جيدة ليتم استخدام الموارد بطريقه فعالة وخفض الهدر قدر الإمكان.

أنواع التخطيط الإداري

ينقسم التخطيط الإداري إلى أكثر من نوع تقوم الشركة باختيار النوع الذي يناسب أهدافها وأغراضها، وذلك من خلال:

التخطيط الاستراتيجي

يتضمن كافة عمليات الشركة وتقوم بالإدارة العليا، حيث أنه ذو تأثير ملحوظ على الشركات والمنشئات على المدى البعيد، وذلك لأنه يحدد أهدافها واجهتها التي تتناسب وتتوافق مع الرؤية والقيم التي تعمل من اجل تحقيقها، على سبيل المثال افتتاح فروع جديدة أو الإحجام عن إنتاج سلعة أو منتج معين أو التوسع في الأسواق.

تعرف أكثر عن التخطيط الاستراتيجي

التخطيط التكتيكي

التكتيكي تشارك الإدارة العليا الإدارة الوسطى هذا التخطيط لأنه يتضمن تفصيلات كثيره بالمقارنة مع التخطيط السابق ذكره وذلك لتحقيق الهدف الذي تعمل من أجله الشركة، الجدير بالذكر أن تأثيره يظهر بعد فترة مثل زيادة أرباح الشركة.

التخطيط التشغيلي   

وهو من اختصاص الوسطى وما يليها تأثيره متوسط المدى وذلك لأنه يركز على المهام اليومية ومستوى الأنشطة التي تقوم بها الشركة نظام التخسيس التكتيكي والاستراتيجي، مثل القيام بحملات تسويقية أو تحديد احتياجات الإدارة من المعدات والمواد والأيدي العاملة.

التخطيط للطوارئ

يتم انتهاج هذا التخطيط لوضع خطط يمكن للشركة أن تجابها أي حدث غير متوقع أو ظروف طارئة منها على سبيل المثال ارتفاع الطلب على منتجات معانيها، مما يستدعي زيادة عدد العاملين عن المعدل الطبيعي

التخطيط حسب الفترة الزمنية

ينقسم لعدة أنواع فرعية نوضحها فيما يلي بالتفصيل:

التخطيط طويل الأجل

يتم الاعتماد عليه عند وضع خطط زمنية أكبر من 5 سنوات لتحقيق أهداف معينة، منها على سبيل المثال تنمية الخطط الاستثمارية وتوسيع قاعدة العملاء وغيرها من الأهداف.

التخطيط متوسط الأجل 

وهو عباره عن تخطيط تضعها الإدارة لفترة زمنية متوسطة تتراوح ما بين سنه إلى خمس سنوات وذلك بهدف زيادة حصة الشركة أو المنشاة في السوق وتوسيع نطاقها الجغرافي أو تطوير عملياتها لتحديث البنية التحتية لذلك يحقق التوازن بين أهداف الشركة القصيرة والطويلة المدى، كما يساعد على نمو المؤسسة ودعم استدامتها والحفاظ على مكانتها وتنافسها مع الشركات الأخرى في الأسواق.

التخطيط قصير الأجل

ويتم وضع خطة مدتها الزمنية أقل من السنة حيث تكون أكثر تفصيلا ومحددة أكثر من التخطيط قصير الأجل تتضمن تنفيذ بعد التحسينات والتعديلات على العمليات الخاصة بزيادة الإنتاج، كما يتم وضع خطة زمنية لمتابعة أداء الموظفين والعمال بالإضافة إلى التخطيط للميزانية السنوية وتحليل مخصصات الشركة المالية للمشاريع والأقسام المختلفة.

التخطيط حسب الوظيفة

التخطيط الإداري حسب الوظيفة من اختصاص إدارة الجودة الشاملة ينقسم إلى عده أنواع، نوضحها فيما يلي:

تخطيط الإنتاج

هو وضع خطه تتضمن كافة التفاصيل المتعلقة بالإنتاج مثل توفير الموارد البشرية والمواد اللازمة للإنتاج ومراقبه جوده الإنتاج وتطويره.

تخطيط التسويق

مختص بكافة الأمور التسويقية مثل تقييم سعر المنتجات وتحديد أماكن التوزيع المثالية وكيفية الترويج والتسويق له.

تخطيط البيع

مختص بكافة الأساليب والطرق التي تتخذها الشركة لبيع منتجاتها حيث يمكن تطبيق استراتيجيه البيئة المباشر للعملاء أو القيام بالتجارة الإلكترونية أو الدخول في شراكات لتوزيع الخدمات والمنتجات

تخطيط القوى العاملة

وهو خاص بجميع الأمور المتعلقة بالقوى العاملة من خلال استقطاب الكفاءات البشرية وتحديد احتياجاتها والعمل على تدريبهم وتطويرهم.

تخطيط الشراء والتخزين

وضع خطط خاصة بالشراء والتخزين مثل تحديد حجم شراء الموارد والمنتجات وتخزينها وتوفير المناخ المناسب لتخزين المنتجات.

التخطيط المالي

يهدف إلى التركيز على التدفقات النقدية والمالية للشركة، حيث يتم تحديد كيفية حصولها على الأموال وكيفية إنفاقها، كما يتم الأخذ في الاعتبار الاستثمار كيفية الاستفادة منه لتحقيق أهداف الشركة. 

فوائد التخطيط في الإدارة    

التخطيط الإداري الجيد يعود على الشركات بالكثير من الفوائد، كما سنوضح فيما يلي:

1-التوازن بين الموارد واحتياجات الشركة

يساعد التخطيط الجيد على استغلال موارد الشركة بطريقة جيدة تلبي احتياجاتها وتحقق الأهداف المطلوبة.

2-المتابعة والرقابة الجيدة

الالتزام بالخطة الموضوعة يساعد على إحكام الرقابة على سير العمليات داخل الشركة والتأكد من أنها تتجه لتحقيق الهدف.

3-المنافسة

كذلك من أهم الفوائد التي تعود على الشركات والمؤسسات عند تنفيذ التخطيط الإداري الجيد، هو القدرة على التنافس مع الشركات المماثلة.

4-خفض المخاطرة

العمل وفق خطط عمل مدروسة يساعد على الاحتفاظ بالعملاء الحاليين واكتساب عملاء جدد لاحقًا.

5-اتخاذ القرارات السليمة

العمل الممنهج يساعد الإدارة المعنية على اتخاذ القرارات السليمة في الوقت المناسب لضمان نجاح التخطيط الإداري.